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Einrichtung
Die Einrichtung führt dich als Inhaber Schritt für Schritt von deinem ersten Zugang bis zum echten Betrieb mit Mitgliedern und Lastschriften. Sie zeigt dir jederzeit, was schon erledigt ist und was noch fehlt, und bringt dich mit einem Klick in die passende Einstellung. Vieles erkennt Abomat selbst; was nicht, hakst du von Hand ab oder lässt es bewusst aus. Dieses Kapitel erklärt auch, wie du eine Einladung von Abomat annimmst.
- Wo in Abomat
- oben rechts "Einrichtung" (Balken oder Link)
- Wer darf das
- Inhaber
Auf einen Blick
- Ein neues Unternehmen entsteht über einen Einladungslink von Abomat oder aus der Testphase.
- Bei der Einladung wählst du deinen Tarif, legst Namen und Passwort fest und bestellst.
- Abomat legt dein Unternehmen mit erstem Standort, Öffnungszeiten und den Vorlagen deiner Branche an.
- Oben rechts zeigt ein Balken Einrichtung den Fortschritt, zum Beispiel 3 von 10.
- Die Einrichtung hat fünf Phasen: Geführte Einrichtung, Datenimport, Testabbuchung, Live gehen, Weiterarbeiten.
- Die Geführte Einrichtung ist eine Checkliste mit sieben oder acht Punkten.
- Jetzt einrichten öffnet die richtige Seite, eine Hinweisleiste sagt, was dort zu tun ist.
- Erledigt, weiter führt zum nächsten offenen Punkt.
- Nach Einrichtung abschließen wird aus dem Balken ein schlichter Link; alles Eingerichtete bleibt.
Funktionen
Einladung annehmen
Abomat schickt dir eine Mail mit dem Knopf Einladung annehmen. Der Link gilt sieben Tage; das genaue Datum steht in der Mail.
Die Seite Abomat online abschließen ist aufgebaut wie der digitale Abschluss, den du später deinen eigenen Mitgliedern anbietest:
- Links steht dein Tarif: Preis netto im Monat, Umsatzsteuer, Mindestlaufzeit, Kündigungsfrist, Vertragsbeginn und, falls es einen Folgetarif gibt, wann und zu welchem Preis er beginnt. Darunter die erste Rechnung mit allen Posten.
- Rechts füllst du aus:
- Tarif wählen: vorgeschlagen ist der Tarif aus deiner Einladung. Du kannst einen anderen nehmen, links ändern sich Preis und Rechnung sofort.
- Deine Angaben: Dein Name und Name des Unternehmens, Vereins oder Studios. Den Namen kannst du später ändern.
- Dein Zugang: Du meldest dich mit der E-Mail-Adresse aus der Einladung an. Passwort mit mindestens 10 Zeichen, zweimal eingeben.
- Zahlung: Du zahlst per Rechnung und Überweisung, das Zahlungsziel sind 14 Tage.
- Den Haken für die Bestellung setzen. Dort stehen auch die Links zu den AGB und zum Vertrag zur Auftragsverarbeitung, sofern Abomat sie hinterlegt hat.
- Verbindlich bestellen und Zugang anlegen klicken.
Danach bist du sofort angemeldet und landest in der Einrichtung.
Was Abomat dabei anlegt:
- dein Unternehmen mit dem eingegebenen Namen und deiner E-Mail-Adresse,
- dich als Inhaber, im Arbeitsplan mit der Rolle Inhaber,
- einen ersten Standort mit dem Namen deines Unternehmens, dir als Stammhaus zugewiesen, mit Öffnungszeiten täglich von 08:00 bis 22:00 Uhr,
- die Vertragsvorlagen und Leistungen deiner Branche als Entwurf: Sie sind noch nicht aktiv und nicht online abschließbar. Du prüfst sie und schaltest sie selbst scharf.
- deinen Vertrag bei Abomat, sobald Abomat abrechnet (siehe Abomat-Tarif und Testphase).
