Datenschutz

Auf einen Blick

Funktionen

Wie die Löschung arbeitet

Jede Datenkategorie hat drei Angaben:

• Frist beginnt: woran die Frist zu laufen beginnt, zum Beispiel Jahresende der letzten Buchung oder Vertragsende ohne offene Posten. Die steuerlichen Fristen beginnen nicht am Tag des Vorgangs, sondern mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem er lag.
• Monate: wie lange die Daten danach bleiben.
• Danach: "löschen" (die Daten verschwinden vollständig) oder "anonymisieren" (der Eintrag bleibt als Beleg, der Bezug zur Person geht).

Für ein Mitglied gilt immer die längste Frist aller Kategorien, die an seiner Akte hängen. Eine offene Forderung hält also auch Name und Anschrift.

Beim Anonymisieren wird aus dem Namen ein Platzhalter wie Anonymisiertes Mitglied NOR-10100. Geburtsdatum, Anschrift, Bankdaten und alle Freitexte werden geleert. Beträge, Daten und Konditionen bleiben, damit Buchhaltung und Kennzahlen stimmen.

Was jede Löschung aufhält

Unabhängig von jeder Frist passiert an einer Akte nichts, solange einer dieser Gründe vorliegt:

• Es läuft noch ein Vertrag.
• Es gibt offene Posten.
• Eine Rücklastschrift ist noch nicht geklärt.
• Die Akte ist als Rechtsstreit markiert.

In der Akte steht dann unter Datenschutz: Es läuft keine Löschung, weil: mit den Gründen. Das ist der Normalfall bei aktiven Mitgliedern und kein Problem.

Lebenslauf einer Akte

In der Akte eines Mitglieds steht unter Datenschutz ihr Zustand:

Darunter zeigt die Akte, wann die Kontaktdaten gelöscht und wann die Akte anonymisiert wurde oder geplant ist. Über Fristen im Einzelnen siehst du je Kategorie, wann sie für dieses Mitglied fällig ist.

Fristen anpassen

1. Öffne Einstellungen > Datenschutz.
2. Ändere in der Tabelle Fristen die Zahl unter Monate.
3. Klicke auf Fristen speichern.

Unter jedem Feld steht die Mindestfrist ("mind. ..."). Darunter lässt sich keine Frist setzen; Abomat nennt dann die gesetzliche Grundlage. Höchstens sind 600 Monate (50 Jahre) möglich. Der nächste Lauf rechnet mit den neuen Fristen. Jede Änderung steht im Zugriffsprotokoll.

Vorschau Beim nächsten Lauf

Rechts zeigt Abomat, was der nächste Lauf tun würde, gerechnet wie in der Nacht, ohne etwas zu verändern:

• Akten geprüft
• "auf beendet gesetzt"
• Kontaktdaten gelöscht
• "anonymisiert"
• "gehalten": offene Posten, ungeklärte Rücklastschrift, laufender Vertrag oder markierter Rechtsstreit
• Dateien gelöscht
• Mitarbeiterdaten gelöscht

So siehst du vor einer Friständerung, wie viele Akten betroffen wären.

Löschprotokoll und Bisher gelöscht

Das Löschprotokoll zeigt, was wann mit welcher Kategorie geschah: Zeitpunkt, Kategorie, Aktion, Zahl der Datensätze, Auslöser und Hinweis. Es enthält bewusst keine Namen und keine Inhalte, denn ein Protokoll über gelöschte Daten, das die Daten enthält, hätte nichts gelöscht. Über das Auswahlfeld filterst du nach Kategorie. Der Kasten Bisher gelöscht summiert je Kategorie, wie viele Datensätze schon gelöscht wurden.

Zugriffsprotokoll

Mit Anzeigen klappst du das Zugriffsprotokoll auf. Es hält fest, wer eine Datenauskunft erstellt oder heruntergeladen, eine Löschanfrage ausgeführt, einen Rechtsstreit markiert oder Fristen geändert hat. So kannst du bei einer Nachfrage belegen, wie mit den Daten umgegangen wurde.

Datenauskunft für ein Mitglied

Fragt ein Mitglied, welche Daten ihr über es habt (Art. 15 und 20 DSGVO):

1. Öffne die Akte des Mitglieds.
2. Klicke im Abschnitt Datenschutz auf Datenauskunft erstellen.
3. Abomat baut die Auskunft im Hintergrund. Sobald sie fertig ist, erscheint Herunterladen mit der Dateigröße.

Die ZIP-Datei enthält:

• eine Datei LIESMICH mit Erklärung, verantwortlichem Unternehmen und den Fristen des Mitglieds,
• alle Angaben strukturiert und maschinenlesbar,
• Tabellen zu Verträgen, Forderungen, Zahlungen, SEPA-Mandaten, Einwilligungen und versendeten Mails,
• die Vertrags-PDFs, soweit vorhanden.

