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Vertragsvorlagen
Eine Vertragsvorlage ist dein Tarif: Die Vorlage legt fest, was ein Vertrag kostet, wie lange er läuft, wie er endet, was er enthält und wie er online angeboten wird. Jeder neue Vertrag übernimmt beim Abschluss die Konditionen seiner Vorlage. Spätere Änderungen an der Vorlage wirken deshalb nur auf neue Abschlüsse, nie auf bestehende Verträge.
- Wo in Abomat
- Verträge > Vertragsvorlagen
- Wer darf das
- Inhaber, Mitarbeitende mit Recht auf "Verträge" (Lesen oder Bearbeiten); "Auf Standard zurücksetzen" im Vertragstext nur Inhaber
Auf einen Blick
- Drei Arten: Hauptvertrag (Mitgliedschaft), Zusatzvertrag (hängt an einem Hauptvertrag) und Einmalzahlung (Kurs, Workshop, Zehnerkarte).
- Beitrag mit Intervall von wöchentlich bis jährlich, Startgebühr und eigener Umsatzsteuersatz.
- Mindestlaufzeit, Kündigungsfrist und Verlängerung (unbestimmt, feste Zeit, Wechsel in eine andere Vorlage oder gar nicht), mit Hinweis zu den Regeln für Verbraucher.
- Erlaubte Starttage, an denen Verträge beginnen und eingezogen werden.
- Leistungen, Pflicht-Zusatzverträge und Upgrades je Vorlage.
- Beschränkungen: Nutzungszeit, Standorte für den Check-in, Mindestalter und Check-in-Kontingent.
- Vertragstext mit Platzhaltern, Zahlarten, öffentlicher Abschluss-Link und Darstellung auf der Angebotsseite.
- Gesamtpreis der Erstlaufzeit wird automatisch berechnet und angezeigt.
Funktionen
Vorlagenliste
Unter Verträge > Vertragsvorlagen stehen deine Vorlagen in drei Tabellen: Hauptverträge, Zusatzverträge und Einmalzahlungen. Aktive Vorlagen stehen oben, inaktive sind ausgegraut.
Spalten: Name, Beitrag mit Intervall, Start (Startgebühr), Laufzeit, Frist / Kontingent (Kündigungsfrist, bei Einmalzahlungen das Kontingent oder "einmalig"), Zahl der Verträge, Angebot (Platz auf der Angebotsseite, falls öffentlich) und Status.
Aktionen je Zeile:
- Stift: Vorlage bearbeiten.
- Dokument (nur Inhaber): Vertragsdokument der Vorlage gestalten.
- Pause bzw. Start: Vorlage deaktivieren oder wieder aktivieren.
Vorlage anlegen
- Klicke Vorlage anlegen.
- Gib einen Name ein (zum Beispiel Flex 12 Monate) und wähle die Art.
- Fülle die Bereiche Konditionen und Laufzeit, Leistungsumfang, Beschränkungen und Darstellung aus. Die Knöpfe oben springen direkt dorthin.
- Klicke Vorlage anlegen.
Beim Anlegen füllt Abomat den Vertragstext mit Standard-Abschnitten vor: Vertragsgegenstand, Beiträge und Zahlung, Laufzeit und Kündigung, Ruhezeiten, Schlussbestimmungen. Danach öffnet sich die Vorlage zum Bearbeiten, und du kannst den Text anpassen.
Vorlage bearbeiten
Ein Klick auf den Namen öffnet die Vorlage. Wird sie schon von Verträgen genutzt, steht oben: "Diese Vorlage wird von bestehenden Verträgen genutzt. Änderungen gelten nur für neue Abschlüsse." Mit "Vorlage speichern" übernimmst du die Änderungen. Jede Änderung steht im Verlauf.
Ausnahmen, die sofort auch für laufende Verträge gelten:
- die gewählte Nutzungszeit, wenn du ihre Zeiten unter Leistungen änderst,
- die Standorte unter Multistudio Check-in,
- die Personenzahl, wenn du "Auch für laufende Verträge dieser Vorlage übernehmen" anhakst.
Vorlage deaktivieren
Eine deaktivierte Vorlage lässt sich nicht mehr für neue Verträge wählen, weder in der Akte noch beim Vertragswechsel noch als Ziel einer Verlängerung. Bestehende Verträge laufen unverändert weiter. Ist eine deaktivierte Zusatzvorlage als Pflicht-Zusatzvertrag einer Hauptvorlage eingetragen, scheitert der Abschluss dieser Hauptvorlage mit einem Hinweis, bis du die Zuordnung prüfst. Löschen lassen sich Vorlagen nicht.
