Mails

Auf einen Blick

Funktionen

Übersicht der Vorlagen

Unter Mails im Reiter Vorlagen stehen alle Vorlagen in Kästen je Modul. Jede Zeile zeigt den Namen, darunter den Anlass und rechts den Status. Ein Klick öffnet den Editor.

Beim ersten Aufruf legt Abomat für jede mitgelieferte Mail eine Vorlage als Entwurf mit einem Standardtext an. Mitgelieferte Vorlagen lassen sich nicht umbenennen und nicht löschen. Unter den Modulen steht der Kasten Eigene Vorlagen mit allem, was du selbst angelegt hast.

In den Modulkästen stehen außerdem die Hinweise an dich, also Mails, die Abomat an dein Unternehmen schickt (siehe unten).

Alle Mails, die Abomat verschickt

Die Tabelle zeigt jede mitgelieferte Vorlage mit Anlass und Empfänger. Pflichtangaben sind die gesperrten Bausteine, die immer in der Mail stehen.

Zusätzlich verschickt Abomat die Mail Dein Vertragsangebot von [Unternehmen], wenn du einem Lead den Vertrag per Mail anbietest. Sie enthält den Link zu den Vertragsoptionen und hat einen festen Text; eine Vorlage dafür gibt es unter Mails noch nicht. Mehr dazu unter Leads.

Wann der eingebaute Text gilt und wann deine Fassung

Hier unterscheiden sich die Mails, und das ist wichtig zu wissen:

• Mails, die Abomat von selbst verschickt (Vertragsangebot, Vertragsbestätigung, Kündigungsbestätigung, alle Mails aus Kalender, Leads und Mitgliederbereich): Solange die Vorlage Entwurf oder "inaktiv" ist, geht der eingebaute Text von Abomat raus. Sobald du sie aktivierst, gilt deine Fassung. Eine Bestätigung bleibt so nie aus, nur weil eine Vorlage fehlt.
• Mails, die nur eine Automatisierung verschickt (Willkommensmail, Bestätigung Ruhezeit, Geburtstagsmail, alle Mahnstufen, eigene Vorlagen): Hier gibt es keinen eingebauten Ersatztext. Eine Automatisierung verschickt nur aktive Vorlagen; ist die Vorlage nicht aktiv, wird die Mail übersprungen und im Versandprotokoll mit dem Grund Vorlage ist nicht aktiv vermerkt.
• Mails von Hand aus der Akte gehen auch mit einer nicht aktiven Vorlage raus; Abomat weist dich vorher darauf hin.

Vorlage bearbeiten

1. Unter Mails die Vorlage anklicken.
2. Im Inhalt einen Baustein anklicken. Rechts unter Ausgewählter Baustein änderst du seinen Text.
3. Mit Einfügen neue Bausteine hinzufügen. Ein neuer Baustein steht unter dem ausgewählten, sonst am Ende.
4. Mit den Pfeilen Bausteine verschieben, mit dem Kopiersymbol verdoppeln, mit dem Papierkorb löschen.
5. Speichern. Mit Verwerfen holst du den zuletzt gespeicherten Stand zurück.
6. Aktivieren, damit deine Fassung gilt. Vorher muss gespeichert sein, sonst erscheint "Bitte zuerst speichern, dann aktivieren."

Bausteine, die du einfügen kannst:

Gesperrte Bausteine (Pflichtangabe) erkennst du am Schloss. Sie zeigen im Editor ihren festen Text mit Beispieldaten. Du kannst sie verschieben, aber nicht ändern, kopieren oder löschen. Wo die Daten erst beim Versand feststehen (z.B. Konditionen des Vertrags), steht ein Hinweis statt des Textes.

