Zahlläufe

Auf einen Blick

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Übersicht Zahlläufe

Im Menü unter Zahlläufe stehen alle Läufe, Entwürfe oben. Spalten: Einzug, Stichtag (mit der Eingrenzung, falls gesetzt), Status, Positionen, Summe, Rücklastschriften und Exportiert. Entwurf prüfen oder Öffnen führt in den Lauf. Darunter folgt der Bereich Kontoauszüge.

Ein Zahllauf hat einen von drei Status:

Zahllauf vorbereiten

1. Klicke unter Zahlläufe oder Forderungen auf Zahllauf vorbereiten.
2. Wähle den Zahltag: Alle, "zum 1." oder "zum 15.". Mit einem Zahltag kommen nur Verträge mit diesem Einzugstag in den Lauf, und Stichtag und Einzugsdatum springen auf den nächsten passenden Termin.
3. Prüfe Stichtag (fällig bis) und Einzugsdatum. Abomat schlägt beides vor: Stichtag ist der nächste 1. oder 15., Einzug der nächste Bankarbeitstag ab dem Stichtag, frühestens morgen. Du kannst beide Daten ändern.
4. Grenze bei Bedarf ein: Vertragsvorlage (nur Mitglieder, deren Hauptvertrag auf dieser Vorlage beruht; Zusatzverträge und Gebühren gehen mit), Standort (nur wenn du mehrere Standorte hast; maßgeblich ist der Standort in der Mitgliederakte) und Zusatzfelder der Mitgliederakte, die als Filter für Zahlläufe freigegeben sind.
5. Klicke auf Entwurf erzeugen. Abomat öffnet den Entwurf.

Für die Daten gelten diese Regeln:

• Das Einzugsdatum muss ein Bankarbeitstag sein (Montag bis Freitag, nicht an Neujahr, Karfreitag, Ostermontag, 1. Mai, 25. und 26. Dezember) und mindestens einen Bankarbeitstag in der Zukunft liegen.
• Das Einzugsdatum darf nicht vor dem Stichtag liegen. Forderungen werden nie vor ihrer Fälligkeit eingezogen.
• Der Stichtag darf höchstens 60 Tage in der Zukunft liegen.
• Gläubiger-ID, Name auf der Lastschrift und IBAN des Unternehmens müssen unter Einstellungen > Zahlarten eingetragen sein, sonst nennt Abomat, was fehlt.

Eine Forderung, die nicht zur Eingrenzung passt, ist im Lauf einfach nicht dabei. Sie gehört zu einem anderen Lauf und wird nicht als Ausschluss aufgeführt.

Den Entwurf prüfen

Der Entwurf zeigt oben Status, Anzahl der Positionen, Summe und "davon Ersteinzug (FRST)".

Unter Positionen steht je Mitglied eine Abbuchung mit allen Forderungen darin: Mitglied mit Mitgliedsnummer, Anzahl der Forderungen, Mandatsreferenz, Sequenz (FRST für den ersten Einzug auf ein Mandat, RCUR für Folgeeinzüge), Betrag und Status. Darunter die einzelnen Forderungen mit Fälligkeit.

Aufgenommen werden alle offenen Forderungen bis zum Stichtag mit einem Betrag über 0 €. Was trotzdem nicht eingezogen werden kann, steht im aufklappbaren Kasten "... Forderungen nicht aufgenommen" mit dem Grund:

Hat sich seit dem Erzeugen etwas geändert (neue Forderung, Zahlung erfasst, Mandat widerrufen), meldet der Entwurf "Seit dem Erzeugen hat sich die Auswahl geändert". Dann Entwurf verwerfen und neu erzeugen; der Export bricht sonst ab.

Entwurf verwerfen löscht nur den Entwurf. An den Forderungen ändert sich nichts.

Exportieren und bei der Bank einreichen

1. Im Entwurf auf Exportieren klicken und den Betrag bestätigen.
2. Abomat erzeugt die SEPA-Datei und setzt alle Forderungen des Laufs auf "exportiert". Ab jetzt sind sie nicht mehr änderbar. Mandate, die zum ersten Mal eingezogen werden, merkt sich Abomat als eingezogen, der nächste Einzug läuft als Folgeeinzug.
3. Mit SEPA-Datei herunterladen holst du die Datei.
4. Lade die Datei in deinem Onlinebanking als SEPA-Sammellastschrift hoch.