Vertragstext
Im Bereich Darstellung steht der Vertragstext. Seine Abschnitte erscheinen in dieser Reihenfolge im Vertrags-PDF, nach dem automatisch erzeugten Konditionsblock. AGB, Datenschutzhinweise und Widerrufsbelehrung stehen nicht hier, sondern zentral im Vertragsdokument.
- Abschnitt hinzufügen: Überschrift und Text. Leerzeilen trennen Absätze.
- Bearbeiten, Löschen, Pfeile nach oben und unten zum Umsortieren.
- Vorschau mit Beispieldaten ersetzt die Platzhalter durch Beispielwerte, Platzhalter zeigen schaltet zurück.
- Auf Standard zurücksetzen (nur Inhaber) ersetzt alle Abschnitte durch die Standardabschnitte von Abomat. Eigene Texte dieser Vorlage gehen dabei verloren.
Platzhalter schreibst du in doppelten geschweiften Klammern, zum Beispiel `{{vorname}}`. Verfügbar sind:
| Platzhalter | Wird ersetzt durch |
|---|---|
| `{{vorname}}`, `{{nachname}}` | Vor- und Nachname des Mitglieds |
| `{{mitgliedsnummer}}` | Mitgliedsnummer |
| `{{vertragsbeginn}}`, `{{nutzungsbeginn}}` | Vertragsbeginn und Nutzungsbeginn |
| `{{beitrag}}`, `{{intervall}}` | Beitrag (z.B. 39,90 €) und Zahlungsintervall (z.B. monatlich) |
| `{{startgebuehr}}` | Startgebühr |
| `{{mindestlaufzeit}}`, `{{kuendigungsfrist}}` | z.B. 12 Monate, 1 Monat |
| `{{verlaengerung}}` | z.B. "auf unbestimmte Zeit" |
| `{{clubname}}`, `{{clubadresse}}`, `{{clubemail}}` | Rechtlicher Name, Anschrift und E-Mail-Adresse deines Unternehmens |
Unbekannte Platzhalter bleiben im Text stehen und werden unter dem Abschnitt als Unbekannte Platzhalter angezeigt.
Gesamtpreis der Erstlaufzeit
Nach dem ersten Speichern zeigt die Vorlage den Gesamtpreis der Erstlaufzeit mit allen Positionen. Diese Angabe schreibt die Preisangabenverordnung vor. Abomat erzeugt sie automatisch auf der Angebotsseite, im Abschluss und im Vertrags-PDF. Der Gesamtpreis ist die Summe aller Forderungen bis zum Ende der Mindestlaufzeit, einschließlich Startgebühr und Pflicht-Zusatzverträgen. Du musst nichts tun, hier kannst du nachrechnen.
Einstellungen und Optionen
Kopf
| Option | Wirkung | Standard |
|---|---|---|
| Name | Name des Tarifs in Akte, Liste, Angebotsseite, Mails und PDF. Höchstens 100 Zeichen. | leer |
| Art | Hauptvertrag: kann allein abgeschlossen werden. Zusatzvertrag: hängt immer an einem Hauptvertrag. Einmalzahlung: wird genau einmal berechnet, verlängert sich nie und wird nicht gekündigt. Die Art bestimmt, welche Felder es gibt. | Hauptvertrag |
Beitrag bzw. Preis und Fälligkeit
| Option | Wirkung | Standard |
|---|---|---|
| Beitrag in € bzw. Preis in € | Betrag je Periode (bei Einmalzahlungen der einmalige Preis). Höchstens 10.000 €. | leer |
| Intervall | Wie oft der Beitrag fällig wird: wöchentlich, alle zwei Wochen, alle vier Wochen, monatlich, quartalsweise, halbjährlich oder jährlich. Bestimmt auch die Länge einer Beitragsperiode für Ruhezeit, Kündigung und anteilige Beträge. Nicht bei Einmalzahlungen. | monatlich |
| Startgebühr in € | Nur Hauptvertrag. Einmalige Forderung, fällig zum Vertragsbeginn. 0 heißt keine. | 0,00 |
| Umsatzsteuer | 19 %, 7 % oder steuerfrei (0 %). Leer heißt: Standard deines Unternehmens. Wirkt auf die Buchungen und Finanz-Reports. | wie Club |
| Läuft in Ruhezeiten des Hauptvertrags weiter | Nur Zusatzvertrag. Bei einer Ruhezeit des Hauptvertrags werden die Forderungen dieses Zusatzvertrags nicht verschoben und seine Laufzeit nicht verlängert. Gedacht für Vereinsgebühren oder Pauschalen. | aus |
| Berechnung erst nach Monaten | Nur Zusatzvertrag. Der Zusatzvertrag kostet erst ab so vielen Monaten nach Vertragsbeginn, die erste Periode anteilig. 0 heißt ab Beginn. Er endet trotzdem mit dem Hauptvertrag. Höchstens 24. | 0 |
| Fällig | Nur Einmalzahlung: "sofort mit dem Abschluss", "nach einer Frist" (dann Tage nach Abschluss, 0 bis 365) oder "zu einem festen Termin" (dann Fällig am, etwa der Kursbeginn). | sofort mit dem Abschluss |
Das Intervall "täglich" gibt es nur noch für Vorlagen, die schon so angelegt waren.
