Automatisierungen

Auf einen Blick

Funktionen

Die Übersicht

Unter Automatisierungen siehst du oben die Zahl der Regeln, wie viele aktiv sind und wie viele Vorgänge heute ausgeführt wurden. Darunter:

1. Hauptschalter in Grün ("Automatisierung ist scharf.") oder Gelb ("Automatisierung ist stillgelegt.").
2. Von Abomat mitgebracht: die drei Systemautomatisierungen als Kacheln mit kurzer Beschreibung, einem Ausschnitt des Ablaufs und dem letzten Lauf.
3. Eigene Regeln: jede Regel als Kette aus Kacheln (Auslöser, Bedingung, Aktionen). Zwischen zwei Stufen steht die Wartezeit, z.B. +14 Tage. Rechts stehen Status ("aktiv" oder "pausiert") und der letzte Lauf.

Knöpfe oben (nur Inhaber):

• Regel anlegen öffnet den Dialog für eine neue Regel.
• Anordnen sortiert die Regeln neu: aktive zuerst, dann nach Namen. In dieser Reihenfolge laufen die Regeln auch ab.

Hauptschalter: scharf oder stillgelegt

Der Hauptschalter gilt für das ganze Unternehmen.

• Stillgelegt: Alle aktiven Regeln laufen im Trockenlauf. Sie schreiben auf, was passieren würde, tun es aber nicht: keine Mail, kein Status, kein ToDo, keine Forderung. Mails stehen im Versandprotokoll als "übersprungen, Trockenlauf", mit dem Inhalt, den sie gehabt hätten. Folgestufen werden nicht eingeplant, nur angekündigt ("Stufe 2 würde in 14 Tagen folgen").
• Scharf: Aktive Regeln wirken wirklich.

Mit Scharf stellen oder Stilllegen wechselst du, nach einer Rückfrage. Ein Trockenlauf zählt nicht als erledigt: Was im Trockenlauf geprobt wurde, passiert nach dem Scharfstellen trotzdem, sobald der Auslöser greift.

Die Mails der Systemautomatisierungen Mitgliedsvertrag verschicken und Kündigungsbestätigung verschickt Abomat auch, wenn die Automatisierung stillgelegt ist. Für sie zählt nur, ob die Regel aktiv oder pausiert ist.

Regel anlegen

1. Regel anlegen.
2. Unter Auslöser eine Kachel wählen (siehe Tabelle unten). Der Auslöser lässt sich später nicht mehr ändern.
3. Name eingeben, z.B. Kündigung erinnern. Jeder Name darf nur einmal vorkommen.
4. Regel anlegen. Der Editor öffnet sich. Die Regel ist pausiert, bis du sie aktivierst.

Der Editor

Der Editor zeigt die Regel von oben nach unten:

1. Die Regel als Satz, z.B. "Wenn das Datum erreicht ist (Vertragsende, 30 Tage vorher), dann ...". Bei der Mahnkette steht dort stattdessen der Kasten "So läuft die Mahnung ab".
2. Auslöser mit Name der Regel und den Einstellungen des Auslösers. Darunter steht, ob er sofort wirkt oder jede Nacht geprüft wird.
3. Bedingung (optional) und bei mehreren Stufen Kette endet, wenn.
4. Stufen mit ihren Aktionen, bei einer Bedingung in den Spalten "ja" und "nein". Zwischen den Stufen steht die Wartezeit.

Knöpfe oben: Löschen (nur eigene Regeln), Auf Standard zurücksetzen (nur Systemautomatisierungen), Verwerfen, Testlauf, Speichern, Aktivieren oder Pausieren.

Änderungen an Name, Auslöser-Einstellungen, Bedingung, Wartezeiten und Kette endet, wenn werden erst mit Speichern übernommen. Aktionen und Stufen werden dagegen sofort gespeichert, wenn du sie hinzufügst, verschiebst oder entfernst.

Auslöser

Es gibt zwei Arten: Ereignis-Auslöser wirken sofort, wenn etwas passiert. Zeit-Auslöser prüft Abomat jede Nacht.

