- Handbuch
- Tägliche Arbeit
- Kalender-Abgleich für das Team
Kalender-Abgleich für das Team
Damit Mitarbeitende ihre Schichten, Kurse und Termine nicht abschreiben müssen, bringt Abomat sie in deren eigenen Kalender, auf zwei Wegen: als Mail mit Kalenderdatei bei jeder Einteilung und als persönliches Kalender-Abo, das Google, Apple oder Outlook von selbst aktuell hält. Was dabei über einen Termin verraten wird, legt der Inhaber für das ganze Unternehmen fest.
- Wo in Abomat
- Mein Kalender
- Wer darf das
- jeder Benutzer für sein eigenes Abo; Inhaber für Vorgaben und das Abschalten fremder Abos
Auf einen Blick
- Termin-Mail an den Mitarbeiter bei neuem, geändertem oder abgesagtem Termin, mit Kalenderdatei im Anhang.
- In der Mail Links Zu Google Kalender hinzufügen und Zu Apple Kalender / Outlook hinzufügen.
- Persönliches Kalender-Abo unter Mein Kalender, für jeden Benutzer, ohne besonderes Recht.
- Im Abo: eigene Einträge aus veröffentlichten Wochen, 30 Tage zurück bis 12 Monate voraus, dazu Abwesenheiten als Abwesend.
- Drei Detailgrade: Minimal, Mit Namen des Mitglieds, Voll.
- Krankheit, IBAN, Mitgliedsnummer und Kontaktdaten gehen nie in einen fremden Kalender.
- Link jederzeit neu erzeugen oder deaktivieren; der Inhaber kann ein Abo in der Personalakte abschalten.
- Unter Meine Zeiten die eigene Zeiterfassung vom Check-in-Gerät zum Nachsehen.
Funktionen
Termin-Mails an Mitarbeitende
Wenn du im Kalender einen Eintrag anlegst, änderst oder löschst und der Haken Mitarbeiter über die Terminzuweisung informieren gesetzt ist, bekommt der eingeteilte Mitarbeiter eine Mail.
| Anlass | Betreff | Inhalt |
|---|---|---|
| Neuer Eintrag oder Mitarbeiter neu eingeteilt | Neuer Termin: …, Datum | Was, Wann, Wo, Links für Google und Apple/Outlook, Kalenderdatei im Anhang |
| Datum, Zeit, Bereich, Titel, Anlass, Notiz oder Mitglied geändert | Termin geändert: …, Datum | Wie oben; der Anhang aktualisiert den Termin im Kalender |
| Eintrag gelöscht oder einem anderen Mitarbeiter gegeben | Termin abgesagt: …, Datum | Der Anhang nimmt den Termin aus dem Kalender wieder heraus |
| Serie angelegt oder ab einem Tag gelöscht | Eine Mail je Mitarbeiter | Alle Termine der Serie im Anhang und als Liste der Daten |
Ändert sich nur etwas, das im Kalender des Mitarbeiters nicht zu sehen ist (zum Beispiel die Zahl der Anmeldungen zu einem Kurs), geht keine Mail raus.
In jeder Mail steht ein Link In Abomat öffnen, der auf den Tag im Kalender führt. Liegt der Termin in einer Woche, die noch nicht veröffentlicht ist, steht in der Mail ein Hinweis, dass er sich noch ändern kann. Der Link Zu Apple Kalender / Outlook hinzufügen funktioniert ohne Anmeldung, 30 Tage lang und nur, solange der Termin noch diesem Mitarbeiter gehört.
Wann eine Mail rausgeht:
- Im Dialog entscheidet der Haken. Vorbelegt ist er nach der Vorgabe des Unternehmens.
- Beim Zuweisen einer offenen Schicht, beim Ziehen und beim Setzen einer Vorlage gibt es keinen Dialog. Dort gilt die Vorgabe des Unternehmens.
- Vorwoche übernehmen und Aus Arbeitszeiten füllen schicken nie Mails.
- Beispiel-Mitarbeiter aus Beispieldaten und Benutzer ohne E-Mail-Adresse bekommen keine Mail.
Ob eine Mail verschickt wurde oder nicht ging, steht im Verlauf des Termins. Die Texte der drei Mails Einteilung: neuer Termin, Einteilung: Termin geändert und Einteilung: Termin abgesagt findest du unter Mails im Modul Kalender.
Mein Kalender: das persönliche Kalender-Abo
Jeder Benutzer findet Mein Kalender unten in der Seitenleiste unter seinem Namen. Dafür braucht er kein Recht auf den Kalender.
Link erzeugen und abonnieren
- Klicke Kalender-Link erzeugen.
- Oben erscheinen zwei Links: Link für Google und Outlook und Link für Apple (iPhone, iPad, Mac). Mit Kopieren landet der Link in der Zwischenablage, Öffnen startet auf Apple-Geräten direkt das Abonnieren.
- Trage den Link in deinem Kalender ein (Anleitung steht rechts auf der Seite):
- Apple: auf dem iPhone beim Apple-Link Öffnen tippen und Abonnieren bestätigen. Von Hand: Einstellungen, Kalender, Accounts, Account hinzufügen, Andere, Kalenderabo hinzufügen, Link einfügen.
- Google Kalender: im Browser am Computer neben Weitere Kalender auf das Plus, Per URL, Link einfügen, Kalender hinzufügen.
- Outlook: Kalender hinzufügen, Aus dem Internet abonnieren, Link einfügen.
Der Link steht nur dieses eine Mal auf der Seite. Verlässt du die Seite, ist er nicht mehr abrufbar. Geht er verloren, erzeugst du einfach einen neuen.
Stand des Abos: Ist ein Abo eingerichtet, zeigt die Seite "verbunden seit …" und Zuletzt abgerufen …, … Abrufe bisher oder Noch nicht abgerufen.