Per EBICS einreichen: Ist unter Einstellungen > Bank (EBICS) eine Verbindung freigeschaltet, die auch Zahlläufe einreichen darf, steht im exportierten Lauf statt SEPA-Datei herunterladen der Knopf Per EBICS einreichen. Nach der Rückfrage "Den Zahllauf jetzt per EBICS bei der Bank einreichen? Danach gibt es die SEPA-Datei nicht mehr zum Herunterladen." geht die Datei direkt an die Bank. Im Lauf steht danach "Per EBICS eingereicht am …, Auftragsnummer der Bank …". Den Einzug bestätigst du wie gewohnt.

Damit kein Lauf doppelt abgebucht wird, gibt es für jeden Lauf nur einen Weg: Darf Abomat per EBICS einreichen, fehlt im Lauf der Knopf SEPA-Datei herunterladen. Wurde die SEPA-Datei eines Laufs schon heruntergeladen, etwa bevor EBICS auf Einreichen umgestellt war, bietet Abomat für diesen Lauf kein Per EBICS einreichen mehr an; reiche ihn dann mit der heruntergeladenen Datei im Onlinebanking ein.

In der Datei steht je Mitglied genau eine Abbuchung über die Summe seiner Forderungen. Als Verwendungszweck erscheinen die Titel der Forderungen mit Zeitraum und die Mitgliedsnummer, so sieht das Mitglied auf seinem Kontoauszug, wofür abgebucht wurde. Hat ein Mitglied seit dem letzten Einzug ein neues Konto bei gleichem Mandat, vermerkt Abomat das einmal in der nächsten Lastschrift, wie es das Verfahren verlangt.

CSV exportieren lädt die Positionen eines exportierten Laufs als Tabelle herunter, etwa für die Buchhaltung.

Einzug bestätigen

Sobald das Geld auf deinem Konto ist, klickst du im Lauf auf Lauf als eingezogen bestätigen. Alle noch exportierten Forderungen stehen dann auf "bezahlt", der Lauf auf "eingezogen". Bereits gebuchte Rücklastschriften bleiben unverändert. Einzelne Forderungen bestätigst du auch in der Vertragsakte; sind alle bestätigt, schließt sich der Lauf von selbst.

Liest du einen Kontoauszug mit einer Rücklastschrift ein, bevor du bestätigt hast, bestätigt Abomat den Einzug dieser Abbuchung zuerst und bucht dann die Rückgabe.

Nach der Bestätigung gibt es die SEPA-Datei nicht mehr zum Herunterladen. So kann niemand denselben Lauf versehentlich ein zweites Mal einreichen.

Rücklastschrift von Hand buchen

Geht eine Abbuchung zurück und liest du keinen Kontoauszug ein, buchst du sie im Zahllauf:

1. Lauf öffnen und beim Mitglied auf Rücklastschrift klicken. Vor der Einzugsbestätigung steht dort Rücklastschrift erst nach der Einzugsbestätigung.
2. Optional die Rücklastschriftgebühr in € eintragen: nur das Entgelt, das die Bank berechnet hat, höchstens 15,00 €, einmal je Abbuchung. Leer lassen, wenn keine Gebühr berechnet wird.
3. Als Rücklastschrift markieren.

Alle Forderungen der Abbuchung stehen dann auf "zurückgegangen", das Mitglied bekommt den Status "offene Posten", und mit Betrag entsteht eine Einzelforderung Rücklastschriftgebühr, fällig heute. Mit Zurücknehmen machst du das rückgängig. Mehr dazu unter Forderungen.

Mandate

Ohne erteiltes SEPA-Mandat wird nicht eingezogen. Mandate entstehen

• online, wenn das Mitglied seinen Vertrag über den Bestätigungslink bestätigt,
• vor Ort, wenn der Vertrag am Tablet unterschrieben wird,
• auf Papier, wenn du in der Mitgliederakte unter Zahlung und SEPA-Mandate auf Papier-Mandat erfassen klickst,
• aus dem Altsystem beim Datenimport.

Jedes Mandat bekommt eine Mandatsreferenz aus deinem Kürzel und einer laufenden Nummer, zum Beispiel KF-DO-00001 (ohne Kürzel beginnt sie mit KF). In der Akte steht je Mandat, wann und wie es erteilt wurde und ob der nächste Einzug ein Erst- (FRST) oder Folgeeinzug (RCUR) ist.