Einzelheiten:

• Erster Check-in zählt den ersten angenommenen Check-in, am Gerät oder von Hand, gleich an welchem Standort. Abgewiesene Scans zählen nicht. Die Regel greift nur, wenn das Mitglied höchstens so viele Tage im Bestand ist wie eingestellt, gezählt ab Anlage der Akte oder einem früheren Vertragsbeginn. So bekommen übernommene Bestandsmitglieder keine Begrüßung. Den Auslöser gibt es zur Auswahl nur, wenn Check-in installiert ist.
• Datum erreicht trifft nur Hauptverträge, die aktiv oder gekündigt sind, und nur genau an dem berechneten Tag. Hat ein Vertrag das gewählte Datum nicht (z.B. kein Vertragsende), greift die Regel für ihn nicht.
• Status besteht seit trifft nur Mitglieder, die nicht ausgeblendet sind, und nur am Tag, an dem genau die eingestellte Zahl an Tagen erreicht ist.
• Offener Posten mahnt das Mitglied einmal über die Summe seiner offenen Posten, nicht jede Forderung einzeln. Ein Guthaben wird abgezogen; deckt es alles, wird nicht gemahnt. Gemahnt werden Posten, die nie eingezogen wurden, und solche, die als Rücklastschrift zurückkamen. Bei Lastschrift-Zahlern zählen nur Rücklastschriften (Näheres in der Mahnkette unten).
• Geburtstag: Dafür gibt es keinen eigenen Auslöser. Abomat heftet in der Nacht den Systemstatus Geburtstag an und nimmt ihn am nächsten Tag wieder ab. Eine Regel mit Statusänderung, Status Geburtstag, "wird angeheftet" reagiert darauf. Wer am 29. Februar geboren ist, hat in Jahren ohne diesen Tag am 28. Februar Geburtstag.

Jeder Vorgang läuft je Regel nur einmal: derselbe Vertrag am selben Datum, dieselbe Ruhezeit, dieselbe Kündigung. Eine Statusänderung löst bei jeder neuen Änderung erneut aus.

Bedingung

Die Bedingung teilt den Ablauf in einen Ja- und einen Nein-Zweig. Ohne Bedingung ("ohne Bedingung") gibt es nur einen Zweig.

Die Bedingung wird in jeder Stufe neu geprüft. Zahlt ein Mitglied zwischen Stufe 1 und 2 auf Lastschrift um, läuft Stufe 2 im passenden Zweig.

Stellst du die Bedingung auf "ohne Bedingung" zurück und speicherst, wandern die Aktionen des Nein-Zweigs in den Ja-Zweig.

Aktionen

Aktion hinzufügen unter einem Zweig öffnet den Dialog "Was soll passieren?".

Einzelheiten:

• Mail senden: Zur Auswahl stehen alle Vorlagen an Mitglieder und alle eigenen Vorlagen. Die Mails aus Kalender, Leads und Mitgliederbereich verschickt nur Abomat selbst, sie fehlen hier. Eine Mail wird übersprungen und im Versandprotokoll vermerkt, wenn die Vorlage nicht aktiv ist, das Mitglied keine E-Mail-Adresse hat, ausgeblendet ist oder bei einer Mahnvorlage eine Mahnsperre trägt.
• Status ändern: Setzt die Aktion eine Mahnstufe (Mahnstufe 1 bis Mahnstufe 3, Ausgemahnt), bekommen auch die gemahnten Posten diese Stufe.
• Sperre ändern: Eine Sperre aus einer Mahnregel fällt von selbst wieder weg, sobald nichts mehr offen ist.
• Forderung anlegen und Leistung ändern wirken am Vertrag des Vorgangs, sonst am jüngsten laufenden Vertrag. Hat das Mitglied keinen laufenden Vertrag, schlägt der Vorgang fehl.
• Befristet verschenken: Leistung in einer Stufe "dazugeben" und in einer späteren Stufe mit passender Wartezeit wieder "herausnehmen".

Jede Aktion lässt sich mit den Pfeilen innerhalb ihres Zweigs verschieben, mit dem Doppelpfeil in den anderen Zweig hängen und mit dem Papierkorb entfernen. Die Aktionen einer Stufe laufen in der angezeigten Reihenfolge.

Die Aktion Systemmail gibt es nur in den Systemautomatisierungen. Sie ist mit "fest" markiert und lässt sich weder verschieben noch entfernen.

