Kalender

Auf einen Blick

Funktionen

Kalender öffnen und Ansicht wählen

Du findest den Kalender im Menü unter Kalender. Oben wählst du Tag, Woche oder Monat, mit den Pfeilen blätterst du zurück und vor, Heute springt auf den heutigen Tag.

• Woche: sieben Tage, beginnend einen Tag vor dem gewählten Tag. Die Pfeile springen sieben Tage weiter. Je Mitarbeiter gibt es eine Zeile, darüber die Zeile Offene Schichten, darunter Stunden je Tag und Bedarf aus Öffnungszeiten und Kursen.
• Tag: ein Tag als Zeitraster mit einer Spalte je Mitarbeiter und einer Spalte Offene Schichten. Auf dem Handy startet der Kalender in dieser Ansicht.
• Monat: ein Raster mit den Zahlen je Tag: Personen und geplante Stunden, Kurse (grün), offene Schichten (gelb), Lücken (rot) und Abwesenheiten. Tage ohne Einträge zeigen "noch nicht geplant". Ein Klick auf einen Tag öffnet die Tagesansicht.

Über dem Plan steht eine Zeile mit Zeitraum, Standort, den geplanten Stunden, der Zahl offener Schichten und der Zahl der Lücken. Hast du mehrere Standorte, wählst du den Standort rechts daneben. Im Plan erscheinen alle Mitarbeitenden, die dem Standort zugeordnet sind und bei denen Im Kalender anzeigen eingeschaltet ist (siehe Einstellungen Benutzer und Mitarbeiter).

Mit den Knöpfen unter Skills in der Werkzeugleiste blendest du nur Mitarbeitende ein, die alle gewählten Fähigkeiten haben. Der Filter wirkt nur auf die angezeigten Zeilen, Stunden und Bedarf rechnen weiter mit allen.

Einen Eintrag anlegen

Anlegen und Ändern darf nur der Inhaber.

1. Klicke in eine leere Zelle eines Mitarbeiters oder auf Anlegen oben rechts.
2. Wähle oben im Dialog die Art: Schicht, Kurs, Termin oder Buchbarer Termin.
3. Fülle die Felder aus (siehe Einstellungen und Optionen) und klicke Anlegen.

Was beim Klick in eine Zelle vorbelegt wird:

• Hat der Mitarbeiter an diesem Tag noch keine Schicht, öffnet sich eine Schicht. Die Zeiten kommen aus deiner ersten aktiven Schicht-Vorlage, sonst aus den Öffnungszeiten des Standorts. Der Bereich ist der Standardbereich des Mitarbeiters.
• Hat er schon eine Schicht, öffnet sich ein Termin über eine Stunde, in der ersten freien Zeit innerhalb dieser Schicht.

Die vier Arten im Überblick:

Schichten liegen im Plan auf einer eigenen Ebene. Ein Kurs oder Termin innerhalb der eigenen Schicht ist deshalb erlaubt und zählt nicht doppelt als Arbeitszeit.

Prüfung vor dem Speichern

Unten im Dialog steht ein farbiger Streifen, der live prüft, ob der Eintrag passt. Ist er rot, lässt sich nicht speichern. Geprüft wird in dieser Reihenfolge, der erste Treffer wird angezeigt:

1. Das Ende liegt vor dem Beginn ("Ende liegt vor dem Beginn.").
2. Nur Schichten dürfen ohne Mitarbeiter bleiben.
3. Der Mitarbeiter ist an dem Tag abwesend (Urlaub, krank, Fortbildung, frei).
4. Dem Mitarbeiter fehlt eine geforderte Fähigkeit ("… fehlt: Erste Hilfe.").
5. Er hat zur selben Zeit schon etwas auf derselben Ebene: Schichten überschneiden sich nicht mit Schichten, Kurse, Termine und buchbare Termine nicht untereinander.
6. Bei Kursen: der Kursname fehlt, oder die Mindestteilnehmer sind größer als die Plätze.
7. Bei Kursen: der Raum ist zur selben Zeit von einem anderen Kurs belegt. Das gilt nur für Orte, die unter Einstellungen > Standorte als Raum für Kurse markiert sind.

