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Leistungen
Leistungen beschreiben, was in einem Tarif steckt, zum Beispiel Getränkeflat, Sauna oder Kursteilnahme. Du legst sie einmal zentral an und entscheidest dann in jeder Vertragsvorlage, ob eine Leistung enthalten ist und ob sie auf der Angebotskarte erscheint. Beim Vertragsabschluss wandern die enthaltenen Leistungen in den Vertrag. Die Leistungen bestimmen, was ein Mitglied nutzen darf, und können am Check-in eine Tür öffnen oder geschlossen halten. Auf derselben Seite pflegst du die Nutzungszeiten, also wann ein Tarif genutzt werden darf.
- Wo in Abomat
- Verträge > Leistungen
- Wer darf das
- Inhaber (anlegen, ändern, löschen); Mitarbeitende mit Recht auf "Verträge" sehen die Liste
Auf einen Blick
- Leistungen mit Name, Icon und Schlüssel zentral anlegen.
- Je Vertragsvorlage: "enthalten" (gilt im Vertrag) und "anzeigen" (steht auf der Angebotskarte).
- Bei der Aktivierung eines Vertrags werden die enthaltenen Leistungen in den Vertrag kopiert.
- Am einzelnen Vertrag Leistungen ergänzen oder entfernen, ohne die Vorlage zu ändern.
- Die Mitgliedsakte zeigt alle Leistungen aus den laufenden Verträgen.
- Check-in-Geräte können eine Leistung prüfen (etwa die Saunatür) und bei fehlender Leistung den Zutritt verweigern oder gegen eine Gebühr erlauben.
- Automatisierungen können fragen, ob ein Mitglied eine Leistung hat.
- Nutzungszeiten wie "Vormittags Mo bis Fr 08:00 bis 14:00" anlegen und Vorlagen oder einzelnen Verträgen zuordnen.
Funktionen
Leistungsliste
Unter Verträge > Leistungen stehen alle Leistungen deines Unternehmens mit Icon, Name, Schlüssel, In Vorlagen (davon wie viele als enthaltene Leistung), In Verträgen und Status ("aktiv" oder "deaktiviert").
Als Inhaber hast du je Zeile:
- Bearbeiten: Name, Schlüssel und Icon ändern.
- Deaktivieren bzw. Aktivieren.
- Löschen: nur, solange die Leistung in keiner Vorlage und keinem Vertrag steckt. Sonst steht dort "in Verwendung".
Leistung anlegen
- Klicke Leistung anlegen.
- Name: wie die Leistung auf Angebotskarte, Vertrag und Akte heißt (höchstens 60 Zeichen).
- Schlüssel: wird aus dem Namen erzeugt (aus Getränkeflat wird "getraenkeflat"). Du kannst ihn ändern, solange die Leistung noch nirgends genutzt wird.
- Icon: Symbol aus dem Icon-Set, das neben dem Namen erscheint.
- Speichern.
Danach ordnest du die Leistung in den Vertragsvorlagen unter Leistungsumfang zu.
Zuordnung zu Vorlagen
In jeder Vertragsvorlage stehen alle aktiven Leistungen mit zwei Schaltern:
| Kombination | Wirkung |
|---|---|
| "enthalten" und "anzeigen" | Der Vertrag deckt die Leistung ab, sie steht auf der Angebotskarte. |
| nur "enthalten" | Gilt im Vertrag, wird aber nicht beworben. |
| nur "anzeigen" | Steht ausgegraut auf der Angebotskarte, als Hinweis, dass ein anderer Tarif sie hat. Der Vertrag deckt sie nicht ab. |
| keines | Die Leistung spielt für diese Vorlage keine Rolle. |
Leistungen im Vertrag
Wird ein Vertrag aktiv (sofort beim Papiervertrag, sonst mit der Bestätigung oder Unterschrift), kopiert Abomat die enthaltenen Leistungen der Vorlage in den Vertrag. Ab dann gilt dieser Stand, auch wenn du die Vorlage später änderst. Ein noch nicht bestätigter Vertrag hat noch keine Leistungen.
In der Vertragsakte unter Leistungen siehst du:
- Enthaltene Leistungen (aus der Vorlage): was beim Abschluss übernommen wurde.
- Manuell ergänzt: was das Team dazugegeben hat. Mit "Leistung wählen..." und Hinzufügen ergänzt du eine weitere aktive Leistung.
Jede Leistung lässt sich mit Entfernen aus diesem einen Vertrag nehmen, egal woher sie kommt. Ergänzen und Entfernen stehen im Verlauf des Vertrags.
Leistungen in der Mitgliedsakte
Oben in der Mitgliedsakte steht Leistungen (aus allen aktiven Verträgen): alle Leistungen aus den laufenden Verträgen des Mitglieds, doppelte zusammengefasst. Fährst du mit der Maus darüber, siehst du, aus welchem Vertrag sie kommt. Ein gekündigter Vertrag zählt bis zu seinem Ende mit. Eine Sperre oder offene Posten ändern diese Liste nicht, sie wirken erst beim Check-in.
Leistungen beim Check-in
Mit dem Plugin Check-in kannst du bei einem Gerät unter Zusätzlich eine Leistung prüfen eine Leistung wählen, etwa Sauna. Dann braucht ein Mitglied an diesem Gerät einen laufenden Vertrag mit dieser Leistung. Unter Wenn die Leistung fehlt legst du fest:
- Tür bleibt zu: Der Zutritt wird abgelehnt.
