Mitglieder

Auf einen Blick

Funktionen

Mitgliederliste

Du erreichst sie über das Menü Mitglieder. Oben steht, wie viele Mitglieder zur aktuellen Auswahl passen.

Ansicht. Mit den Knöpfen Liste und Kacheln wechselst du die Darstellung. Die Kachelansicht ist der Standard. Jede Kachel zeigt Foto (oder Initialen), Name, Mitgliedsnummer, Statuspille, den laufenden Hauptvertrag, die Summe der Beiträge und wann der Vertrag endet oder bis wann die Mindestlaufzeit läuft. Die Liste zeigt dieselben Angaben als Tabelle mit den Spalten Nr., Name, Status, Aktive Verträge und Beitrag. Zusatzverträge stehen dort mit einem + hinter dem Hauptvertrag.

Suche. Das Suchfeld findet Mitglieder nach Vorname, Nachname, vollem Namen, E-Mail-Adresse, Mitgliedsnummer und Karten-UID. Bei der Karten-UID zählen Doppelpunkte und Striche nicht, du kannst die Nummer also so eintippen, wie dein Lesegerät sie ausgibt.

Filter. Alle Filter lassen sich kombinieren. Jede Änderung springt zurück auf Seite eins.

• Status: berechnete Status (zum Beispiel "ok", "offene Posten", Ruhezeit) und angeheftete Status (zum Beispiel Mahnstufe 1 oder eigene Status). Mehrere gleichzeitig möglich. Was die Status bedeuten, steht im Kapitel Status bearbeiten.
• Vertrag: Mitglieder mit einem heute laufenden Vertrag aus den gewählten Hauptvorlagen. Ein gekündigter Vertrag zählt bis zu seinem Enddatum mit.
• Abschluss: wie der Hauptvertrag zustande kam: Online abgeschlossen, Vor Ort unterschrieben oder Papiervertrag.
• Beitrag ab und bis: Summe der heute laufenden Verträge in Euro, die Grenzen zählen mit.
• Standort: erscheint nur, wenn du mehr als einen Standort siehst.
• Zusatzfelder: jedes eigene Feld vom Typ Ja/Nein oder Auswahl, das als "filterbar in der Mitgliederliste" eingerichtet ist, erscheint als eigenes Auswahlfeld.
• Ausgeblendete Mitglieder sichtbar machen: erscheint, sobald es ausgeblendete Mitglieder gibt. Dahinter steht ihre Anzahl.
• Guthaben anzeigen: blendet das Guthaben je Mitglied ein (in der Liste als eigene Spalte, in den Kacheln als Zeile, wenn es über 0 € liegt).

Kommst du aus einem Importbericht, steht zusätzlich ein Filter "Aus dem Import vom ..." da, der nur die importierten Mitglieder zeigt. Mit dem kleinen x nimmst du ihn heraus. Filter zurücksetzen leert Suche und alle Filter. Auf dem Handy liegen die Filter hinter dem Knopf Filter, damit die Mitglieder sofort zu sehen sind.

Sortierung. In der Liste klickst du auf die Spaltenüberschriften "Nr.", Name oder Beitrag; ein zweiter Klick dreht die Richtung um. In der Kachelansicht wählst du Sortiert nach und drehst die Richtung mit dem Pfeil. Standard ist die Mitgliedsnummer absteigend, die neuesten Mitglieder stehen also oben. Wer gerade eingecheckt ist, steht immer ganz vorn, egal wonach sortiert wird. Diese Mitglieder sind farbig eingerahmt und tragen die Pille "eingecheckt" mit Uhrzeit.

Hinweise an jedem Mitglied. Neben der Statuspille können erscheinen: "gekündigt zum ...", "ausgeblendet", Mitnutzer (nutzt den Vertrag eines anderen Mitglieds mit), Beispiel (gehört zu den Beispieldaten), die Sperren als Buchung, Check-in oder Mahnung sowie die angehefteten Status.

Seiten. Die Liste zeigt 50 Mitglieder je Seite.

