Grundlagen

Auf einen Blick

Funktionen

Anmelden

Du meldest dich auf der Seite Anmelden mit deiner E-Mail-Adresse und deinem Passwort an.

1. E-Mail und Passwort eingeben.
2. Wenn du auf diesem Gerät angemeldet bleiben möchtest, Angemeldet bleiben anhaken.
3. Anmelden klicken. Du landest auf der Übersicht.

Stimmen E-Mail oder Passwort nicht, erscheint "E-Mail oder Passwort stimmt nicht.". Abomat sagt dabei bewusst nicht, welche der beiden Angaben falsch war.

Woher dein Zugang kommt:

• Inhaber eines neuen Unternehmens: über den Einladungslink von Abomat. Dort legst du dein Passwort selbst fest (siehe Einrichtung).
• Testzugang: über den Link aus der Mail Dein Abomat-Testzugang. Dort setzt du dein Passwort (siehe Abomat-Tarif und Testphase).
• Mitarbeitende: Der Inhaber legt den Zugang unter Einstellungen > Benutzer und Mitarbeiter mit Benutzer anlegen an und vergibt ein Startpasswort mit mindestens 10 Zeichen. Abomat verschickt dabei keine Mail: Der Inhaber teilt das Passwort persönlich mit (siehe Benutzer und Mitarbeiter).

Abmelden

Unten in der Seitenleiste steht Abmelden. Ein Klick beendet deine Sitzung, du landest wieder auf der Anmeldeseite. Melde dich an gemeinsam genutzten Geräten (Empfang, Tablet) immer ab, wenn du gehst.

Aufbau der Oberfläche

Seitenleiste links. Oben steht das Logo von Abomat (ein Klick führt zur Übersicht) und darunter der Name deines Unternehmens. Darunter folgt das Hauptmenü. Abgesetzt darunter stehen Plugins und Einstellungen. Ganz unten stehen:

• der Name deines Unternehmens (ein Klick öffnet die Einstellungen),
• dein Name und deine Rolle (Inhaber oder Mitarbeiter),
• Mein Kalender,
• Abmelden,
• der Hinweis Nur Lesen: …, wenn du im geöffneten Bereich nichts ändern darfst.

Oben rechts über dem Inhalt stehen, je nach Lage:

• der Balken Einrichtung mit Fortschritt (3 von 10) oder der schlichte Link Einrichtung (nur für Inhaber, siehe Einrichtung),
• Links mit den Adressen, die du oft brauchst: die Angebotsseite (öffnen oder kopieren), der Tablet-Abschluss mit QR-Code (nur wenn du Verträge oder Mitglieder bearbeiten darfst, siehe Digitaler Abschluss) und der Login in den Mitgliederbereich, wenn er eingerichtet ist (siehe Mitgliederbereich),
• Manuell entsperren, wenn das Plugin Check-in installiert ist und du eine Tür entsperren darfst (siehe Check-in).

Hinweisleisten über dem Inhalt:

• In der Testphase: "Deine Testphase läuft noch … Tage." mit dem Knopf Tarif wählen (Knopf nur für Inhaber).
• Während einer geführten Einrichtung: die Leiste mit dem, was auf dieser Seite zu tun ist.

Unten rechts schwebt der Knopf Hilfe (nur für Inhaber, siehe Hilfe und Support).

Auf dem Handy steht oben nur eine schmale Leiste mit Logo, Unternehmen und dem Menü-Knopf (drei Striche). Ein Tipp darauf klappt das ganze Menü auf: Hauptmenü, Plugins, Einstellungen und darunter Unternehmen, Name, Mein Kalender und Abmelden. Ein zweiter Tipp (jetzt ein X) klappt es wieder zu.

In den Erscheinungsbildern Klartext und Desktop stehen Konto, Hilfe, Mein Kalender und Abmelden in einer Leiste oben über die ganze Breite, siehe Darstellung.