Laufzeit und Kündigung (bei Einmalzahlungen: Gültigkeit)
| Option | Wirkung | Standard |
|---|---|---|
| Mindestlaufzeit und Einheit | Wie lange der Vertrag mindestens läuft, in Tagen, Wochen, Monaten oder Jahren. Höchstens 24 Monate (oder entsprechend). Bei Einmalzahlungen: wie lange die gekaufte Leistung gilt, danach endet der Vertrag von selbst. | 12 Monate |
| Kündigungsfrist und Einheit | Frist ab Eingang der Kündigung, 0 bis 52 Einheiten. Gibt es nur, wenn sich der Vertrag verlängert. | 1 Monat |
| Verlängerung auf unbestimmte Zeit (BGB-konform, empfohlen) | Nach der Mindestlaufzeit läuft der Vertrag weiter und ist jeweils mit der Frist zum Ende einer Beitragsperiode kündbar. | an |
| Ohne Verlängerung | Der Vertrag endet mit Ablauf der Mindestlaufzeit, ganz ohne Kündigung. Eine Kündigungsfrist gibt es dann nicht. | aus |
| Verlängerung um eine feste Zeit | Erscheint, wenn die unbestimmte Verlängerung abgeschaltet ist. Der Vertrag verlängert sich jeweils um Verlängerung um (z.B. 6 Monate) und ist zum Ende einer solchen Periode kündbar. | |
| Verlängerung auf eine andere Vertragsvorlage | Nur Hauptvertrag. Unter Vorlage nach der Mindestlaufzeit wählst du eine aktive Hauptvorlage. Am Tag nach der Mindestlaufzeit wechselt der Vertrag automatisch in diese Vorlage, mit deren Konditionen und eigener Mindestlaufzeit. Ist der Vertrag vorher gekündigt, gibt es keinen Wechsel. | |
| Erlaubte Starttage | Tage im Monat, an denen ein Vertrag beginnen kann, kommagetrennt, 1 bis 28 (z.B. 1, 15). Der Vertragsbeginn ist immer der nächste erlaubte Tag am oder nach dem Nutzungsbeginn, und er ist zugleich der Einzugstag. | 1, 15 |
| Mandatstext-Version | Version des SEPA-Mandatstexts, dem das Mitglied beim Abschluss zustimmt. Normalerweise unverändert lassen. | v1 |
Hinweis zu § 309 Nr. 9 BGB: Verlängert sich der Vertrag um eine feste Zeit oder ist die Kündigungsfrist länger als ein Monat, erscheint ein Hinweis: Gegenüber Verbrauchern ist nach der Mindestlaufzeit nur eine Verlängerung auf unbestimmte Zeit mit höchstens einem Monat Frist erlaubt. Speichern kannst du erst, wenn du bestätigst: "Die Vorlage richtet sich nur an Unternehmer, oder ich habe die Regel für Verbraucher geprüft."
Hinweis Laufzeit und Zahlweise passen nicht zusammen: Erscheint, wenn die Mindestlaufzeit (oder die feste Verlängerung) kein volles Vielfaches des Intervalls ist, etwa 12 Monate bei vierwöchentlicher Zahlweise. Speichern ist trotzdem möglich. Glatt wird es, wenn Laufzeit und Zahlweise dieselbe Einheit haben.