Mitgliederliste exportieren

Mit CSV exportieren lädst du alle Mitglieder als Tabelle herunter, sortiert nach Mitgliedsnummer. Enthalten sind Mitgliedsnummer, Nachname, Vorname, Geburtsdatum, E-Mail, Telefon, Straße, PLZ, Ort, IBAN, Status (mit "gekündigt zum ..." falls zutreffend) und Mandatsreferenz. Bei mehreren Standorten steht der Standort als erste Spalte davor.

• Der Export enthält immer alle Mitglieder der Standorte, die du sehen darfst, unabhängig von Suche und Filtern in der Liste.
• Zusammengeführte Duplikate sind nicht enthalten.
• Den Knopf sieht nur, wer das Recht Mitglieder- und Vertragsdaten exportieren hat. Ohne dieses Recht exportiert nur der Inhaber. Das Recht vergibst du unter Benutzer.

Check-in von Hand

Ist das Plugin Check-in installiert und darfst du Mitglieder bearbeiten, hat jede Kachel oben rechts und jede Zeile der Liste einen Knopf zum Einchecken.

1. Klick auf den Knopf beim Mitglied.
2. Spricht nichts dagegen, ist das Mitglied sofort eingecheckt. Hat sein Vertrag ein Check-in-Kontingent, nennt die Meldung die verbleibenden Check-ins.
3. Spricht etwas dagegen (zum Beispiel offene Posten, Ruhezeit, Sperre, außerhalb der Öffnungs- oder Nutzungszeit), fragt Abomat "Trotzdem einchecken?" und nennt den Grund. Am Gerät bliebe die Tür in diesem Fall zu. Checkst du trotzdem ein, steht der Grund mit deinem Namen beim Check-in.

Der Knopf öffnet keine Tür. Geprüft wird wie am Gerät, aber ohne Leistungsprüfung und am Stammstandort des Mitglieds. Einzelheiten stehen im Kapitel Check-in.

Mitglied anlegen

Über Mitglied anlegen in der Mitgliederliste. Das Formular hat diese Bereiche:

Person

• Vorname und Nachname (Pflicht).
• Geburtsdatum (Pflicht). Es wird für die Identifikation bei der Kündigung gebraucht und beim Einrichten des Mitgliederbereichs abgefragt.
• Geschlecht: freiwillig ("weiblich", "männlich", "divers" oder "keine Angabe"). Es dient nur der Demografie in der Übersicht.
• E-Mail (Pflicht). Jede Adresse darf es je Unternehmen nur einmal geben. Gehört sie schon zu einer Akte, nennt die Meldung diese Akte und verweist auf Duplikate.
• Telefon: freiwillig.
• Karten-UID: die Nummer von Karte, Chip oder Armband in HEX, so wie ein Handy sie ausliest, 8 oder 14 Zeichen (zum Beispiel 04B46AAA2F5980). Abomat schreibt sie einheitlich groß. Dieselbe Karte kann nur zu einer Akte gehören, auch in anderer Schreibweise. Auch Karten, die das Check-in-Gerät nicht voneinander unterscheiden kann, werden abgelehnt.
• Standort (Pflicht, nur bei mehreren Standorten): das Haus, in dem die Akte geführt wird. Sein Kürzel steht vor der Mitgliedsnummer. Du kannst nur Standorte wählen, die du selbst sehen darfst.

Adresse

• Straße und Hausnummer, PLZ, Ort, Land (zwei Buchstaben, Standard DE).

Zahlung

• Zahlungsart: SEPA-Lastschrift (Standard), Zahlen vor Ort, Überweisung, Rechnung, Stripe oder PayPal. Nur bei der Lastschrift zieht Abomat selbst ein. Mit Rechnung kommt das Mitglied in den monatlichen Rechnungslauf, wenn das Plugin Rechnung installiert ist. Bei allen anderen Wegen bleiben die Forderungen offen stehen, bis jemand den Eingang von Hand bucht.
• IBAN: wird auf Prüfziffer und Länge geprüft.
• Kontoinhaber: leer heißt, das Mitglied selbst ist Kontoinhaber.
• BIC (optional): 8 oder 11 Zeichen.

Zusatzfelder: alle eigenen Felder deines Unternehmens (siehe unten).

Notizen: freier Text, auch mehrzeilig.

