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Unternehmen und Gläubiger
Hier stehen die Stammdaten deines Unternehmens: Name, Anschrift, Kontakt, die Angaben fürs Impressum und der Standardsatz der Umsatzsteuer. Abomat setzt diese Angaben überall ein, wo dein Unternehmen nach außen auftritt: im Vertrags-PDF, in Mails an Mitglieder, im Impressum der Angebotsseite und im Datenschutzhinweis. Außerdem lädst du hier Beispieldaten zum Ausprobieren und setzt die geführten Touren zurück.
Die Gläubigerdaten für die Lastschrift (Gläubiger-ID, Gläubigername, IBAN und BIC des Unternehmens, Präfix der Mandatsreferenz) und die Einstellungen zu Rücklastschriften stehen nicht mehr hier, sondern unter Zahlarten. Der Reiter zeigt dafür einen Hinweis mit Link.
- Wo in Abomat
- Einstellungen > Unternehmen und Gläubiger
- Wer darf das
- Inhaber (ändern), Mitarbeitende mit Recht "Lesen" auf "Einstellungen" (nur ansehen)
Auf einen Blick
- Anzeigename und rechtlicher Name deines Unternehmens
- Anschrift, E-Mail und Telefon für Verträge, Mails und Impressum
- Pflichtangaben fürs Impressum: Vertretungsberechtigte, Registereintrag, USt-IdNr., weitere Angaben
- Standardsatz der Umsatzsteuer für Forderungen und Buchhaltung
- Ab wie vielen Tagen ohne Check-in ein Mitglied als inaktiv gilt
- Beispieldaten laden und wieder entfernen
- Geführte Touren für dich wieder auf Anfang setzen
- Im Testzugang: Branche wechseln, um Abomat mit anderen Vorlagen zu sehen
Funktionen
Unternehmensdaten pflegen
- Öffne Einstellungen und den Reiter Unternehmen und Gläubiger.
- Trage die Felder im Abschnitt Unternehmen und Impressum ein.
- Klicke auf Einstellungen speichern.
Die Änderung gilt sofort für alles, was ab jetzt entsteht: neue Mails, neu erzeugte Vertrags-PDFs, die Angebotsseite. Bereits erzeugte Vertrags-PDFs bleiben, wie sie beim Abschluss waren.
Nur Inhaber können speichern. Mitarbeitende mit Leserecht sehen die Felder ausgegraut und den Hinweis "Nur Inhaber können diese Einstellungen ändern."
Beispieldaten laden und entfernen
Mit Beispieldaten laden legt Abomat zehn Beispiel-Mitglieder mit Verträgen, Mandaten und Forderungen an, dazu drei Beispiel-Mitarbeiter und einen gefüllten Kalender. So kannst du alle Funktionen ausprobieren, ohne echte Daten anzulegen.
- Beispieldaten tragen die Kennzeichnung Beispiel.
- Sie kommen in keinen Zahllauf und bekommen keine Mails.
- Unter dem Abschnitt steht, wann sie geladen wurden.
- Beispieldaten entfernen löscht nach einer Rückfrage alle Beispieldaten unwiderruflich. Deine echten Daten bleiben unverändert.
Laden und entfernen können nur Inhaber.
Geführte Touren zurücksetzen
Jede Seite mit einer Tour zeigt sie dir einmal von selbst. Mit Alle Touren zurücksetzen starten die Touren beim nächsten Besuch jeder Seite wieder. Das betrifft nur deinen eigenen Zugang, nicht die anderen Benutzer.
Branche wechseln (nur im Testzugang)
Im Testzugang erscheint zusätzlich der Abschnitt Branche wechseln. Du wählst eine andere Branche (zum Beispiel Musikschule statt Fitnessstudio) und klickst auf Wechseln. Nach einer Rückfrage wird dein Testzugang geleert und mit den Vorlagen und Beispieldaten der gewählten Branche neu gefüllt. Alles, was du im Testzugang angelegt oder geändert hast, ist danach weg. Dein Zugang und die Restlaufzeit der Testphase bleiben. Mehr zur Testphase steht in Abomat-Tarif und Testphase.