Grün heißt "Keine Überschneidung mit Schichten, Terminen oder Abwesenheiten." Bei einer Schicht ohne Mitarbeiter erscheint ein gelber Hinweis, dass sie unter Offene Schichten landet.

Dieselbe Prüfung läuft auch beim Ziehen, beim Zuweisen einer offenen Schicht, beim Setzen einer Vorlage und bei der Anfrage eines Mitarbeiters.

Wiederholen

Beim Anlegen (nicht beim Bearbeiten) kannst du einen Eintrag wiederholen lassen:

• täglich, wöchentlich (am selben Wochentag) oder monatlich (an einem Kalendertag, den du unter Am Kalendertag wählst; ohne Wahl der Tag des Eintrags).
• Anzahl Termine: 2 bis 12 Termine.
• Unter den Feldern siehst du die Tage als Vorschau. Monatlich am 31. landet in kürzeren Monaten auf dem letzten Tag.

Tage, an denen die Prüfung anschlägt, werden ausgelassen und in der Rückmeldung genannt, z.B. Ausgelassen: 14.11.2026 (… ist im Urlaub). Lässt sich kein einziger Tag anlegen, entsteht nichts. Die angelegten Termine bilden eine Serie. Ändern wirkt immer nur auf den geöffneten Eintrag, Löschen kann auch alle folgenden der Serie treffen (siehe Löschen).

Vorlagen nutzen

Vorlagen sind fertige Schichten, Kurse und buchbare Termine je Standort. Du pflegst sie unter Kalender > Einstellungen > Vorlagen. Im Kalender nutzt du sie auf drei Wegen:

• Ziehen: In der Werkzeugleiste stehen die aktiven Vorlagen unter Vorlage in den Plan ziehen. Ziehst du eine auf die Zelle eines Mitarbeiters, entsteht der Eintrag sofort. Ziehst du eine Schicht-Vorlage auf die Zeile Offene Schichten, entsteht eine offene Schicht. Kurse und buchbare Termine brauchen immer einen Mitarbeiter.
• Klicken: Ein Klick auf eine Vorlage in der Werkzeugleiste öffnet den Dialog mit ihren Zeiten.
• Im Dialog: Unter Aus einer Vorlage übernehmen stehen die Vorlagen der gewählten Art. Ein Klick übernimmt Zeiten, Raum oder Bereich, Plätze, Warteliste, Fähigkeiten, Farbe, Notiz und die Schalter für Probetermin und Einzelbuchung. Mitarbeiter und Tag bleiben stehen.

Ziehen geht nur mit der Maus. Auf dem Handy legst du über Anlegen an.

Umgekehrt sicherst du einen bestehenden Kurs, eine Schicht oder einen buchbaren Termin mit Als Vorlage sichern im Dialog. Die neue Vorlage steht danach in der Werkzeugleiste.

Ziehen und Ablegen

Einträge lassen sich mit der Maus auf einen anderen Mitarbeiter oder einen anderen Tag ziehen. Die Uhrzeit bleibt gleich. Ziehst du eine Schicht auf die Zeile Offene Schichten, ist sie wieder offen. Andere Arten lassen sich nicht offen ablegen. Zellen von Mitarbeitenden, die an dem Tag abwesend sind, nehmen nichts an.

Offene Schichten und Schichtwünsche

Eine Schicht ohne Mitarbeiter steht in der Zeile Offene Schichten, mit Zeit, Bereich und den geforderten Fähigkeiten.

• Mitarbeitende sehen unter einer offenen Schicht den Knopf Übernehmen. Ein Klick stellt eine Anfrage ("Deine Anfrage steht beim Inhaber."). Das geht nur in einer veröffentlichten Woche, nur mit den geforderten Fähigkeiten und nur, wenn der Mitarbeiter zu der Zeit frei und nicht abwesend ist.
• Der Inhaber sieht unter der Schicht "… möchte übernehmen" und den Knopf Zuweisen. Damit geht die Schicht an diesen Mitarbeiter, die übrigen Anfragen zu dieser Schicht verfallen.