Nach dem Speichern bekommt das Mitglied die nächste freie Mitgliedsnummer und du landest in seiner Akte. Die Zählung läuft durch das ganze Unternehmen, auch über mehrere Standorte. Eine Mail an das Mitglied geht beim Anlegen nicht hinaus.

Aus einem Lead. Legst du ein Mitglied aus dem Board der Leads an, sind Vorname, Nachname, E-Mail und Telefon schon ausgefüllt. Nach dem Speichern wandert der Lead nach Zugesagt.

Mitglied bearbeiten

In der Akte oben auf Bearbeiten. Es ist dasselbe Formular wie beim Anlegen. Änderungen stehen danach in der Historie der Akte, mit altem und neuem Wert.

• Standort wechseln: Die Akte wird danach in dem neuen Haus geführt. Die Mitgliedsnummer bleibt, wie sie ist, auch das Kürzel davor.
• IBAN ändern: Bleibt der Kontoinhaber gleich, wird die Änderung am bestehenden SEPA-Mandat vermerkt, und die nächste Lastschrift trägt einen Änderungshinweis. Wechselt der Kontoinhaber, gilt das alte Mandat nicht mehr: Abomat widerruft es, und du brauchst ein neues Mandat.
• E-Mail ändern: Auch hier darf die neue Adresse zu keiner anderen Akte gehören. Mitnutzer dürfen ohne E-Mail-Adresse geführt werden.

Zusatzfelder (eigene Mitgliederfelder)

Zusatzfelder sind eigene Angaben je Mitglied, zum Beispiel "Wie hast du von uns erfahren?" als Auswahl, Newsletter als Ja/Nein oder ein Notfallkontakt als Text. Du richtest sie unter "Verträge > Online-Abschluss > Pflichtfelder und Zusatzfelder" ein (siehe Digitaler Abschluss).

Jedes Feld hat:

• eine Bezeichnung (höchstens 60 Zeichen),
• eine Art: Text, Zahl, Datum, Ja/Nein oder Auswahl (mit bis zu 30 Optionen, eine je Zeile),
• die Schalter Im Webvertrag abfragen und Pflicht im Webvertrag,
• bei Ja/Nein und Auswahl zusätzlich Ist filterbar in der Mitgliederliste und Ist filterbar im Zahllauf.

In der Akte stehen die Werte bei den Stammdaten, im Formular im Bereich Zusatzfelder. Im Formular des Teams ist kein Zusatzfeld Pflicht; Pflicht gilt nur im Webvertrag. Löschst du ein Feld, verschwindet sein Wert aus allen Akten.

Die Mitgliedsakte

Du öffnest sie mit einem Klick auf ein Mitglied in der Liste. Die Akte ist eine Seite mit mehreren Bereichen. Auf breiten Bildschirmen stehen links Stammdaten, Verträge, Mitnutzer, Termine, Check-ins und Historie, rechts Foto, Kommentare, E-Mails, Mitgliederbereich, Datenschutz und Sperre. Auf dem Handy stehen Foto, Stammdaten, Leistungen und Kommentare oben.

Kopfzeile. Name, Mitgliedsnummer und "seit" (Tag der Anlage). Die Knöpfe:

• Bearbeiten: öffnet das Formular.
• Vertrag anlegen: neuer Vertrag von Hand, siehe Verträge.
• Trainingsplan: nur mit dem Plugin Trainingsplan.
• Vertrag digital anbieten: siehe unten.
• Frage an Abomat: nur für Inhaber. Öffnet eine Supportanfrage, in der dieses Mitglied schon genannt ist.

Hinweise oben. Ist die Akte ein zusammengeführtes Duplikat, steht ein Verweis auf die Hauptakte da. Wurden andere Akten in diese zusammengeführt, stehen sie als Zusammengeführt aus mit Link. Nutzt das Mitglied den Vertrag eines anderen mit, steht der Vertrag mit Link zum Vertragsinhaber da (siehe Mitnutzer).

Statuszeile. Hier stehen der berechnete Status als große Pille, "gekündigt zum ..." bei einem gekündigten, noch laufenden Vertrag, "ausgeblendet", Beispiel, Mitnutzer, die Sperren mit Grund und alle angehefteten Status.