Stufen und Wartezeiten

Eine Regel hat mindestens eine Stufe, die sofort läuft. Mit Stufe hinzufügen hängst du eine weitere an; sie wartet zunächst 14 Tage. Die Wartezeit stellst du im Feld Wartezeit bis Stufe 2 (Tage) usw. ein. Sie zählt ab dem Tag, an dem die vorige Stufe gelaufen ist. Wartende Stufen arbeitet Abomat jede Nacht ab.

Letzte Stufe entfernen löscht die letzte Stufe mit ihren Aktionen. Die erste Stufe bleibt immer.

Bei mehr als einer Stufe erscheint Kette endet, wenn. Das prüft Abomat, bevor eine Folgestufe läuft:

Testlauf

Testlauf zeigt, wen die Regel heute treffen würde, und tut dabei nichts. Oben erscheint eine Meldung wie "Testlauf: 3 Vorgänge geprüft, 2 würden ausgeführt, 1 übersprungen." mit den ersten Treffern. Der Testlauf zeigt nur die erste Stufe und kündigt die nächste an. Vorgänge, die schon gelaufen sind, zählen als übersprungen.

Der Testlauf prüft den gespeicherten Stand. Er funktioniert für Auslöser, die jede Nacht geprüft werden (Datum erreicht, Status besteht seit, Offener Posten). Bei Ereignis-Auslösern meldet er "Nichts zu tun.", weil es heute kein Ereignis zum Nachstellen gibt.

Aktivieren, pausieren, löschen

Aktivieren geht nur mit gespeichertem Stand ("Bitte zuerst speichern, dann aktivieren.") und wenn die Regel vollständig ist:

• mindestens eine Aktion, und jede Stufe hat eine Aktion;
• jede Aktion hat ihre Pflichtfelder (z.B. "Bei „Mail senden“ fehlt die Vorlage.");
• Statusänderung und Status besteht seit haben einen Status;
• eine Regel, die mahnt, verschickt nur aktive Mahnvorlagen. Sonst erscheint z.B. "Diese Mahnvorlagen sind noch nicht aktiv: Mahnstufe 1 und Mahnstufe 2."

Pausieren: Die Regel startet keine neuen Vorgänge mehr. Folgestufen, die während der Pause fällig werden, entfallen. Bei Systemautomatisierungen fragt Abomat vorher nach.

Löschen: Nur eigene Regeln, nach Rückfrage. Das Protokoll bleibt erhalten, wartende Folgestufen entfallen.

Systemautomatisierungen

Diese drei Regeln bringt Abomat mit. Du kannst sie pausieren, Aktionen ergänzen und Einstellungen ändern, aber nicht löschen. Mit Auf Standard zurücksetzen stellst du den Auslieferungszustand wieder her (Auslöser, Bedingung, Stufen, Aktionen); ob die Regel läuft oder pausiert ist, bleibt dabei, wie es ist. Laufende Mahnketten brechen dabei nicht ab.

Die Kündigungsbestätigung ist für Online-Kündigungen gesetzlich vorgeschrieben (§ 312k BGB). Pausiere sie nur, wenn du sie auf anderem Weg verschickst.

Die Mahnkette

Die Systemautomatisierung Mahnungen, Stufe 1 bis 3 ist im Auslieferungszustand so eingestellt:

• Auslöser: Offener Posten, Offen seit 7 Tage, Mindestbetrag 0,00.
• Bedingung: Zahlungsart ist SEPA-Lastschrift. Der Ja-Zweig verschickt die Mahnvorlagen Mahnstufe 1 bis Mahnstufe 3, der Nein-Zweig (alle anderen Zahlungsarten) die Vorlagen "... ohne Lastschrift".
• Kette endet, wenn: Forderung ist nicht mehr zu mahnen.