Wechsel möglich nach
Nur bei Hauptverträgen. Hier hakst du an, in welche anderen Vorlagen Mitglieder mit dieser Vorlage im Mitgliederbereich selbst wechseln dürfen. Zur Auswahl stehen alle anderen aktiven Hauptvorlagen mit ihrem Beitrag im Monat.
- Erlaubt sind nur Ziele mit mindestens gleichem Monatsbeitrag. Ein günstigeres Ziel lehnt Abomat beim Speichern ab.
- Der Wechsel gilt zum nächsten Monatsersten, die Mindestlaufzeit beginnt neu.
- Wirksam wird das nur, wenn unter Mitglieder > Mitgliederbereich auch Vertrag wechseln freigegeben ist.
- Ohne Haken gibt es für diese Vorlage keinen Wechsel im Mitgliederbereich. In der Vertragsakte kann das Team weiterhin in jede Vorlage wechseln.
Leistungsumfang
| Option | Wirkung | Standard |
|---|---|---|
| Leistung "enthalten" | Der Vertrag deckt die Leistung ab. Die Leistung wird bei der Aktivierung in den Vertrag kopiert und zählt dann für Check-in und Automatisierungen. | aus |
| Leistung "anzeigen" | Die Leistung erscheint auf der Angebotskarte. Ist sie nicht enthalten, steht sie dort ausgegraut als Hinweis auf einen anderen Tarif. "enthalten" ohne "anzeigen" heißt: gilt, wird aber nicht beworben. | aus |
| Zusatzvertrag Pflicht | Nur Hauptvertrag. Der Zusatzvertrag entsteht bei jedem Abschluss automatisch mit, zum Beispiel eine Servicepauschale. Er zählt im Gesamtpreis mit. | aus |
| Zusatzvertrag Upgrade | Nur Hauptvertrag. Der Zusatzvertrag ist nicht dabei, kann aber später in der Vertragsakte zum laufenden Vertrag dazugebucht werden. | aus |
| Personen je Vertrag | Nicht bei Zusatzverträgen. Wie viele Personen den Vertrag nutzen dürfen, den Inhaber eingerechnet (1 bis 10). Ab 2 trägst du in der Akte des Inhabers Mitnutzer ein, etwa Kinder: mit eigenen Stammdaten und Karte, aber ohne eigenen Vertrag. Bezahlt wird immer über den Inhaber. | 1 |
| "Auch für laufende Verträge dieser Vorlage übernehmen" | Erscheint, wenn es schon Verträge gibt. Beim Speichern bekommt jeder laufende Vertrag die neue Personenzahl, aber nie weniger, als ihn schon Personen nutzen. Die Änderung steht im Verlauf jedes Vertrags. | aus |
Die Leistungen selbst legst du unter Leistungen an. Zusatzverträge, die hier auftauchen sollen, sind Vorlagen der Art Zusatzvertrag.
Beschränkungen
| Option | Wirkung | Standard |
|---|---|---|
| Nutzungszeit | Wann der Tarif genutzt werden darf, zum Beispiel nur vormittags. Ohne Auswahl gilt Zu allen Öffnungszeiten. Die Zeiten pflegst du unter Leistungen; ändern sie sich dort, gilt das sofort auch in den Verträgen. Am einzelnen Vertrag lässt sich eine andere Nutzungszeit wählen. | Zu allen Öffnungszeiten |
| Multistudio Check-in | Erscheint nur, wenn dein Unternehmen mehr als einen aktiven Standort hat. Hier wählst du, an welchen Standorten Mitglieder mit diesem Vertrag zusätzlich zu ihrem eigenen einchecken dürfen. Ohne Auswahl nur am eigenen Standort. Gilt sofort auch für laufende Verträge. | Nur am eigenen Standort |
| Mindestalter in Jahren | Geprüft beim Abschluss, online wie in der Akte. Ist das Mitglied jünger, lässt sich der Vertrag nicht anlegen. Leer heißt keine Grenze. | leer |
| Check-in-Kontingent: Anzahl und Bezug | Wie oft der Vertrag genutzt werden darf, zum Beispiel 10 "für die ganze Laufzeit" (Zehnerkarte) oder 2 "pro Woche". Bezug: pro Woche, pro Monat, pro Jahr oder für die ganze Laufzeit. Je Tag zählt höchstens ein Punkt. Leer heißt unbegrenzt. Das Kontingent wird beim Abschluss in den Vertrag übernommen. | leer, pro Woche |
Wie Nutzungszeit, Standorte und Kontingent beim Einlass geprüft werden, steht im Kapitel Check-in.