- "Tür geht auf, Abomat legt eine Forderung an": Du trägst einen Betrag ein (zum Beispiel 5,00 €). Abomat legt höchstens eine solche Forderung je Mitglied, Gerät und Tag an, fällig am Tag des Check-ins. Die Forderung wird mit dem nächsten Zahllauf eingezogen. Das geht nur, wenn das Mitglied einen eigenen laufenden Hauptvertrag hat, an dem die Forderung hängen kann; sonst bleibt die Tür zu.
Leistungen in Automatisierungen
In Automatisierungen gibt es die Bedingung Leistung vorhanden: "Deckt ein laufender Vertrag diese Leistung ab?" Der Nein-Zweig greift, wenn sie fehlt.
Nutzungszeiten
Unter der Leistungsliste steht der Bereich Nutzungszeiten. Eine Nutzungszeit legt fest, wann ein Tarif genutzt werden darf, zum Beispiel "Vormittags Mo bis Fr 08:00 bis 14:00" oder Wochenende.
- Nutzungszeit anlegen (nur Inhaber).
- Name (zum Beispiel Vormittags, höchstens 60 Zeichen, jeder Name nur einmal) und optional Beschreibung (steht auf der Angebotskarte).
- Unter Zeitfenster je Zeile Wochentag, von und bis. Zeitfenster hinzufügen für weitere Zeilen, Öffnungszeiten übernehmen füllt die Fenster mit deinen Öffnungszeiten vor.
- "aktiv" angehakt lassen und Speichern.
Die Liste zeigt je Nutzungszeit die Zeiten, die Stunden je Woche, in wie vielen Vorlagen und Verträgen sie steckt und ob sie "aktiv" oder "stillgelegt" ist.
Wirkung: In der Vertragsvorlage wählst du unter Nutzungszeit, welche Zeit für den Tarif gilt; am einzelnen Vertrag lässt sich eine andere wählen. Änderst du die Zeitfenster einer Nutzungszeit, gilt das sofort für alle Vorlagen und Verträge, die daran hängen. Außerhalb der Nutzungszeit lehnt der Check-in den Zutritt ab. Ohne Nutzungszeit gilt ein Tarif zu allen Öffnungszeiten.
Einstellungen und Optionen
Leistung
| Option | Wirkung | Standard |
|---|---|---|
| Name | Anzeige auf Angebotskarte, in Vorlage, Vertrag und Akte. | leer |
| Schlüssel | Eindeutige Kennung der Leistung, mit der Check-in-Geräte und andere Abfragen sie erkennen. Nur Kleinbuchstaben, Ziffern und Unterstriche, je Unternehmen einmalig. Nicht mehr änderbar, sobald die Leistung in einer Vorlage oder einem Vertrag steckt. | aus dem Namen erzeugt |
| Icon | Symbol neben dem Namen. | Standardsymbol |
| Deaktivieren | Die Leistung ist für neue Zuordnungen gesperrt: Die Leistung erscheint nicht mehr in den Vorlagen und lässt sich keinem Vertrag mehr hinzufügen. Verträge, die sie schon haben, behalten sie. Bestehende Zuordnungen in Vorlagen bleiben gespeichert, sind im Editor aber nicht sichtbar. | aktiv |
Nutzungszeit
| Option | Wirkung | Standard |
|---|---|---|
| Name | Erscheint in der Auswahl der Vorlagen und Verträge. | leer |
| Beschreibung | Steht auf der Angebotskarte. | leer |
| Zeitfenster | Wochentag mit Beginn und Ende. Mehrere Fenster je Tag sind möglich, dürfen sich aber nicht überschneiden. Jedes Fenster muss innerhalb der Öffnungszeiten liegen. | ein leeres Fenster am Montag |
| "aktiv" | Stillgelegte Nutzungszeiten lassen sich nicht mehr neu auswählen. Verträge, die sie schon haben, behalten sie. | an |
Zusammenhänge
- Vertragsvorlagen: Dort ordnest du Leistungen ("enthalten", "anzeigen") und eine Nutzungszeit zu.
- Verträge: Leistungen und Nutzungszeit je Vertrag ansehen, ergänzen und ändern.
- Mitglieder: Abgedeckte Leistungen stehen oben in der Akte.
- Check-in: Geräte prüfen Leistungen, Nutzungszeiten entscheiden über die Uhrzeit des Zutritts.
- Automatisierungen: Bedingung Leistung vorhanden.
- Digitaler Abschluss: Angezeigte Leistungen und die Beschreibung der Nutzungszeit stehen auf den Angebotskarten.
- Einstellungen Standorte: Öffnungszeiten, an denen sich die Nutzungszeiten ausrichten.
Häufige Fragen
Gut zu wissen
- Für die Zahl der Leistungen je Vertrag gibt es keine Obergrenze. Begrenzt sind dagegen die Zusatzverträge: An einem Hauptvertrag hängen höchstens 10.
- Eine Nutzungszeit lässt sich nur entfernen, solange sie in keiner Vorlage und keinem Vertrag steckt. Sonst legst du sie still.
- Ohne hinterlegte Öffnungszeiten prüft Abomat die Zeitfenster nicht gegen Öffnungszeiten.
- Die Öffnungszeiten aller aktiven Standorte zusammen bilden den Rahmen für die Nutzungszeiten.
- Leistungen und Nutzungszeiten anlegen, ändern und löschen kann nur der Inhaber. Am einzelnen Vertrag ergänzen oder entfernen können alle, die Verträge bearbeiten dürfen.