Platzhalter

Platzhalter stehen in eckigen Klammern im Text, z.B. Hallo [Vorname],. Beim Versand setzt Abomat die Werte des Empfängers ein. Rechts im Editor unter Platzhalter siehst du alle, die zu dieser Vorlage passen. Wähle erst einen Baustein aus und klicke dann auf den Platzhalter: Er wird ans Ende des Textes gehängt. Bei Tabellen landet er im Wert der letzten Zeile. Platzhalter sind auch im Betreff und in der Ziel-Adresse einer Schaltfläche erlaubt.

Gibt der Vorgang einen Wert nicht her (z.B. kein Vertragsende bei unbefristeten Verträgen), bleibt die Stelle in der Mail leer. Die früheren Schreibweisen [Clubname] und [Club-E-Mail] funktionieren weiter, werden aber nicht mehr angeboten.

Prüfung im Editor

Der Kasten Prüfung rechts prüft den Entwurf laufend:

• Fehler (rot): Platzhalter, den es nicht gibt; Platzhalter, der bei diesem Anlass nicht zur Verfügung steht; fehlende Pflichtangabe; Mail ohne Inhalt (Anrede und Signatur allein zählen nicht); fehlender Betreff. Solange ein Fehler offen ist, lässt sich die Vorlage nicht aktivieren.
• Warnung (gelb): "Der Betreff enthält keinen Platzhalter." Nur ein Hinweis, aktivieren geht trotzdem.
• Alles in Ordnung (grün): "Alle Platzhalter im Datensatz vorhanden."

Ohne Betreff lässt sich eine Vorlage nicht speichern.

Vorschau

Vorschau zeigt die Mail so, wie sie im Postfach ankäme, mit Betreff. Abomat füllt sie mit den Daten eines passenden Mitglieds: für die Kündigungsbestätigung eines mit Kündigung, für eine Mahnstufe eines mit Rücklastschrift, sonst eines mit Vertrag. Mit Anderes Mitglied wechselst du zu einem anderen. Fehlende Werte füllt die Vorschau mit Beispielen, damit der Text lesbar bleibt. Die Vorschau zeigt deinen aktuellen Entwurf, auch ungespeichert, und verschickt nichts. Ohne ein einziges Mitglied gibt es keine Vorschau.

Absender, Antworten und Aussehen

Im Editor siehst du unter Absender und Betreff:

• Absender: Im Postfach steht der Anzeigename deines Unternehmens, dahinter eine feste Absenderadresse von Abomat. Ändern lässt sich die Adresse nicht.
• Antworten gehen an: die E-Mail deines Unternehmens aus Einstellungen > Unternehmen. Antwortet ein Mitglied, ein Gast oder ein Interessent auf eine Mail, landet die Antwort dort. Ist keine Adresse hinterlegt, warnt der Editor: "Ohne Adresse landen Antworten im Nichts."

Das Aussehen ist für alle Mails gleich: oben der Anzeigename deines Unternehmens, darunter der Inhalt, unten eine Fußzeile mit rechtlichem Namen, Anschrift und E-Mail des Unternehmens. Jede Mail geht zusätzlich als reine Textfassung mit.

Eigene Vorlage anlegen

Eigene Vorlagen brauchst du für Infomails aus der Akte (z.B. Info Beitragsanpassung) und für eigene Automatisierungen.

1. Unter Mails auf Vorlage anlegen.
2. Name eingeben. So steht die Vorlage in der Liste; jeder Name darf nur einmal vorkommen.
3. Gruppe wählen (siehe Tabelle unten).
4. Optional Auslöser (Notiz) eintragen, z.B. 14 Tage vor Vertragsende. Das ist nur eine Gedächtnisstütze; die Bedingung selbst stellst du in der Automatisierung ein.
5. Anlegen und schreiben. Die Vorlage startet als Entwurf mit Anrede, leerem Absatz und Signatur, Betreff Nachricht von [Unternehmen].

Alle eigenen Vorlagen lassen sich in Automatisierungen auswählen. Name und Gruppe stehen nach dem Anlegen fest. Eine eigene Vorlage kannst du im Editor mit Löschen entfernen; mitgelieferte nicht, die legst du mit Deaktivieren still.