Darstellung
Im Formular steht der Bereich Darstellung mit Zahlarten, Online-Abschluss und Darstellung auf der Angebotsseite vor dem Vertragstext.
| Option | Wirkung | Standard |
|---|---|---|
| Zahlarten | Nicht bei Zusatzverträgen. Was Kunden bei dieser Vorlage wählen können. Laufende Verträge: SEPA-Lastschrift, Überweisung, Zahlen vor Ort und, mit dem Plugin Rechnung, Rechnung ("Bekommt jeden Monat eine Rechnung aus dem Rechnungslauf und überweist selbst."). Einmalzahlungen: Überweisung, Zahlen vor Ort, PayPal (bezahlt direkt beim Abschluss). Sind mehrere angehakt, wählt der Kunde im Online-Abschluss; nach der IBAN fragt Abomat nur bei Lastschrift. Mindestens eine Zahlart ist Pflicht. | Lastschrift (Einmalzahlung: Zahlen vor Ort) |
| Öffentlichen Abschluss-Link aktivieren | Die Vorlage erscheint auf deiner Angebotsseite (oder nur am Tablet vor Ort, wenn du sie unter Verträge > Online-Abschluss auf Nur Tablet stellst, siehe Digitaler Abschluss) und bekommt einen dauerhaften Abschluss-Link zum Einbinden auf deiner Webseite (mit Kopieren). Ohne Haken lässt sie sich nur im Team abschließen oder per Einladung anbieten. | aus |
| Kurzbeschreibung | Text auf der Angebotskarte, höchstens 300 Zeichen. | leer |
| Produktbild | Nur Hauptvertrag. Bild auf der Angebotskarte: JPG, PNG oder WEBP, höchstens 5 MB, wird auf 1200 Pixel Breite verkleinert. Bild ersetzen und Bild entfernen stehen daneben. | kein Bild |
| Reihenfolge | Platz auf der Angebotsseite, kleinere Zahl steht weiter oben (0 bis 999). | 0 |
Hinweise unter den Zahlarten zeigen, wenn eine Zahlart gerade nicht wählbar ist: Lastschrift braucht eine Gläubiger-ID und die eingeschaltete Lastschrift unter Zahlarten, PayPal eine aktive Verbindung (siehe Plugin PayPal). Ohne Gläubiger-ID nimmt der Online-Abschluss keine Lastschrift an.
Zusammenhänge
- Verträge: Jeder Vertrag übernimmt beim Abschluss die Konditionen seiner Vorlage.
- Vertragsdokumente: Aussehen des Vertrags-PDFs, Rechtstexte, Logo und Unterschrift des Inhabers. Der Vertragstext der Vorlage erscheint dort im Baustein Vertragsbedingungen der Vorlage.
- Leistungen: Leistungen und Nutzungszeiten, die du hier zuordnest.
- Digitaler Abschluss: Angebotsseite, Abschlussseite und Pflichtfelder, auf denen öffentliche Vorlagen erscheinen.
- Check-in: Nutzungszeit, Standorte und Kontingent entscheiden über den Einlass.
- Einstellungen Standorte: Öffnungszeiten und Standorte für Nutzungszeit und Multistudio Check-in.
Häufige Fragen
Gut zu wissen
- Die Mindestlaufzeit ist auf 24 Monate begrenzt, in jeder Einheit.
- Starttage gehen nur von 1 bis 28, damit jeder Monat sie hat.
- Ein Zusatzvertrag hat keine eigene Personenzahl, kein Produktbild, keine Startgebühr und keine eigenen Zahlarten. Er teilt die Nutzer seines Hauptvertrags und wird zusammen mit ihm eingezogen.
- Eine Einmalzahlung hat kein Intervall, keine Startgebühr, keine Verlängerung und keine Kündigungsfrist.
- Den Vertragstext auf den Standard zurücksetzen und das Vertragsdokument gestalten kann nur der Inhaber.
- Bei mehr als einem Standort erscheint Multistudio Check-in. Mit nur einem Standort gibt es diese Option nicht.