Standorte

Auf einen Blick

Funktionen

Die Liste der Standorte

Die Liste zeigt je Standort Name, Kürzel, Öffnungszeiten, die Zahl der Bereiche und Besetzungsregeln und ob er aktiv oder stillgelegt ist. Mit Öffnen gelangst du auf die Seite des Standorts, mit dem Stift benennst du ihn um.

Standort anlegen

1. Klicke auf Standort anlegen (nur Inhaber).
2. Trage einen Name ein, zum Beispiel Nordbad (höchstens 60 Zeichen, nicht doppelt).
3. Lass "aktiv" angehakt.
4. Klicke auf Speichern.

Beim Anlegen bildet Abomat aus dem Namen ein dreistelliges Kürzel, zum Beispiel NOR. Es steht vor jeder Mitgliedsnummer dieses Hauses, etwa NOR-10100. Das Kürzel bleibt danach unverändert, auch wenn du den Standort umbenennst. So ändern sich Mitgliedsnummern nie.

Standort umbenennen oder stilllegen

Über den Stift in der Liste änderst du den Namen oder nimmst den Haken bei "aktiv" heraus. Stillgelegte Standorte tauchen im Arbeitsplan nicht mehr auf und zählen nicht mehr zu den Öffnungszeiten des Unternehmens. Ihre Mitglieder, Buchungen und ihre Geschichte in Reports bleiben erhalten.

Öffnungszeiten

Auf der Seite des Standorts stehen links die Öffnungszeiten.

1. Wähle je Zeile einen Wochentag und trage "öffnet" und "schließt" ein.
2. Mit Fenster hinzufügen kommt eine weitere Zeile dazu. Mehrere Fenster je Tag sind möglich, etwa 06:00 bis 13:00 und 15:00 bis 22:00.
3. Mit dem X entfernst du eine Zeile.
4. Klicke auf Öffnungszeiten speichern.

Ein Fenster muss später schließen, als es öffnet, und Fenster am selben Tag dürfen sich nicht überschneiden. Tage ohne Fenster gelten als geschlossen.

Was die Öffnungszeiten bewirken, steht unten unter Zusammenhänge.

Auslastung

Für den Report Auslastung legst du je Standort fest:

Gespeichert wird mit Speichern im Abschnitt.

Bereiche und Räume

Ein Ort an einem Standort kann ein Bereich für Schichten sein (etwa Tresen), ein Raum für Kurse (etwa Kursraum 1) oder beides.

1. Klicke auf Ort anlegen.
2. Trage einen Name ein, zum Beispiel Tresen, Lehrschwimmbecken oder Gerätefläche.
3. Hake "als Bereich für Schichten" und/oder "als Raum für Kurse" an. Mindestens eines muss gewählt sein.
4. Lass "aktiv" angehakt und klicke auf Speichern.

Zwei Kurse gleichzeitig im selben Raum weist der Plan ab. Ein Ort, der schon im Plan steht, lässt sich nicht löschen. Lege ihn stattdessen still (Haken "aktiv" heraus).

Schichtbereiche erscheinen in der Personalakte als Standardbereich, siehe Benutzer und Mitarbeiter.

Besetzung

Besetzungsregeln beschreiben, wer wann da sein muss, etwa "Tresen, Mo bis Fr, 06:00 bis 14:00, eine Person". Fehlt jemand, zeigt der Arbeitsplan an diesem Tag eine Lücke.

1. Klicke auf Regel anlegen.
2. Wähle die Fähigkeit: wer sie hat, kann die Stelle besetzen. Zur Auswahl stehen die aktiven Fähigkeiten aus dem Katalog unter Benutzer und Mitarbeiter.
3. Hake die Wochentage an (vorbelegt: Montag bis Freitag).
4. Trage Von, Bis und Personen (1 bis 20) ein.
5. Klicke auf Speichern.

Abomat legt je angehaktem Wochentag eine eigene Regel an. Beim Bearbeiten änderst du deshalb immer eine Regel für einen Tag. Stillgelegte Regeln bleiben in der Liste stehen, zählen aber nicht.

Einstellungen und Optionen

Zusammenhänge

Öffnungszeiten und Nutzungszeiten

Nutzungszeiten legen fest, wann ein Tarif genutzt werden darf, etwa Vormittags oder Wochenende. Du pflegst sie unter Leistungen und ordnest sie in der Vertragsvorlage zu. Jede Nutzungszeit muss innerhalb der Öffnungszeiten liegen. Bei mehreren Standorten zählt die Summe der Öffnungszeiten aller aktiven Standorte: was an einem Haus offen ist, darf auch genutzt werden. Eine Nutzungszeit an einem Tag, an dem kein Standort geöffnet hat, lehnt Abomat ab. Hast du noch keine Öffnungszeiten hinterlegt, prüft Abomat das nicht.

Check-in

Mit dem Plugin Check-in prüft Abomat bei jedem Einchecken:

• Öffnungszeiten: Ist das Gerät einem Standort zugeordnet, gelten dessen Öffnungszeiten, sonst die aller aktiven Standorte zusammen. Außerhalb wird der Check-in mit "geschlossen" abgewiesen. Hat der Standort keine Öffnungszeiten, wird nicht nach Öffnungszeit geprüft.
• Nutzungszeiten: Das Mitglied braucht einen laufenden Vertrag, dessen Nutzungszeit gerade gilt. Ein Vertrag ohne Nutzungszeit gilt während der Öffnungszeiten. Mehrere Verträge zählen zusammen.
• Standort: Ein Mitglied darf immer an seinem eigenen Standort einchecken. Weitere Standorte gibt die Vertragsvorlage unter Multistudio Check-in frei.

Es zählt die Ortszeit in Deutschland.

Kalender und Arbeitsplan

Die Öffnungszeiten geben den Rahmen der Tagesansicht vor. Bereiche, Räume und Besetzungsregeln bestimmen, welche Schichten gebraucht werden und wo Lücken sind. Mitarbeitende werden in ihrer Personalakte Standorten zugeordnet. Siehe Kalender und Kalender-Einstellungen.

Mitglieder

• Jedes Mitglied gehört zu einem Standort. Dessen Kürzel steht vor der Mitgliedsnummer.
• Hast du mehr als einen Standort, ist Standort im Mitgliederformular ein Pflichtfeld. Bei nur einem Standort erscheint das Feld nicht, alle Mitglieder gehören zu ihm.
• Wechselt ein Mitglied den Standort, behält die Mitgliedsnummer ihr altes Kürzel. Alte Buchungen bleiben beim alten Standort, neue zählen zum neuen. So bleiben Reports vergangener Monate gleich.
• Neue Mitglieder aus dem Online-Abschluss und aus dem Datenimport kommen zum ersten aktiven Standort in deiner Liste.

Siehe Mitglieder.

Mehrere Standorte aus Sicht deines Teams

Sobald du mehr als einen Standort hast, bestimmen die Standorte in der Personalakte eines Mitarbeiters, was er sieht:

Das gilt für die Mitgliederliste, ihren CSV-Export, die Akte und die Reports. Eine Akte eines fremden Standorts erscheint als "nicht gefunden". Die Spalte und der Filter Standort in der Mitgliederliste erscheinen nur, wenn der Benutzer mehr als einen Standort sieht. Daten ohne Standortbezug sieht nur, wer alle Standorte sieht. Hat dein Unternehmen nur einen Standort, spielt die Zuordnung keine Rolle.

Häufige Fragen

Gut zu wissen