• Status anheften: In der Auswahl Status hinzufügen stehen deine eigenen Status, die das Mitglied noch nicht hat. Wählen und Setzen.
• Status abnehmen: das kleine x an der Statuspille. Das geht bei jedem angehefteten Status, auch bei Systemstatus. Nimmst du eine Mahnstufe ab, beginnt die Mahnkette für dieses Mitglied wieder bei Stufe 1, sofern noch etwas offen ist. Versendete Mahnungen und Gebühren bleiben stehen, eine Sperre aus der Mahnung bleibt bestehen.

Mehr zu den Status steht im Kapitel Status bearbeiten.

Leistungen. Eine Zeile mit allen Leistungen aus allen aktiven Verträgen. Fährst du mit der Maus über eine Leistung, siehst du, aus welchem Vertrag sie kommt. Was Leistungen sind, steht unter Leistungen.

Stammdaten

Zeigt Geburtsdatum mit Alter, Geschlecht, E-Mail, Telefon, Karten-UID, Standort, Adresse, Zahlungsart, IBAN, Kontoinhaber, alle Zusatzfelder und die Notizen. Bei mehreren Standorten steht zusätzlich Check-in an: die Standorte, an denen das Mitglied einchecken darf (sein Stammstandort und die Standorte seiner Vertragsvorlagen).

• Ein Klick auf die E-Mail-Adresse öffnet das Fenster Mail schreiben.
• Ein Klick auf die Telefonnummer wählt sie auf Geräten, die das können.
• Ein Klick auf die Zahlungsart öffnet Zahlung und SEPA-Mandate. Bei Lastschrift steht darunter die Mandatsreferenz oder rot "kein Mandat".

Zahlung und SEPA-Mandate

Das Fenster zeigt Zahlungsart, IBAN, Kontoinhaber und alle SEPA-Mandate mit Referenz, Status, Erteilungsdatum und Weg (zum Beispiel online oder Papier), dazu ob schon eingezogen wurde (nächster Einzug als Erst- oder Folgelastschrift).

• Papier-Mandat erfassen: erscheint, solange kein erteiltes Mandat da ist. Damit hältst du fest, dass ein unterschriebenes Papier-Mandat vorliegt.
• Widerrufen: an einem erteilten Mandat. Nach der Rückfrage werden für das Mitglied keine Forderungen mehr eingezogen. Offene Forderungen bleiben bestehen und erscheinen im Zahllauf als ausgeschlossen.

Ohne erteiltes Mandat wird nicht eingezogen.

Guthaben und Ruhezeiten

Das Guthaben eines Mitglieds (zum Beispiel aus Überzahlungen oder aus dem Vertragswechsel) und die Ruhezeiten gehören zu den Verträgen. Du findest sie in der Vertragsansicht, siehe Verträge und Forderungen. In der Mitgliederliste kannst du das Guthaben mit Guthaben anzeigen einblenden. Ruhezeiten erscheinen in der Historie der Akte als graue Strecke.

Verträge

Die Tabelle zeigt alle Hauptverträge mit ihren Zusatzverträgen (eingerückt): Vorlage, Status, Beginn, Mindestlaufzeit, Ende und Beitrag. Hängen offene Posten an einem Vertrag, trägt er zusätzlich die Pille "offene Posten". Ein Klick auf den Namen öffnet den Vertrag. Ohne Vertrag bietet die Akte Ersten Vertrag anlegen an.

Vertrag digital anbieten

Mit Vertrag digital anbieten legst du einen Vertrag an, den das Mitglied selbst online bestätigt.

1. Vorlage wählen. Hauptverträge stehen oben, Zusatzverträge darunter. Es erscheinen nur aktive Vorlagen.
2. Nutzungsbeginn wählen: frühestens heute, höchstens 12 Monate im Voraus.
3. Bei einem Zusatzvertrag Hängt am Hauptvertrag wählen. Hat das Mitglied keinen laufenden Hauptvertrag, geht das nicht.
4. Unten siehst du Vertragsbeginn, einen anteiligen Betrag und die erste Abbuchung.
5. Angebot per E-Mail senden.