Du kannst eine offene Schicht auch ohne Anfrage vergeben, indem du sie auf einen Mitarbeiter ziehst oder im Dialog einen Mitarbeiter wählst.

Woche veröffentlichen

Neben dem Standort steht für jede Kalenderwoche im Blick ein Schild KW … Entwurf oder KW … veröffentlicht. Mit Veröffentlichen gibst du die Woche frei, mit Zurücknehmen wird sie wieder ein Entwurf. Veröffentlicht wird je Standort und Woche.

Was das Veröffentlichen bewirkt:

• Mitarbeitende können offene Schichten dieser Woche anfragen.
• Im persönlichen Kalender-Abo der Mitarbeitenden erscheinen nur Termine aus veröffentlichten Wochen (siehe Kalender-Abgleich).
• Termin-Mails an Mitarbeitende gehen auch in einer Entwurfswoche raus. Im Dialog steht dann "Woche ist noch Entwurf. Die Mail geht trotzdem raus.", in der Mail ein Hinweis, dass sich der Termin noch ändern kann.

Vorwoche übernehmen und aus Arbeitszeiten füllen

Rechts in der Werkzeugleiste stehen zwei Helfer für die Woche, in der der gewählte Tag liegt:

• Vorwoche übernehmen: kopiert die Schichten und Kurse der Vorwoche in diese Woche. Termine, buchbare Termine und Abwesenheiten werden nicht kopiert, Buchungen auch nicht. Was in der Zielwoche schon gleich dasteht (gleiche Art, Tag, Mitarbeiter, Beginn), wird nicht doppelt angelegt. Ist ein Mitarbeiter in der Zielwoche verhindert, wird seine Schicht zur offenen Schicht; ein Kurs, der so nicht passt, wird ausgelassen.
• Aus Arbeitszeiten füllen: legt Schichten aus den vereinbarten Arbeitszeiten der Mitarbeitenden an (Wochenplan mit Zeitfenstern, gepflegt unter Einstellungen Benutzer und Mitarbeiter), mit ihrem Standardbereich. Nur dort, wo noch nichts steht und keine Abwesenheit im Weg ist.

Beide Helfer schicken nie Mails an Mitarbeitende, auch wenn das Informieren standardmäßig eingeschaltet ist.

Stunden und Bedarf

Stunden: Neben jedem Namen steht Ist / Soll für die angezeigten Tage.

• Ist sind die geplanten Stunden: Schichten und alles, was außerhalb der eigenen Schicht liegt. Ein Kurs in der eigenen Schicht zählt nicht doppelt.
• Ein Abwesenheitstag zählt so viele Stunden, wie die vereinbarten Arbeitszeiten für diesen Wochentag vorsehen. So steht niemand im Urlaub bei null.
• Soll ist das Stundenkontingent je Woche aus den Arbeitszeiten, sonst die Summe der Zeitfenster. Ohne Arbeitszeiten steht beim Soll nur ein Strich.
• Liegt Ist über Soll, wird die Zahl orange.

Die Zeile Stunden je Tag zeigt die Summe der geplanten Stunden und wie viele Personen eingeteilt sind.

Bedarf: Die Zeile Bedarf aus Öffnungszeiten und Kursen vergleicht den Plan mit zwei Vorgaben:

• Besetzungsregeln des Standorts (unter Einstellungen > Standorte): je Wochentag ein Zeitfenster, eine Fähigkeit und eine Anzahl, z.B. montags von 06:00 bis 22:00 eine Person mit der Fähigkeit Tresen.
• Aufsicht bei Kursen: In einer Kurs-Vorlage legst du fest, wie viele Personen mit welcher Fähigkeit während des Kurses da sein müssen. Die Kursleitung zählt mit, wenn sie die Fähigkeit hat.