Der Download gilt 24 Stunden, danach wird die Datei gelöscht. Erst dann lässt sich eine neue Auskunft erstellen. Die Auskunft schickt Abomat nicht selbst an das Mitglied; du gibst sie ihm auf dem Weg, den ihr vereinbart. Dafür braucht ein Mitarbeiter das Recht Datenauskunft erstellen.

Löschanfrage bearbeiten

Möchte ein Mitglied, dass seine Daten gelöscht werden (Art. 17 DSGVO):

1. Öffne die Akte und klicke unter Datenschutz auf Löschanfrage bearbeiten.
2. Abomat zeigt zwei Spalten: Wird jetzt gelöscht und Bleibt gesperrt, jeweils mit Grund und, wo es eine gibt, der Frist ("bis ...").
3. Darunter steht ein Muster für die Antwort an das Mitglied. Es ist unverbindlich; was verschickt wird, verantwortet dein Unternehmen.
4. Hake "Ich habe den Text geprüft und verantworte, was an das Mitglied geht." an.
5. Klicke auf Löschen und sperren und bestätige.

Danach ist gelöscht, was gelöscht werden darf. Der Rest bleibt gesperrt (Zustand "eingeschränkt") und wird nur noch für Steuer, Buchhaltung und die Klärung von Ansprüchen verwendet. Das lässt sich nicht zurücknehmen.

Läuft noch ein Vertrag, zeigt Abomat einen Hinweis: Solange er läuft, werden die Daten gebraucht. Das Mitglied kann den Vertrag über die Online-Kündigung beenden. Dafür braucht ein Mitarbeiter das Recht Löschanfragen bearbeiten.

Rechtsstreit markieren

Steht ein Anspruch im Raum, etwa eine offene Klage, nimmst du die Akte mit Rechtsstreit markieren von jeder Löschung und Anonymisierung aus. Du gibst an, worum es geht. Die Akte zeigt dann "Rechtsstreit markiert seit ..." mit dem Grund. Mit Markierung abnehmen laufen die Fristen weiter, und der nächste Lauf holt nach, was fällig ist. Dafür braucht ein Mitarbeiter das Recht Rechtsstreit markieren.

Einwilligungen und Widerspruch gegen Werbung

In der Akte steht unter Datenschutz, ob das Mitglied der Werbung widersprochen hat. Mit "festhalten" trägst du einen Widerspruch mit Datum ein ("Widerspruch gegen Werbung seit ..."), mit "zurücknehmen" nimmst du ihn wieder heraus. Ab dem Widerspruch gilt das Mitglied als nicht mehr für Werbung erreichbar.

Der Nachweis zu Einwilligungen und Widerruf bleibt nach dem Widerruf (sonst nach Vertragsende) noch 36 Monate, siehe Kategorie Einwilligungen.

Daten mitnehmen

Verlässt dein Unternehmen Abomat oder brauchst du einen Gesamtbestand, klicke im Kasten Daten mitnehmen auf Export erstellen. Abomat baut eine ZIP-Datei mit allen Mitgliedern, Verträgen, Forderungen, Mandaten, Zahlungen und Zahlläufen als Tabellen, dazu die Vertrags-PDFs und SEPA-Dateien. Der Download gilt 24 Stunden. Die Datei enthält personenbezogene Daten vieler Menschen: bewahre sie verschlüsselt auf und lösche sie nach der Übernahme.

Die Löschung eines ganzen Unternehmens nimmt der Betreiber von Abomat vor, 30 Tage nach Vertragsende. Sie lässt sich nicht zurückholen.

Einstellungen und Optionen

Die Fristen unten sind die Vorgaben von Abomat. Sie sind rechtlich zu prüfen und ersetzen keine anwaltliche oder steuerliche Beratung.

Alle Angaben in Monaten. Die Spalte Danach in der Oberfläche nennt zusätzlich die gesetzliche Fundstelle als Merkzettel für die Prüfung.

Zusammenhänge

• Mitglieder: In der Akte stehen Datenschutz-Zustand, Datenauskunft, Löschanfrage, Rechtsstreit und Werbewiderspruch.
• Mitgliederstatus: Ein eingeschränktes oder anonymisiertes Mitglied verschwindet aus Listen und Suche.
• Benutzer und Mitarbeiter: Die Zusatzrechte Gesperrte Akten einsehen, Datenauskunft erstellen, Löschanfragen bearbeiten, Datenschutz-Einstellungen ändern und Rechtsstreit markieren vergibst du dort.
• Mails: Inhalte versandter Mails fallen nach der Frist Versandte Mails weg, Mahnungen und Vertragspost bleiben länger.
• Zahlläufe und Forderungen: offene Posten und ungeklärte Rücklastschriften halten jede Löschung auf.
• Kalender: Daten der Mitarbeiter wie Arbeitszeiten und alte Dienstpläne folgen der Frist Daten der Mitarbeiter.

Häufige Fragen

Gut zu wissen