Link neu erzeugen: Link neu erzeugen macht einen neuen Link. Der bisherige funktioniert sofort nicht mehr, du musst den Kalender mit dem neuen Link neu abonnieren. Das ist der richtige Weg, wenn der Link in falsche Hände geraten ist.
Link deaktivieren: Link deaktivieren schaltet das Abo ab. Abonnierte Kalender bekommen danach keine Termine mehr.
Meine Zeiten
Unten auf der Seite Mein Kalender steht Meine Zeiten: dein Kommen und Gehen am Check-in-Gerät mit deiner Karte, je Monat mit Summe, Ist je Woche gegen das Soll aus deinem Wochenplan und jedem einzelnen Eintrag. Ändern kannst du hier nichts. Stimmt etwas nicht, korrigiert der Inhaber es in deiner Personalakte (siehe Benutzer und Mitarbeiter).
Was im Abo steht
- Alle Schichten, Kurse, Termine und buchbaren Termine, die dir zugewiesen sind, an allen Standorten deines Unternehmens.
- Nur aus veröffentlichten Wochen. Einträge in einer Entwurfswoche erscheinen erst, wenn der Inhaber die Woche veröffentlicht.
- Von 30 Tagen zurück bis 12 Monate voraus.
- Deine Abwesenheiten als ganztägiger Termin Abwesend, ohne Grund. Krankheit steht nie im Abo.
- Als Ort Standort und Bereich, in der Beschreibung ein Link In Abomat öffnen.
- Der Kalender heißt in deiner App Abomat, Vorname.
Neue, geänderte und gelöschte Einträge kommen beim nächsten Abruf von selbst mit. Abomat bittet die Kalender, alle 15 Minuten nachzufragen. Apple hält sich daran, Google aktualisiert Abos nur alle paar Stunden, manchmal erst nach einem Tag. Kurzfristige Änderungen siehst du deshalb zuverlässiger in der Termin-Mail.
Abo als Inhaber abschalten
In der Personalakte eines Mitarbeiters (Einstellungen > Benutzer und Mitarbeiter, dann der Mitarbeiter) steht der Abschnitt Kalender-Abo. Der Inhaber sieht dort, ob ein Abo besteht, seit wann und wann es zuletzt abgerufen wurde, und kann es mit Link deaktivieren abschalten. Den Link selbst sieht er nicht und kann auch keinen für andere erzeugen. Das macht jeder Mitarbeiter selbst unter Mein Kalender.
Einstellungen und Optionen
Die Vorgaben stellt der Inhaber unter Einstellungen > Benutzer und Mitarbeiter im Abschnitt Kalender der Mitarbeiter ein (siehe Einstellungen Benutzer und Mitarbeiter).
Mitarbeiter standardmäßig über Terminzuweisungen informieren
Wirkung: Setzt den Haken Mitarbeiter über die Terminzuweisung informieren im Termindialog vor. Gilt außerdem beim Zuweisen offener Schichten, beim Verschieben und beim Setzen einer Vorlage, wo es keinen Haken gibt. Ist die Vorgabe aus, gehen dort keine Mails raus.
Standard: aus.
Detailgrad in externen Kalendern
Wirkung: Legt fest, was in Mails und im Abo über einen Eintrag steht. Gilt für alle Mitarbeitenden gleich, und eine Änderung wirkt beim nächsten Abruf des Abos auch auf schon vorhandene Termine.
| Detailgrad | Schicht | Kurs, Buchbarer Termin | Termin | Notiz |
|---|---|---|---|---|
| Minimal | Schicht: Bereich | Kurs: Kursname | Termin: Anlass, ohne Anlass Termin: Bereich | nein |
| Mit Namen des Mitglieds | wie Minimal | wie Minimal | wie Minimal, dazu "mit Vorname Nachname" des Mitglieds | nein |
| Voll | wie Minimal | wie Minimal | Termin: Titel, dazu der Name des Mitglieds | ja |
Bei Mit Namen des Mitglieds und Voll zeigt die Seite einen Hinweis: Die Daten gehen an den Kalenderdienst des Mitarbeiters (zum Beispiel Google oder Apple) und gehören in eure Datenschutzdokumentation. Bei Voll geht ungefiltert mit, was in Titel und Notiz steht, auch Hinweise zur Gesundheit.
Standard: Minimal.
Unter Mein Kalender sieht jeder Mitarbeiter, welcher Detailgrad in seinem Unternehmen gilt.
Zusammenhänge
- Kalender: Einträge anlegen, Wochen veröffentlichen, der Haken für die Termin-Mail und das Feld Anlass bei Terminen.
- Mails: Texte der Einteilungs-Mails anpassen.
- Einstellungen Benutzer und Mitarbeiter: Vorgabe für Mails, Detailgrad, Abo eines Mitarbeiters abschalten.
Häufige Fragen
Gut zu wissen
- Termin-Mails gehen auch für Termine in Entwurfswochen raus, das Abo zeigt diese Termine aber erst nach dem Veröffentlichen.
- Abwesenheiten kommen nur über das Abo in den Kalender, nicht per Mail.
- Damit Termine bei Minimal aussagekräftig sind, wähle im Termindialog einen Anlass (Probetermin, Einweisung, Vertragsgespräch, Beratung, Planbesprechung, Sonstiges). Der Anlass enthält nie einen Namen.
- Der Link In Abomat öffnen führt in die App und verlangt eine Anmeldung.
- Ein Mitarbeiter hat immer höchstens einen gültigen Link. Wird das Unternehmen gesperrt, liefern alle Abos keine Termine mehr.
- Termine, die von einem Mitarbeiter zu einem anderen wandern, verschwinden beim nächsten Abruf aus dem Abo des bisherigen.