Gedeckt ist eine Vorgabe nur, wenn genug verschiedene Mitarbeitende mit der Fähigkeit das ganze Zeitfenster über eingeteilt und nicht abwesend sind. Wer nur die halbe Zeit da ist, deckt es nicht. Fehlt jemand, erscheint eine rote Lücke, mit Fähigkeit und Zeitfenster und dem Zusatz "nicht besetzt" oder z.B. 2 von 3 besetzt. Ein Klick auf eine Lücke öffnet den Dialog für eine offene Schicht an diesem Tag. Ist alles gedeckt, steht eine grüne Zusammenfassung da.

Abwesenheiten

Urlaub, krank, Fortbildung und frei erscheinen ganztägig in der Zeile des Mitarbeiters ("ganztags", farbig je Art). An solchen Tagen lässt sich dem Mitarbeiter nichts zuweisen, und er zählt nicht für den Bedarf. In der Monatsansicht stehen bis zu zwei Abwesende je Tag mit Namen, dazu "und … weitere".

Teilnehmer, Buchungen und Warteliste

Öffnest du einen gespeicherten Kurs oder buchbaren Termin, steht im Dialog der Abschnitt Teilnehmer mit der Zahl "… / … gebucht" und, wenn eingeschaltet, "… auf der Warteliste".

• Mitglied hinzubuchen: Namen eingeben, aus der Liste wählen. Ist ein Platz frei, ist das Mitglied gebucht. Sind alle Plätze belegt und die Warteliste eingeschaltet, kommt es auf die Warteliste, sonst erscheint "Der Termin ist voll." Ist auch die Warteliste voll: "Der Termin ist voll, auch die Warteliste."
• Austragen: nimmt die Buchung zurück. War es ein fester Platz, rückt der Erste von der Warteliste nach.
• Erschienen: Ab dem Tag des Termins steht bei jedem gebuchten Platz ein Haken "erschienen". Er fließt in den Report Kalender und Buchungen (siehe Reports).
• Interessenten, die einen Probetermin gebucht haben, stehen mit dem Zeichen Lead in der Liste.

Im Plan zeigt ein Kurs "… / … angemeldet". Liegt die Zahl unter den Mindestteilnehmern, steht sie orange mit "min. …"; ist der Kurs voll und die Warteliste an, steht "voll, Warteliste … / …".

Bucht oder trägst du ein Mitglied aus, bekommt es die Mail Buchungsbestätigung oder Absagebestätigung, sofern es eine E-Mail-Adresse hat und du die Mail unter Mails nicht abgeschaltet hast. In der Mail stehen Termin, Zeit, Ort und bei einer Buchung die Absagefrist. Jede Buchung steht in der Akte des Mitglieds im Abschnitt Termine und Kurse und in seiner Historie.

Buchen im Mitgliederbereich: Ist der Mitgliederbereich mit Buchen eingeschaltet, buchen Mitglieder mit laufendem Vertrag freie Plätze selbst und sagen bis zur Absagefrist ab. Welche Frist gilt, wie viele Termine gleichzeitig gehen und welche Leistung nötig ist, stellst du unter Kalender > Einstellungen > Leistungen und Kosten ein. Diese Regeln gelten nur, wenn das Mitglied selbst bucht. Trägst du ein Mitglied im Kalender ein, prüft Abomat weder Leistung noch Vertrag noch Höchstzahl.

Als Probetermin anbieten

Bei Kursen und buchbaren Terminen gibt es den Schalter Als Probetermin auf der Angebotsseite anbieten (der Name richtet sich nach der Bezeichnung, die dein Unternehmen für Probetermine gewählt hat). Damit erscheint der Termin auf der Angebotsseite, und Interessenten buchen einen freien Platz. Sie teilen sich die Plätze mit Mitgliedern, kommen aber nie auf die Warteliste. Wer bucht, erscheint als Lead. Wie es dort weitergeht, beschreibt das Kapitel Leads.