Hinweise an dich

Bei manchen Vorgängen schickt Abomat eine Mail an dein Unternehmen, damit niemand etwas verpasst. Sie gehen an die E-Mail des Unternehmens, ohne hinterlegte Adresse an die Inhaber. Ihr Text steht fest. Mit Text ansehen siehst du ihn mit Beispielangaben. Mit Abschalten (nur Inhaber) stellst du eine Art ab, mit Einschalten wieder an.

Mail ganz abschalten

Die Buchungsbestätigung und die Absagebestätigung kannst du ganz abschalten, wenn deine Mitglieder keine Mail dafür brauchen. Im Editor dieser Vorlagen steht dafür Nicht mehr verschicken. Danach geht die Mail gar nicht mehr raus, auch nicht mit dem eingebauten Text. Mit Wieder verschicken schaltest du sie zurück. Alle anderen Mails lassen sich nicht abschalten, weil an ihnen ein Link, ein Termin oder eine Pflicht hängt.

Vertragsangebot und Kündigungsbestätigung hängen außerdem an je einer Systemautomatisierung (Mitgliedsvertrag verschicken und Kündigungsbestätigung). Pausierst du sie unter Automatisierungen, bleibt die Mail aus.

Versandprotokoll

Im Reiter Versandprotokoll steht, was wann an wen ging.

• Filter: Vorlage, Zustellung (zugestellt, übersprungen, nicht zustellbar), Von und Bis. Voreingestellt sind die letzten 30 Tage. Filter zurücksetzen stellt das wieder her.
• Spalten: Zeitpunkt, Vorlage und Auslöser (z.B. der Name der Regel und der Vorgang), Empfänger mit Link zur Akte, Zustellung. Nach Zeitpunkt, Vorlage und Zustellung lässt sich sortieren.
• Eintrag öffnen: Ein Klick zeigt die Mail genau so, wie sie verschickt wurde. Bei übersprungenen Mails steht der Grund da.
• Als CSV exportieren: lädt die gefilterte Liste mit Zeitpunkt, Vorlage, Auslöser, Empfänger, Betreff und Zustellung.

Bedeutung der Zustellung:

Im Versandprotokoll stehen die Mails aus Automatisierungen, Mails von Hand aus der Akte und Mails, die in der Testphase zurückgehalten wurden. Die Mails, die Abomat direkt bei einem Vorgang verschickt (Vertragsangebot, Vertragsbestätigung, Kündigungsbestätigung, Kalender, Leads, Mitgliederbereich), stehen dort nicht.

Mails aus der Mitgliederakte

In der Akte eines Mitglieds kannst du eine Vorlage der Gruppe Manuelle Infomails oder eine frei geschriebene Mail verschicken und eine schon verschickte Mail unverändert erneut senden. Das beschreibt das Kapitel Mitglieder. Diese Mails stehen ebenfalls im Versandprotokoll.

Einstellungen und Optionen

Zusammenhänge

• Automatisierungen: Die Aktion Mail senden verschickt eine aktive Vorlage. Willkommens-, Geburtstags-, Ruhezeit- und Mahnmails kommen nur über Automatisierungen.
• Verträge und Digitaler Abschluss: Vertragsangebot, Vertragsbestätigung und Kündigungsbestätigung.
• Kalender: Buchungs- und Absagebestätigung, Einzelbuchung, Einteilung der Mitarbeiter.
• Leads: Bestätigung Probetermin und Vertragsangebot per Mail.
• Mitgliederbereich: Zugang, Anmeldelink, Wechsel der E-Mail-Adresse.
• Forderungen: Die Mahnstufen gehören zur Mahnkette.
• Mitglieder: Mails aus der Akte, Mailverlauf der Akte.
• Einstellungen > Unternehmen: Anzeigename, rechtlicher Name, Anschrift und E-Mail, die in Kopf, Fuß und Antwortadresse der Mails stehen.

Häufige Fragen

Gut zu wissen