Das Mitglied bekommt eine Mail mit Vertrags-PDF und Bestätigungslink. Wirksam wird der Vertrag erst mit dem Abschluss über den Link. Fehlende Angaben wie die IBAN ergänzt das Mitglied dort selbst. Bis dahin steht das Mitglied auf Vertrag nicht bestätigt. Wie lange der Link gilt, stellst du unter Digitaler Abschluss ein.

Mitnutzer

Manche Verträge gelten für mehrere Personen, zum Beispiel ein Familienvertrag. Erlaubt die Vertragsvorlage mehr als eine Person, erscheint in der Akte des Vertragsinhabers der Bereich Mitnutzer mit der Zahl der freien Plätze.

Mitnutzer hinzufügen

1. Mitnutzer hinzufügen beim Vertrag.
2. Vorname, Nachname (vorbelegt mit dem Nachnamen des Inhabers) und Geburtsdatum eingeben, freiwillig Karte (UID) und E-Mail.
3. Bestätigen, dass der Vertragsinhaber einverstanden ist, die Angaben machen darf und die Person über Vertrag und Datenschutz informiert (bei Kindern als Erziehungsberechtigte oder Erziehungsberechtigter).

Der Mitnutzer bekommt eine eigene Akte mit eigener Mitgliedsnummer und Karte. Die Anschrift wird übernommen. Einen eigenen Vertrag oder ein Mandat braucht er nicht, bezahlt wird über den Vertragsinhaber. Ist der Inhaber gesperrt oder hat er offene Posten, gilt dieser Status auch für seine Mitnutzer. In der Akte des Mitnutzers steht dann "... gilt über den Vertragsinhaber".

Mitnutzer lösen

• Beim Inhaber: Lösen neben dem Mitnutzer.
• Beim Mitnutzer: Zum eigenen Mitglied machen.

In beiden Fällen bleibt die Akte als eigenes Mitglied ohne Vertrag bestehen. Damit die Person die Leistungen weiter nutzen darf, braucht sie einen eigenen Vertrag.

Termine und Kurse

Zeigt die letzten und nächsten Buchungen des Mitglieds (bis zu 12) mit Datum, Uhrzeit, Leitung und Status. "war da" mit Uhrzeit heißt, das Mitglied ist erschienen (per Check-in oder im Kalender abgehakt). Ein Klick auf den Termin öffnet den Kalender an diesem Tag. Eintragen geht im Kalender am Kurs oder Termin.

Check-ins

Erscheint, sobald es Check-ins gibt. Gezeigt werden die letzten 50 mit Zeitpunkt, Gerät (oder Von Hand: Name) und Standort. Fünf sind sichtbar, ältere erreichst du durch Scrollen. Jeder Eintrag sagt "eingelassen", "trotz: Grund" (von Hand trotz Hinweis eingecheckt) oder nennt den Grund der Abweisung. Neben der Zahl steht, wie oft das Mitglied im Schnitt je Monat da war, zum Beispiel "Ø 6,5 pro Monat": eingelassene Check-ins der letzten zwölf Monate, geteilt durch die Monate seit dem ersten davon.

Historie

Eine Zeitachse seit Anlage der Akte mit der Laufzeit des jüngsten Hauptvertrags, Ruhezeiten als graue Strecke und Markierungen für Ereignisse. Darunter stehen alle Ereignisse als Liste, eingeteilt in Vertrag, Hinzubuchung, Kündigung, Zahlungsstörung, Ruhezeit und Routine (zum Beispiel geänderte Stammdaten, Status, Sperren, Kommentare, Fotos). Jeder Eintrag lässt sich aufklappen.

Foto

Rechts oben in der Akte (auf dem Handy direkt unter dem Namen).

• Datei auswählen und danach Hochladen. Erlaubt sind JPG, PNG und WEBP bis 5 MB. Das Bild wird auf 400 Pixel verkleinert.
• Foto aufnehmen öffnet die Kamera des Geräts, Auslösen macht das Bild.
• Entfernen löscht das Foto.