Auf der Angebotsseite stehen Probetermine der nächsten 28 Tage, die noch nicht begonnen haben und einen freien Platz haben.

Als Einzelbuchung verkaufen

Mit Als Einzelbuchung auf der Angebotsseite verkaufen bietest du einen Kurs oder buchbaren Termin Gästen ohne Mitgliedschaft zum Kauf an. Darunter wählst du die Zahlarten: PayPal und Zahlen vor Ort. Ohne Wahl gilt Zahlen vor Ort.

Der Termin erscheint nur, wenn er einen Preis hat. Den Preis legst du unter Kalender > Einstellungen > Leistungen und Kosten fest. Was der Gast sieht und was danach passiert, steht im Kapitel Einzel- und Gastbuchungen.

Mitarbeiter informieren

Im Dialog steht der Haken Mitarbeiter über die Terminzuweisung informieren. Ist er gesetzt, bekommt der Mitarbeiter eine Mail mit dem Termin als Kalenderdatei, Links für Google Kalender und für Apple Kalender oder Outlook und einem Link in Abomat.

• Neuer Termin: Mail Neuer Termin.
• Änderung an Datum, Zeit, Bereich, Titel oder Ähnlichem: Mail Termin geändert.
• Wechsel des Mitarbeiters: der bisherige bekommt Termin abgesagt, der neue Neuer Termin.
• Löschen: Mail Termin abgesagt.
• Eine Serie: eine Mail je Mitarbeiter mit allen Terminen im Anhang.

Ob der Haken vorbelegt ist, stellst du unter Einstellungen > Benutzer und Mitarbeiter ein (Mitarbeiter standardmäßig über Terminzuweisungen informieren). Diese Vorgabe gilt auch dort, wo es keinen Dialog gibt: beim Zuweisen einer offenen Schicht, beim Ziehen und beim Setzen einer Vorlage. Was in der Mail und im Kalender des Mitarbeiters steht, beschreibt Kalender-Abgleich.

Löschen

Im Dialog eines gespeicherten Eintrags steht Löschen.

• Bei einem einzelnen Eintrag fragt Abomat einmal nach ("Diesen Eintrag löschen?").
• Gehört der Eintrag zu einer Serie, wählst du Nur diesen Eintrag oder Diesen und alle folgenden (…).

Gelöschte Einträge sind weg. Ein Termin mit Mitglied wird in dessen Historie als abgesagt vermerkt.

Plan als PDF

PDF-Export oben rechts lädt den Arbeitsplan der Kalenderwoche des gewählten Tages als PDF im Querformat herunter, mit einer Zeile je Mitarbeiter. Er ist zum Aushängen gedacht.

Einstellungen und Optionen

Die Felder im Dialog Eintrag anlegen und Eintrag bearbeiten:

Woher die übrigen Grundlagen des Kalenders kommen:

Zusammenhänge

• Kalender-Einstellungen: Vorlagen sowie Absagefristen, nötige Leistungen und Preise für Buchungen.
• Kalender-Abgleich: Termin-Mails an Mitarbeitende und das persönliche Kalender-Abo.
• Mitgliederbereich: Mitglieder buchen Kurse und buchbare Termine selbst.
• Leads: Probetermine aus dem Kalender und was mit Interessenten passiert.
• Einzel- und Gastbuchungen: Verkauf an Gäste über die Angebotsseite.
• Mitglieder: Termine und Buchungen stehen in der Akte unter Termine und Kurse und in der Historie.
• Forderungen: Einmalzahlungen aus Buchungen ohne nötige Leistung oder aus Einzelbuchungen.
• Mails: Buchungs- und Absagebestätigung, Termin-Mails an Mitarbeitende.
• Reports: Kalender und Buchungen mit Anwesenheit.
• Einstellungen Standorte und Einstellungen Benutzer und Mitarbeiter: Bereiche, Räume, Besetzungsregeln, Fähigkeiten, Arbeitszeiten.

Häufige Fragen

Gut zu wissen