Widerrufen in der Akte beendet das Mandat. Danach wird für das Mitglied nichts mehr eingezogen; offene Forderungen bleiben bestehen und erscheinen im Zahllauf als ausgeschlossen. Mitnutzer eines Vertrags brauchen kein eigenes Mandat.

Kontoauszug einlesen

Unter Zahlläufe im Bereich Kontoauszüge lädst du den Auszug deiner Bank hoch:

1. Exportiere den Auszug in deinem Onlinebanking als CAMT.053, CAMT.054 oder MT940 (meist eine XML-, TXT- oder STA-Datei). Kommt er als ZIP-Datei, entpacke ihn zuerst.
2. Ziehe die Datei in das Feld oder klicke auf Datei auswählen. Eine Datei auf einmal.
3. Abomat liest die Datei sofort und zeigt eine Zusammenfassung: wie viele Rücklastschriften gebucht und wie viele Überweisungen als Zahlung erfasst wurden und was zur Klärung übrig ist.

Was Abomat mit den Buchungen macht:

• Doppelte Buchungen aus einem früheren Import desselben Kontos werden übersprungen. Überschneiden sich die Zeiträume, weist die Zusammenfassung darauf hin.
• Eingänge aus deinen eigenen Lastschriften erkennt Abomat und vermerkt, zu welcher Abbuchung sie gehören. Den Einzug bestätigst du weiter im Zahllauf.
• Rücklastschriften sucht Abomat der Reihe nach über die Kennung der Abbuchung, über Mandatsreferenz und Betrag oder über IBAN und Betrag. Bei Mandat oder IBAN zählen nur Abbuchungen, die vor der Rückbuchung und höchstens acht Wochen zurück eingezogen wurden. Ist die Abbuchung eindeutig, bucht Abomat die Rücklastschrift dort, mit dem Rückgabegrund der Bank.
• Überweisungen mit Rechnungsnummer: Mit dem Plugin Rechnung sucht Abomat zuerst eine Rechnungsnummer im Verwendungszweck, auch als RE 2026 7 geschrieben. Ist der Betrag genau die Summe der offenen Posten dieser Rechnung, bucht Abomat die Zahlung auf die Rechnung.
• Überweisungen von Mitgliedern ordnet Abomat zu, wenn das Mitglied eindeutig erkennbar ist (Mitgliedsnummer im Verwendungszweck, etwa Mitgliedsnr. 1011, sonst IBAN des Auftraggebers, sonst genau gleicher Name) und der Betrag genau passt: entweder die ältesten offenen Posten der Reihe nach oder ein einzelner Posten mit genau diesem Betrag. Berücksichtigt werden Posten, die bis 14 Tage nach dem Buchungstag fällig sind. Die Posten stehen danach auf "bezahlt", Zahlart Überweisung.
• Alle anderen Buchungen, etwa Gebühren der Bank, werden nur gespeichert.

Mit EBICS holt Abomat die Auszüge jeden Morgen selbst ab und liest sie genauso ein, auch ZIP-Dateien, deren Inhalt Abomat selbst entpackt. Eine Datei, die schon eingelesen ist, überspringt Abomat dabei. Ist die EBICS-Verbindung freigeschaltet, gibt es kein Feld zum Hochladen mehr; dort steht "Kontoauszüge holt Abomat jeden Morgen per EBICS von der Bank und liest sie hier ein. Hochladen von Hand ist deshalb aus." Siehe Bank (EBICS).

Unter Bisherige Importe siehst du je Datei (abgeholte mit dem Zusatz "automatisch abgeholt") Format, Konto, Zeitraum, Anzahl der Buchungen, Rücklastschriften und übersprungene Einträge sowie den Status (Verarbeitet oder Fehler mit Meldung). Mit Details klappst du die gebuchten Rücklastschriften und Zahlungen eines Imports auf.

Klärung

Was Abomat nicht eindeutig zuordnen kann, steht unter dem Upload in drei Listen:

Rücklastschrift, nicht zugeordnet: Rückbuchungen ohne eindeutige Abbuchung. Mit Zuordnen suchst du das Mitglied (Name, Mitgliedsnummer oder IBAN; vorbelegt ist der Name laut Bank) und wählst die Abbuchung, die zurückgegangen ist. Abomat markiert, welche Betrag passt und welche "schon als Rücklastschrift gebucht" ist.