Einstellungen und Optionen
Abschnitt Unternehmen
| Option | Wirkung | Standard |
|---|---|---|
| Anzeigename (Pflicht) | Der Name, unter dem dein Unternehmen im Alltag auftritt. Er steht als Absendername in allen Mails an Mitglieder und oben in der Mail, und er füllt den Mail-Platzhalter "[Unternehmen]". Höchstens 100 Zeichen. | aus der Einrichtung |
| Rechtlicher Name (Pflicht) | Der Name mit Rechtsform, zum Beispiel Kraftwerk Dortmund GmbH. Er steht im Vertrags-PDF als Vertragspartei, in der Fußzeile der Mails, im Impressum, im Datenschutzhinweis als Verantwortlicher und in der Datenauskunft für Mitglieder. Höchstens 140 Zeichen. | aus der Einrichtung |
| Straße, PLZ, Ort | Deine Anschrift. Sie steht im Kopf und bei den Vertragsparteien im Vertrags-PDF, in der Fußzeile der Mails, im Impressum und im Datenschutzhinweis. | leer |
| Land (Pflicht) | Ländercode mit zwei Buchstaben, zum Beispiel DE. | DE |
| Die Adresse deines Unternehmens. Antworten von Mitgliedern auf Mails aus Abomat gehen an diese Adresse. Sie steht im Vertrags-PDF, in der Fußzeile der Mails, im Impressum und auf öffentlichen Seiten als Kontakt ("Bitte wende dich an ..."). Hinweise ans Team (neuer Online-Abschluss, gebuchter Probetermin, Kündigung als Klärfall) gehen ebenfalls an diese Adresse. Ist sie leer, bekommen alle Inhaber diese Hinweise. | leer | |
| Telefon | Steht im Kopf des Vertrags-PDFs, im Impressum und auf der Angebotsseite als Kontaktmöglichkeit. | leer |
Abschnitt Auswertungen
| Option | Wirkung | Standard |
|---|---|---|
| Inaktiv ab (Tage ohne Check-in) (Pflicht) | Ab so vielen Tagen ohne Check-in gilt ein Mitglied mit laufendem Vertrag als inaktiv. Der Wert ist die Vorgabe im Report Nutzungen (Ansicht "inaktive Mitglieder" und Kennzahl Inaktive Mitglieder), siehe Reports. 1 bis 365 Tage. | 21 |
Abschnitt Impressum
Das Impressum steht unter der Angebots- und der Abschlussseite. Name, Anschrift, E-Mail und Telefon kommen aus dem Abschnitt Unternehmen, hier ergänzt du die übrigen Pflichtangaben.
| Option | Wirkung | Standard |
|---|---|---|
| Vertretungsberechtigt | Zum Beispiel Geschäftsführerin Katrin Vogel. Steht im Impressum und im Vertrags-PDF bei den Vertragsparteien ("vertreten durch ..."). | leer |
| Registereintrag | Zum Beispiel Amtsgericht Essen, HRB 12345. Steht im Impressum. | leer |
| "USt-IdNr." | Zum Beispiel DE123456789. Wird automatisch in Großbuchstaben und ohne Leerzeichen gespeichert. Steht im Impressum. | leer |
| Umsatzsteuer auf Beiträge | Standardsatz für Forderungen und Buchhaltung: 19 %, 7 %, "steuerfrei (0 %)" oder "nicht festgelegt". Je Vertragsvorlage und je Kursgebühr lässt sich ein abweichender Satz einstellen; der Satz hier gilt überall, wo nichts anderes festgelegt ist. Im Zweifel mit dem Steuerberater klären. | nicht festgelegt |
| Weitere Angaben | Freitext für alles, was sonst ins Impressum gehört, etwa Aufsichtsbehörde, Berufsbezeichnung oder Hinweis zur Streitschlichtung. Höchstens 2.000 Zeichen. | leer |
Zusammenhänge
- Lastschrift und Gläubigerdaten: Gläubiger-ID, Bankverbindung des Unternehmens und Rücklastschriften stellst du unter Zahlarten ein.
- Vertrags-PDF: Rechtlicher Name, Anschrift, Kontakt und Vertretungsberechtigte erscheinen in jedem neu erzeugten Vertrag. Wie das PDF aussieht, steht in Vertragsdokumente.
- Mails: Absendername, Antwortadresse und Fußzeile kommen von hier. Die Platzhalter "[Unternehmen]" und "[E-Mail des Unternehmens]" in den Mailvorlagen ebenso. Siehe Mails.
- Angebotsseite und Abschluss: Impressum und Datenschutzhinweis unter den öffentlichen Seiten nutzen diese Daten. Siehe Digitaler Abschluss.
- Forderungen und Reports: Der Umsatzsteuersatz fließt in die Buchhaltung und die Finanz-Reports ein. Siehe Forderungen und Reports.
- Aussehen: Logo, Farben und Schriften stellst du unter Darstellung und im Digitalen Abschluss ein.
- Einrichtung: Der Punkt Standort und Firmendaten der Einrichtungs-Checkliste gilt als erledigt, sobald rechtlicher Name, Straße, PLZ, Ort und E-Mail eingetragen sind. Siehe Grundlagen.
Häufige Fragen
Gut zu wissen
- Nur Inhaber können die Unternehmensdaten ändern.
- Abomat schreibt keine Rechnungen an Mitglieder. Die Angaben hier dienen Verträgen, Mails, Impressum und Buchhaltung.
- Die Umsatzsteuer-Angaben sind Vorgaben ohne steuerliche Beratung. Kläre den richtigen Satz mit deinem Steuerberater.
- Das Entfernen von Beispieldaten lässt sich nicht rückgängig machen.
- Der Wechsel der Branche im Testzugang löscht alles, was du dort angelegt hast.