Im Editor erklärt der aufklappbare Kasten So läuft die Mahnung ab die Kette mit deinen aktuellen Einstellungen. Die wichtigsten Regeln daraus:

• Wann gemahnt wird: Wer bar, per Überweisung oder über Stripe zahlt, sobald ein Posten die eingestellten Tage nach Fälligkeit offen ist. Wer per Lastschrift zahlt, nur nach einer Rücklastschrift. Was Abomat nie einzuziehen versucht hat, wird nicht gemahnt.
• Bezahlt, storniert oder aufgeschoben: Die Kette endet. Abomat nimmt Mahnstufe, Ausgemahnt und Sperren aus der Mahnung wieder ab, auch wenn die Automatisierung stillgelegt ist.
• Zahlungsart auf Lastschrift gewechselt: Die Kette endet, der Posten wird eingezogen statt gemahnt.
• Mahnsperre gesetzt: Die Kette wartet, bis die Sperre aufgehoben ist, und läuft dann weiter.
• Mail kann nicht zugestellt werden (keine E-Mail-Adresse, Mitglied ausgeblendet, Vorlage nicht aktiv): Die Stufe wird nicht gesetzt. Du bekommst ein ToDo "Mahnung an ... ging nicht raus: ...", und die Mahnung wird nachgeholt, sobald es geht.
• Neue Posten während einer Kette kommen nicht hinzu. Sie bekommen eine eigene Kette ab Stufe 1, wenn die laufende endet.
• Nie automatisch: Abgabe an ein Inkasso. Sperren und Mahngebühren gibt es nur, wenn du die Aktionen Sperre ändern oder Forderung anlegen selbst ergänzt.
• Mahnstufe von Hand abnehmen: Nimmst du in der Akte eine Mahnstufe ab, beginnt die Kette für dieses Mitglied wieder bei Stufe 1, sofern noch etwas offen ist. Schon verschickte Mahnungen und angelegte Gebühren bleiben, ebenso eine Sperre aus der Mahnung.

Diese Regeln gelten für jede Regel, die mahnt: also jede mit dem Auslöser Offener Posten oder Rücklastschrift und jede, die eine Mahnvorlage verschickt.

Mitgelieferte Regeln

Beim ersten Besuch unter Automatisierungen legt Abomat fünf fertige Regeln an, sofern du noch keine eigene hast. Alle sind pausiert: Lies sie, pass sie an und aktiviere, was du brauchst. Die Mailvorlagen dazu musst du unter Mails ebenfalls aktivieren.

Die Vorschläge sind für alle Branchen gleich.

ToDos aus Regeln

Ein ToDo aus einer Regel steht in der Übersicht in der Kachel ToDos, sobald es in den nächsten 30 Tagen fällig ist (überfällige bleiben stehen). Es zeigt den Namen des Mitglieds mit Link zur Akte und den Text mit eingesetzten Platzhaltern. Mit dem Haken erledigst du es.

Verlauf: was die Regeln getan haben

• In der Übersicht und im Editor steht je Regel der letzte Lauf: "zuletzt 18.09.2026, 3 Vorgänge geprüft, 3 ausgeführt.", "noch nicht gelaufen" oder bei pausierten Regeln "seit" und das Datum.
• Der Kopf der Übersicht zählt die heute ausgeführten Vorgänge (ohne Trockenlauf).
• Jede Mail aus einer Regel, auch eine übersprungene, steht im Versandprotokoll mit Regel und Vorgang.
• In der Historie der Mitgliederakte steht Automatisierung ausgeführt mit Regel, Zweig und Aktionen.

Einstellungen und Optionen

Zusammenhänge

• Mails: Die Aktion Mail senden verschickt eine aktive Vorlage. Willkommens-, Geburtstags-, Ruhezeit- und Mahnmails gibt es nur über Automatisierungen.
• Forderungen: Offene Posten und Rücklastschriften lösen die Mahnkette aus; Forderung anlegen erzeugt Einmalforderungen, die wie andere Forderungen behandelt werden.
• Mitglieder: Status, Sperren, Mahnstufen und Historie der Akte. Eine Mahnsperre hält jede mahnende Regel auf.
• Verträge und Digitaler Abschluss: Vertragsbeginn, Vertragsende, Ruhezeit, Kündigung und digitales Angebot sind Auslöser.
• Leistungen: Bedingung Leistung vorhanden und Aktion Leistung ändern.
• Check-in: Auslöser Erster Check-in und Bedingung Letzter Check-in nicht älter als.
• Übersicht: Dort erscheinen die ToDos aus Regeln.

Häufige Fragen

Gut zu wissen