Das Hauptmenü

Die Reihenfolge im Menü und was dahinter steht:

Unterpunkte stehen nur im gerade geöffneten Bereich, damit die Seitenleiste ruhig bleibt. Ein Bereich, für den du kein Leserecht hast, fehlt im Menü ganz.

Reiter in den Einstellungen: Unternehmen und Gläubiger, Darstellung, Benutzer und Mitarbeiter, Standorte, Datenschutz, für Inhaber zusätzlich Datenimport, Zahlarten, Buchhaltung, mit dem Plugin EBICS Bank (EBICS) und, wenn dein Unternehmen über Abomat abgerechnet wird, Abomat-Tarif. Die Einzelheiten stehen in den Kapiteln Unternehmen und Gläubiger, Darstellung, Benutzer und Mitarbeiter, Standorte, Datenschutz, Datenimport, Zahlarten, Buchhaltung und DATEV-Export, Bank (EBICS) und Abomat-Tarif und Testphase.

Mein Kalender

Mein Kalender unten in der Seitenleiste steht jedem Benutzer offen, unabhängig von seinen Rechten. Dort verbindest du deinen privaten Kalender mit Abomat.

1. Kalender-Link erzeugen klicken.
2. Abomat zeigt zwei Links: einen für Google und Outlook, einen für Apple (iPhone, iPad, Mac). Mit Kopieren übernimmst du ihn, mit Öffnen abonnierst du ihn auf dem iPhone direkt.
3. Den Link in deinem Kalenderprogramm abonnieren. Die Seite erklärt die Schritte für Apple, Google Kalender und Outlook.

Was im Abo steht:

• deine Schichten, Kurse und Termine aus veröffentlichten Wochen, 30 Tage zurück bis 12 Monate voraus,
• deine Abwesenheiten als Abwesend.

Wie viel zu einem Termin im Abo steht, legt dein Unternehmen fest: Minimal (nur Art und Anlass), Mit Namen des Mitglieds oder Voll (Titel und Notiz wie in Abomat). Die Seite zeigt dir die gewählte Stufe.

Der Link steht nur direkt nach dem Erzeugen auf der Seite. Wer ihn kennt, sieht deine Termine: Gib ihn nicht weiter. Geht er verloren, erzeugst du mit Link neu erzeugen einen neuen; der alte funktioniert dann sofort nicht mehr und du musst neu abonnieren. Link deaktivieren beendet das Abo ganz. Nach dem Verbinden siehst du, seit wann das Abo besteht und wann dein Kalender zuletzt nachgefragt hat.

Der Inhaber sieht in der Akte des Mitarbeiters nur, ob ein Abo besteht und wann es zuletzt abgerufen wurde, nicht den Link selbst. Er kann es dort abschalten.

Rollen: Inhaber und Mitarbeiter

Jeder Benutzer hat eine von zwei Rollen. Ein Unternehmen kann mehrere Inhaber haben.

Inhaber dürfen in allen Modulen alles. Nur Inhaber:

• ändern Einstellungen, legen Benutzer an und vergeben Rechte,
• gestalten die Vertragsdokumente,
• sehen die Reiter Datenimport, Zahlarten, Buchhaltung, Bank (EBICS) (mit dem Plugin EBICS) und Abomat-Tarif,
• öffnen die Einrichtung und buchen Abomat aus der Testphase,
• stellen Fragen an Abomat über Hilfe,
• berechnen die Zahlen der Übersicht von Hand neu,
• nehmen auf der Pinnwand auch Notizen anderer ab,
• bekommen die geführten Touren beim ersten Besuch von selbst gezeigt.

Mitarbeiter dürfen, was ihnen der Inhaber je Modul erlaubt. Dazu kommen Einzelrechte für heikle Handgriffe (siehe unten).