Das Foto erscheint in den Kacheln der Mitgliederliste. Lädt ein Mitglied beim Online-Abschluss selbst ein Foto hoch, steht es ebenfalls hier.

Kommentare

Für Absprachen und Hinweise im Team, zum Beispiel Rückruf vereinbart.

1. Text eingeben (höchstens 2000 Zeichen).
2. Wenn gewünscht ein Datum bei In die ToDos aufnehmen am wählen. An diesem Tag steht der Kommentar in der Übersicht unter ToDos.
3. Kommentar speichern.

Jeder Kommentar zeigt Verfasser, Zeitpunkt und gegebenenfalls ToDo mit Datum. Löschen darf, wer ihn geschrieben hat, und jeder Inhaber. Das Mitglied sieht Kommentare nicht.

E-Mails

Zeigt die letzten 20 Mails an das Mitglied mit Betreff, Zeitpunkt und Vorlage (oder "frei geschrieben"). "nicht zustellbar" heißt, die Mail kam nicht an. Testphase: nicht verschickt zeigt Mails, die in der Testphase zurückgehalten wurden.

• Ansehen zeigt die Mail so, wie sie im Postfach liegt.
• Erneut senden schickt sie nach Rückfrage noch einmal an die aktuelle Adresse.

Mail schreiben (Knopf Mail schreiben oder Klick auf die E-Mail-Adresse):

1. Vorlage wählen oder Frei schreiben. Zur Auswahl stehen nur Vorlagen für den Versand von Hand, siehe Mails. Systemmails mit Anhang und Link verschickt Abomat selbst.
2. Beim freien Schreiben Betreff und Text eingeben. Platzhalter wie [Vorname] stehen als Knöpfe darunter, mit dem Wert dieses Mitglieds. Ein Klick hängt den Platzhalter an den Text an.
3. Unten siehst du eine Vorschau.
4. Mail senden.

Abomat warnt, wenn die Vorlage nicht aktiv ist oder wenn du eine Mahnvorlage an ein Mitglied mit Mahnsperre schickst. Senden geht trotzdem. Gar nicht senden lässt sich an Mitglieder ohne E-Mail-Adresse, an ausgeblendete Mitglieder, an Beispiel-Mitglieder und an Akten, die eingeschränkt oder anonymisiert sind.

Mitgliederbereich in der Akte

Nur sichtbar, wenn der Mitgliederbereich eingeschaltet ist. Zeigt den Stand des Zugangs ("kein Zugang", "eingeladen", "aktiv", "gesperrt durch das Studio", "gesperrt nach Fehlversuchen") und wann sich das Mitglied zuletzt angemeldet hat.

• Zugang per Mail senden oder bei aktivem Zugang Link für neues Passwort senden.
• Zugang sperren: das Mitglied wird sofort abgemeldet und kommt nicht mehr hinein. Zugang freigeben hebt das auf.

Kann das Mitglied keinen Zugang bekommen, steht der Grund da (zum Beispiel keine E-Mail-Adresse).

Datenschutz

Zeigt den Zustand der Akte ("aktiv", "beendet", "eingeschränkt", "anonymisiert") mit Erklärung, und wann die Kontaktdaten gelöscht und die Akte anonymisiert wird (geplant oder erledigt). Läuft keine Löschung, stehen die Gründe da, zum Beispiel ein laufender Vertrag oder offene Posten.