Hinweise auf der Seite:
- "Abomat wird derzeit noch nicht berechnet." Du wählst deinen Tarif schon jetzt, Kosten entstehen erst, wenn die Abrechnung startet; Abomat meldet sich vorher. Der Knopf heißt dann Zugang anlegen.
- Testinstanz: Auf einer Testumgebung entsteht kein Vertrag und keine Rechnung.
Wenn es nicht klappt:
- Dieser Link ist nicht mehr gültig: Der Link ist abgelaufen, schon benutzt oder zurückgezogen. Bitte Abomat um eine neue Einladung.
- "Für diese E-Mail gibt es schon einen Zugang. Bitte melde dich an.": Mit dieser Adresse gibt es bereits einen Benutzer.
Der Balken oben rechts
Solange die Einrichtung läuft, steht oben rechts auf jeder Seite der Balken Einrichtung mit Fortschritt, zum Beispiel 3 von 10. Ein Klick öffnet die Einrichtung.
Gezählt werden die Punkte der Checkliste plus Datenimport, Testabbuchung und Live gehen. Als erledigt zählt auch, was du bewusst ausgelassen hast.
Den Balken sehen nur Inhaber eines Unternehmens, das über eine Einladung entstanden ist oder aus der Testphase gebucht wurde, und nur bis zum Abschluss der Einrichtung. Während der Testphase selbst ist der Testzugang schon fertig eingerichtet; dort steht oben rechts nur der Link Einrichtung, der Balken erscheint nach der Buchung. Nach dem Abschluss, und für alle anderen Inhaber, steht dort ebenfalls nur der Link Einrichtung. Die Seite selbst bleibt für jeden Inhaber jederzeit erreichbar. Mitarbeitende sehen weder Balken noch Link.
Die Seite Einrichtung
Oben stehen die fünf Phasen als Karten, in zwei Gruppen:
| Gruppe | Phase | Inhalt |
|---|---|---|
| Einrichtung (in der Testphase Probezeitraum) | 1. Geführte Einrichtung | Die Software führt dich durch alle Einstellungen. |
| 2. Datenimport | Excel-Datei oder komplette Datenbank deiner bisherigen Software. | |
| 3. Testabbuchung | Den Zahlungsweg prüfen, bevor es losgeht. | |
| Live (mit dem Namen deines Tarifs) | 4. Live gehen | Du bist mit deinem Tarif live, oder in der Testphase: Wechsel in deinen Abomat-Tarif. |
| 5. Weiterarbeiten | Alles Eingerichtete bleibt erhalten. |
Erledigte Phasen tragen einen Haken. Ein Klick auf eine Karte zeigt darunter ihre Einzelheiten; ohne Auswahl zeigt die Seite die erste offene Phase.
Phase 1: Geführte Einrichtung
Die Checkliste mit Fortschritt (5 von 8 erledigt). Jeder Punkt hat einen Stand: offen, "erledigt" oder "ausgelassen". Der nächste offene Punkt ist hervorgehoben.