Rücklastschriftgebühr, Freigabe offen: Das Entgelt der Bank darf nur weiterberechnet werden, wenn das Mitglied die Rückgabe zu vertreten hat. Hier stehen Rücklastschriften, bei denen das nicht eindeutig ist (zum Beispiel Widerspruch, Mandats- oder Bankgründe) oder bei denen der Auszug kein Entgelt ausweist. Die Rücklastschrift selbst ist schon gebucht. Die Spalte Warum Rückfrage erklärt den Grund. Du trägst den Betrag ein (vorbelegt aus dem Auszug oder dem Rückfallbetrag, höchstens 15,00 €) und klickst Berechnen, oder du klickst Nicht berechnen; der Verzicht steht dann in der Akte.

Gutschrift, nicht zugeordnet: Überweisungen, bei denen Abomat kein Mitglied oder keinen passenden Betrag gefunden hat. Mit Zuordnen suchst du das Mitglied und hakst die offenen Posten an, die die Überweisung bezahlt; die ältesten sind vorgeschlagen. Die gewählten Posten dürfen nicht mehr kosten als die Gutschrift. Bleibt etwas übrig, wird es dem Mitglied als Guthaben gutgeschrieben. Zahlung buchen schließt ab. Gehört eine Gutschrift zu keinem Mitglied, nimm sie mit Keine Mitgliedszahlung aus der Liste; mit "ausgeblendete zeigen" und Wieder aufnehmen holst du sie zurück.

Hat Abomat erkannt, wer überwiesen hat, aber der Betrag passt nicht, steht unter dem Verwendungszweck ein Vorschlag mit dem Grund, zum Beispiel Vorschlag: Anna Muster (Rechnung RE-2026-00007) oder "(Mitgliedsnummer im Verwendungszweck)", "(IBAN des Auftraggebers)", "(Name des Auftraggebers)". Vorschlag übernehmen öffnet den Dialog wie Zuordnen, mit dem Mitglied schon gewählt. Bei einer Rechnung sind deren offene Posten angehakt, wenn die Gutschrift sie deckt. Prüfe die Auswahl und schließe mit Zahlung buchen ab.

Eine falsch zugeordnete Überweisung löst du in der Vertragsakte im Verlauf der Forderung mit Zuordnung entfernen. Die Posten sind dann wieder offen, ein daraus entstandenes Guthaben fällt weg, und die Buchung steht wieder in der Klärung. Ist das Guthaben inzwischen verbraucht, geht das erst, wenn die damit bezahlten Posten zurückgenommen sind.

Wann die Rücklastschriftgebühr automatisch gebucht wird

Beim Einlesen eines Auszugs entscheidet Abomat nach zwei Fragen:

1. Ist unter Einstellungen > Zahlarten "Entgelt der Bank an das Mitglied weiterberechnen" eingeschaltet? Wenn nicht, entsteht nie eine Gebühr und es gibt nichts freizugeben.
2. Liegt der Rückgabegrund beim Mitglied (Deckung unzureichend, Konto aufgelöst, Konto gesperrt, Lastschrift für dieses Konto nicht zugelassen) und ist ein Betrag bekannt (aus der Buchung oder als Rückfallbetrag)? Dann bucht Abomat die Gebühr sofort. Sonst landet sie unter Freigabe offen.

Einstellungen und Optionen

Gläubigerdaten, Mandatskürzel und die automatische Weiterberechnung des Bankentgelts stehen unter Einstellungen > Zahlarten.

Zusammenhänge

• Forderungen: Ein Zahllauf nimmt offene Forderungen auf und setzt sie auf "exportiert", "bezahlt" oder "zurückgegangen".
• Mitglieder: Zahlungsart, IBAN, Kontoinhaber und Mandate stehen in der Akte.
• Einstellungen > Zahlarten: Gläubiger-ID, Name auf der Lastschrift, IBAN, Mandatskürzel, Rücklastschriftgebühr.
• Verträge: Der Einzugstag (1. oder 15.) eines Vertrags bestimmt, in welchen Lauf seine Forderungen gehören.
• Reports: Der Report Lastschrift zeigt Läufe, Ersteinzüge, Rücklastschriftquote und Rückgabegründe.
• Automatisierungen: Rücklastschriften lösen Automatisierungen und die Mahnkette aus.

Häufige Fragen

Gut zu wissen