Rechte je Modul

Der Inhaber vergibt die Rechte in der Akte des Mitarbeiters unter Einstellungen > Benutzer und Mitarbeiter, Abschnitt Rechte, mit Rechte speichern. Für jedes Modul gibt es drei Stufen:

Die Module und was zu ihnen gehört:

Standard: Hat der Inhaber für einen Mitarbeiter nichts festgelegt, darf der Mitarbeiter in allen Modulen bearbeiten, in den Einstellungen nur lesen.

Einzelrechte (unter Datenschutz im selben Abschnitt, je ein Haken): Gesperrte Akten einsehen, Datenauskunft erstellen, Löschanfragen bearbeiten, Datenschutz-Einstellungen ändern, Rechtsstreit markieren, Mitglieder- und Vertragsdaten exportieren, Reports ansehen und Finanz-Reports und Buchhaltungsexport. Ohne diese Haken darf ein Mitarbeiter den jeweiligen Handgriff nicht, auch wenn er das Modul bearbeiten darf. Der Inhaber hat alle Einzelrechte. Was sie im Einzelnen erlauben, steht in Benutzer und Mitarbeiter und Datenschutz.

Anzeige Nur Lesen

Öffnest du einen Bereich, in dem du nur lesen darfst, steht unten in der Seitenleiste Nur Lesen: mit dem Namen des Moduls, zum Beispiel Nur Lesen: Einstellungen. Fährst du mit der Maus darüber, erscheint "Du kannst hier alles sehen, aber nichts ändern."

Knöpfe zum Ändern sind dabei oft weiter sichtbar. Klickst du einen davon, führt Abomat die Änderung nicht aus und meldet, dass dir das Recht Bearbeiten für dieses Modul fehlt.

Geführte Touren

Einige Seiten haben eine kurze Führung, die Schritt für Schritt auf die wichtigsten Stellen zeigt:

So funktionieren sie:

• Für Inhaber startet jede Tour beim ersten Besuch der Seite einmal von selbst.
• Mitarbeitende starten sie von Hand.
• Mit dem Knopf Tour oben rechts auf der Seite startest du sie jederzeit erneut.
• Eine Tour, die du zu Ende gesehen oder übersprungen hast, startet nicht mehr von selbst.
• Unter Einstellungen > Unternehmen und Gläubiger, Abschnitt Geführte Touren, stellt der Inhaber mit Alle Touren zurücksetzen alle seine Touren wieder auf Anfang. Sie starten dann beim nächsten Besuch der Seiten erneut.

In der Testphase beginnt die Tour der Übersicht mit einem zusätzlichen Schritt Das ist dein Testzugang.

Standorte

Hat dein Unternehmen mehrere Standorte, gibt es keine Umschaltung zwischen ihnen. Was du siehst, hängt von den Standorten ab, die dir der Inhaber zugewiesen hat:

• Der Inhaber sieht alle Standorte.
• Ein Mitarbeiter sieht in der Mitgliederliste, in den Reports und bei Gerade eingecheckt nur die Mitglieder seiner Standorte. Ohne zugewiesenen Standort sieht er dort keine.
• Hat das Unternehmen nur einen Standort, gibt es nichts einzuschränken.

Zugewiesen werden Standorte in der Akte des Mitarbeiters unter Einsatz (siehe Benutzer und Mitarbeiter und Standorte).

Zusammenhänge

• Die Rechte entscheiden, welche Menüpunkte jemand sieht und ob er ändern darf. Vergeben werden sie in Benutzer und Mitarbeiter.
• Der Punkt Reports erscheint nur mit einem der beiden Report-Rechte (siehe Reports).
• Die Menüpunkte Check-in und Trainingsplan erscheinen erst, wenn das jeweilige Plugin installiert ist (siehe Plugins).
• Mein Kalender zeigt die Termine aus dem Kalender.
• Die Einrichtung und die Testphase sind in Einrichtung und Abomat-Tarif und Testphase beschrieben.

Häufige Fragen

Gut zu wissen