| Punkt | Führt zu | Was dort zu tun ist | Erledigt von selbst, wenn |
|---|---|---|---|
| Standort und Firmendaten | Einstellungen > Unternehmen und Gläubiger | Firmenname, Anschrift und E-Mail eintragen und speichern. Sie stehen im Vertrag und auf deiner Angebotsseite. | Firmenname, Straße, PLZ, Ort und E-Mail eingetragen sind (die Musteranschrift der Testphase zählt nicht). |
| Bankverbindung und Gläubiger-ID | Einstellungen > Unternehmen und Gläubiger | Gläubiger-ID und IBAN deines Geschäftskontos eintragen. Die Gläubiger-ID bekommst du kostenlos bei der Bundesbank. | eine gültige Gläubiger-ID und eine gültige IBAN eingetragen sind, die nicht die Beispielwerte der Testphase sind. |
| Tarife und Vertragsvorlagen | Verträge > Vertragsvorlagen | Beitrag, Laufzeit und Kündigungsfrist prüfen und die Vorlagen aktiv schalten, die du anbietest. | es eine aktive Hauptvorlage gibt und jemand aus deinem Team eine Vorlage geändert oder aktiv geschaltet hat. Die Vorlagen der Branche allein zählen nicht. |
| Angebotsseite mit Logo und Farbe | Verträge > Angebotsseite | Logo hochladen und Farbe wählen. | ein Logo hochgeladen oder eine eigene Farbe für die öffentlichen Seiten gewählt ist. |
| Schriftart deines Unternehmens | Verträge > Angebotsseite | Unter Schriften der öffentlichen Seiten die Schrift für Überschrift und Text wählen. Sie gilt auf Angebotsseite, Abschluss und Mitgliederbereich. | für Überschrift oder Text eine andere Schrift als Sora gewählt ist. Passt Sora, hak den Punkt ab. |
| E-Mail-Vorlagen | Mails | Die Mails lesen, die Abomat in deinem Namen verschickt, und Anrede und Texte anpassen. | jemand aus deinem Team eine Mailvorlage gespeichert oder angelegt hat. |
| Mitarbeiter und Rechte | Einstellungen > Benutzer und Mitarbeiter | Team anlegen und bestimmen, wer was sehen und ändern darf. | es mindestens einen zweiten Benutzer gibt. Arbeitest du allein, hak den Punkt ab. |
| Dein Abomat-Tarif (nur wenn Abomat dein Unternehmen abrechnet) | Einstellungen > Abomat-Tarif | Tarif ansehen und das Mandat für den Einzug erteilen, oder abhaken, wenn du per Überweisung zahlst. | das SEPA-Lastschriftmandat für Abomat erteilt ist. |
Knöpfe je Punkt:
- Jetzt einrichten (beim nächsten offenen Punkt) oder Einrichten: öffnet die passende Seite und startet die Hinweisleiste.
- "…" mit Als erledigt abhaken oder Brauche ich nicht.
- Bei erledigten Punkten Ansehen und, wenn du ihn von Hand abgehakt hast, Zurücksetzen.
Die Hinweisleiste
Nach Jetzt einrichten steht über jeder Seite eine Leiste, zum Beispiel Einrichtung · Bankverbindung und Gläubiger-ID, mit dem Hinweis, was zu tun ist. Ist der Punkt schon erledigt, steht "erledigt" dabei.
- Hier einrichten: erscheint, wenn du gerade woanders bist, und bringt dich zurück zur passenden Seite.
- Erledigt, weiter: hakt den Punkt ab (falls Abomat ihn nicht schon erkannt hat) und öffnet den nächsten offenen Punkt. Ist nichts mehr offen, geht es zurück zur Einrichtung.
- Zur Einrichtung: zurück zur Übersicht der Einrichtung, die Leiste geht aus.
- Das Kreuz schließt die Leiste, ohne etwas abzuhaken.
Phase 2: Datenimport
Übernimm deine Mitglieder und Verträge: als Excel-Datei selbst oder als komplette Datenbank deiner bisherigen Software, die Abomat für dich übernimmt (siehe Datenimport).
- Erledigt von selbst, sobald ein Import abgeschlossen ist oder du eine Übernahme bei Abomat angefragt hast.
- Zum Datenimport öffnet die Seite, Erledigt hakt ab, Brauche ich nicht lässt den Schritt aus, etwa wenn du ohne Bestand startest.
Phase 3: Testabbuchung
Bevor die erste echte Lastschrift hinausgeht, prüfst du den ganzen Weg einmal mit dir selbst als Mitglied:
- Unter Bankverbindung und Gläubiger-ID deine echten Daten eintragen.
- Dich selbst als Mitglied anlegen, mit deiner eigenen IBAN, und einen Vertrag abschließen.