• Fristen im Einzelnen: Tabelle aller Datenkategorien mit Fristbeginn, Dauer und Fälligkeit. Die Dauer stellst du unter Datenschutz ein.
• Datenauskunft erstellen: baut ein ZIP mit allen Daten des Mitglieds für die Auskunft nach Art. 15 DSGVO. Sobald sie fertig ist, steht Herunterladen in der Akte. Der Download gilt 24 Stunden. Solange eine Auskunft gebaut wird oder noch gilt, lässt sich keine zweite erstellen. Dafür brauchst du das Recht Datenauskunft erstellen.
• Löschanfrage bearbeiten: zeigt, was jetzt gelöscht werden kann und was wegen Aufbewahrungspflichten gesperrt bleibt (mit Frist), dazu ein unverbindliches Muster für die Antwort an das Mitglied. Du bestätigst, dass du den Text geprüft hast und verantwortest, und klickst Löschen und sperren. Das lässt sich nicht zurücknehmen. Danach ist die Akte eingeschränkt. Solange ein Vertrag läuft, geht das nicht. Dafür brauchst du das Recht Löschanfragen bearbeiten.
• Rechtsstreit markieren: mit Pflichtangabe "Worum geht es?". Solange die Markierung steht, läuft an der Akte keine Löschung und keine Anonymisierung, auch wenn eine Frist abläuft. Markierung abnehmen hebt sie auf, danach holt der nächste Lauf nach, was fällig ist. Dafür brauchst du das Recht Rechtsstreit markieren.
• Werbewiderspruch: "festhalten" oder "zurücknehmen". Abomat hält fest, seit wann das Mitglied der Werbung widersprochen hat. Die Meldung sagt danach: "Es geht keine Werbung mehr an dieses Mitglied." Der Widerspruch steht auch in der Datenauskunft.

Sperre

Eine Sperre schlägt jeden anderen Status. Es gibt drei Arten, mehrere gleichzeitig sind möglich:

Jede Sperre setzt das Mitglied auf den Status "manuell gesperrt". Am Check-in bleibt die Tür bei diesem Status zu, egal welche Sperre gesetzt ist.

Mitglied sperren

1. Mitglied sperren.
2. Mindestens eine Sperre ankreuzen.
3. Grund eingeben (Pflicht), zum Beispiel Hausverbot.
4. Wenn gewünscht Erneut prüfen am wählen. An diesem Tag erinnert die Übersicht unter ToDos daran.
5. Bestätigen.

Danach steht das Mitglied auf "manuell gesperrt". Die Wiedervorlage kannst du in der Akte später verschieben oder leeren. Sperre aufheben nimmt alle Sperren auf einmal heraus.

Sperren können auch aus der Mahnung kommen (über Automatisierungen). Diese fallen von selbst weg, sobald nichts Mahnfähiges mehr offen ist. Sperrst du ein Mitglied von Hand, gehören die Sperren danach dir und fallen nicht mehr von selbst weg.

Mitglied ausblenden

Mitglied ausblenden nimmt das Mitglied aus der Mitgliederliste. Es erscheint nur noch mit dem Haken Ausgeblendete Mitglieder sichtbar machen. Beim Ausblenden setzt Abomat zwingend eine Buchungssperre. Sie bleibt, solange das Mitglied ausgeblendet ist. An ausgeblendete Mitglieder lassen sich keine Mails schreiben.

Mitglied einblenden holt es zurück. Die Buchungssperre bleibt danach stehen, lässt sich aber jetzt aufheben. Ein zusammengeführtes Duplikat bleibt immer ausgeblendet.

Einstellungen und Optionen

Die Mitgliederliste und die Akte haben selbst keine Einstellungsseite. Was sie beeinflusst, liegt an anderer Stelle:

Zusammenhänge

• Verträge: Verträge, Zusatzverträge, Ruhezeiten, Kündigungen und Guthaben hängen an der Akte und bestimmen den berechneten Status.
• Forderungen und Zahlläufe: offene Posten und Rücklastschriften machen den Status "offene Posten". Ohne Mandat wird nicht eingezogen.
• Leads: Aus einem Lead entsteht eine Akte. Ein Lead mit Probetermin steht am Tag des Termins als Akte mit dem Status Probetermin in der Liste, damit er eine Karte bekommen und einchecken kann.
• Digitaler Abschluss: Online-Abschlüsse legen Akten selbst an. Dort richtest du auch die Zusatzfelder ein.
• Kalender: Buchungen erscheinen in der Akte unter Termine und Kurse.
• Mails und Automatisierungen: Vorlagen für den Versand von Hand, Mahnstufen, Geburtstagsgrüße.
• Duplikate: doppelte Akten zusammenführen.
• Mitgliederbereich: Zugang des Mitglieds verwalten.
• Check-in: Karte, Check-in-Log, Check-in von Hand.
• Datenimport: importierte Mitglieder lassen sich in der Liste filtern.

Häufige Fragen

Gut zu wissen