- Einen Zahllauf erstellen und die SEPA-Datei herunterladen.
- Die Datei im Online-Banking deines Geschäftskontos einreichen und prüfen, ob die Lastschrift ankommt.
Diese Phase erkennt Abomat nicht selbst. Erledigt hakt sie ab, Auslassen lässt sie aus, Zu den Zahlläufen öffnet die Zahlläufe.
Phase 4: Live gehen
- Bist du über eine Einladung gekommen, ist diese Phase von Anfang an erledigt: Erledigt: Tarif ….
- In der Testphase steht hier Tarif wählen. Mit der Buchung wechselst du in deinen Tarif; alles Eingerichtete bleibt, die Beispiel-Bankdaten fallen weg (siehe Abomat-Tarif und Testphase).
Phase 5: Weiterarbeiten
Sind alle Phasen erledigt oder bewusst ausgelassen, klickst du Einrichtung abschließen. Solange noch etwas offen ist, steht dort Noch offen: … und der Knopf ist gesperrt.
Nach dem Abschluss:
- Du landest auf der Übersicht mit der Meldung "Die Einrichtung ist abgeschlossen."
- Oben rechts steht statt des Balkens nur noch der Link Einrichtung.
- Alle Einstellungen bleiben, wie sie sind. Die Seite zeigt Abgeschlossen am …, und du kannst jeden Punkt weiter ansehen.
Einstellungen und Optionen
| Option | Wirkung | Standard |
|---|---|---|
| Als erledigt abhaken | Der Punkt zählt als erledigt, auch wenn Abomat ihn nicht erkennt. | aus |
| Brauche ich nicht / Auslassen | Der Punkt zählt als "ausgelassen" und hält den Abschluss nicht mehr auf. | aus |
| Zurücksetzen | Nimmt einen Haken oder ein Auslassen zurück, das du von Hand gesetzt hast. Erkennt Abomat den Punkt aus den Daten, bleibt er trotzdem erledigt. | |
| Einrichtung abschließen | Blendet den Balken aus, der Link bleibt. Lässt sich nicht rückgängig machen. | |
| Tarif auf der Einladungsseite | Bestimmt Preis, Laufzeit und Folgetarif deines Vertrags mit Abomat. | Tarif aus der Einladung |
Zusammenhänge
- Die Punkte der Checkliste führen in Unternehmen und Gläubiger, Vertragsvorlagen, Digitaler Abschluss, Mails, Benutzer und Mitarbeiter und Abomat-Tarif und Testphase.
- Der Datenimport ist in Datenimport beschrieben, die Testabbuchung nutzt Zahlläufe.
- Wie Inhaber und Mitarbeitende sich anmelden und welche Rechte es gibt, steht in Grundlagen.
Häufige Fragen
Gut zu wissen
- Die Vorlagen deiner Branche kommen bewusst inaktiv und nicht online abschließbar. So steht nie ein Preis online, den du nicht gesehen hast.
- Erledigt, weiter hakt den aktuellen Punkt auch dann ab, wenn du dort nichts geändert hast. Willst du ihn später doch bearbeiten, nimm den Haken mit Zurücksetzen zurück.
- Die Testabbuchung ist eine Anleitung, keine eigene Funktion: Du führst einen echten, kleinen Zahllauf mit dir selbst als Mitglied durch. Im Tarif Startup erzeugt Abomat keine SEPA-Datei; dort lässt du die Phase aus oder stufst vorher hoch.
- Unter Einstellungen > Unternehmen und Gläubiger, Abschnitt Beispieldaten, kann der Inhaber zehn Beispiel-Mitglieder mit Verträgen, Mandaten und Forderungen, drei Beispiel-Mitarbeiter und einen gefüllten Kalender zum Ausprobieren laden. Sie sind als Beispiel gekennzeichnet, kommen in keinen Zahllauf, bekommen keine Mails und lassen sich jederzeit wieder entfernen.