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Auf einen Blick

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Ansichten umschalten

Oben rechts stehen drei Reiter: Inhouse, Wirtschaft und Mitglieder. Ohne Auswahl öffnet die Übersicht die Ansicht Wirtschaft. Die gewählte Ansicht steht in der Adresse der Seite, du kannst sie also als Lesezeichen speichern. Daneben startet der Knopf Tour eine kurze Führung durch die Seite.

Mitarbeitende sehen nur die Reiter, die der Inhaber ihnen unter Ansichten der Übersicht freigegeben hat (siehe Benutzer und Mitarbeiter). Darf jemand Wirtschaft nicht sehen, öffnet die Übersicht die erste freigegebene Ansicht. Inhaber sehen immer alle drei.

Stand der Zahlen

Unter den Reitern steht zum Beispiel "Zahlen vom 27.10.2026 03:15 Uhr, nächste Aktualisierung 28.10.2026 03:15 Uhr". Alle Kennzahlen der Ansichten "Wirtschaft" und "Mitglieder" stammen aus diesem nächtlichen Stand. So sehen alle im Team dieselben Zahlen, und sie bleiben im Lauf des Tages stabil.

Live, also immer aktuell, sind:

• die Kopfzeile (nächster Zahllauf, nicht bestätigte Verträge, offene Rücklastschriften),
• die Kündigungen zum Klären und die Liste Letzte Kündigungen,
• die ganze Ansicht Inhouse mit ToDos und Pinnwand,
• alles, was aus dem Check-in kommt.

Jetzt aktualisieren (nur Inhaber): Mit "jetzt aktualisieren" rechnet Abomat die Zahlen sofort neu. Das geht einmal am Tag je Unternehmen. Versuchst du es öfter, nennt dir Abomat, ab wann es wieder geht. Die Karte der Wohnorte füllt sich trotzdem erst im Nachtlauf.

Kopfzeile

Unter dem Namen deines Unternehmens stehen die Werte, die heute eine Handlung brauchen könnten:

• Nächster Zahllauf: "Nächster Zahllauf zum (Einzugstag), Stichtag (Datum): N Forderungen über X €". Das sind die Forderungen, die Abomat beim nächsten Lauf mit gültigem Mandat einziehen würde. Im Tarif Startup steht hier stattdessen "Tarif Startup: ohne SEPA-Lastschrift." und für den Inhaber der Link Tarif wechseln.
• Nicht bestätigte Verträge: Hauptverträge, deren Bestätigungslink an das Mitglied noch gilt. Laufen Links in den nächsten 3 Tagen ab, steht die Zahl in Orange daneben ("2 Links laufen in 3 Tagen ab").
• Offene Rücklastschriften: Forderungen, die zurückgelastet und noch nicht erledigt sind, mit Summe. Ist die Zahl größer als null, ist sie hervorgehoben.

Kündigungen zu klären

Geht eine Kündigung über das Online-Formular ein und findet Abomat keine Akte mit aktivem Vertrag dazu, erscheint oben der Kasten N Kündigungen zu klären. Er zeigt Eingang, E-Mail, Geburtsdatum, Wunschtermin und Grund.

• Zuordnen: Wähle das Mitglied und einen seiner aktiven Hauptverträge, dann Zuordnen und bestätigen. Abomat ordnet die Kündigung dem Vertrag zu, berechnet das Vertragsende und schickt dem Mitglied die Kündigungsbestätigung. Das ursprüngliche Eingangsdatum bleibt erhalten.
• Ablehnen: Nach einer Rückfrage wird der Klärfall abgelehnt. Das Mitglied erhält keine Bestätigung.

Der Kasten verschwindet, sobald alle Klärfälle erledigt sind. Mehr zu Kündigungen steht in Verträge.

Ansicht Inhouse

Inhouse zeigt, was heute im Haus passiert. Alles hier ist live.

Team

Alle Benutzer, die im Kalender angezeigt werden, mit Foto, Name und Rolle im Plan. Wer heute im Plan steht, ist eingerahmt; oben rechts steht "im Plan heute / im Team". Jede Person trägt einen Hinweis:

Wer gerade im Dienst ist, steht oben, danach der Rest des heutigen Plans. Ein Klick auf den Namen öffnet die Akte des Mitarbeiters. Benutzer, bei denen Im Kalender anzeigen ausgeschaltet ist (etwa Buchhaltung), stehen hier nicht.

Heute

Termine, Kurse und buchbare Termine des heutigen Tags (ohne Schichten), nach Uhrzeit. Bei jedem Eintrag stehen Mitarbeiter, Bereich und bei buchbaren Einträgen mit Plätzen 3 / 10 angemeldet, sonst das Mitglied. Vergangene Einträge sind grau. Zum Kalender öffnet den Kalender.

ToDos

Alles, was in den nächsten 30 Tagen ansteht, nach Datum sortiert, höchstens 30 Einträge. Jeder Eintrag zeigt "überfällig", "heute" oder "in N Tagen". Gehört er zu einem Mitglied, führt der Name in die Akte.

Hier landen:

Überfällige Wiedervorlagen, Kommentare und Aufgaben bleiben stehen, bis jemand sie abhakt. Vertragsenden in der Vergangenheit stehen nicht mehr in der Liste.

ToDo anlegen: Mit dem Plus-Knopf öffnest du ToDo anlegen:

• "Was ist zu tun?" (Pflicht, höchstens 200 Zeichen),
• Fällig am (Pflicht, vorbelegt mit heute in einer Woche),
• "Für wen?": ein Benutzer oder Niemand bestimmtes. Ohne Zuweisung steht dein Name daneben.
• Mitglied (optional): Gehört die Aufgabe zu jemandem, steht sie auch in dessen Akte.

Gerade eingecheckt (Plugin Check-in)

Nur mit installiertem Plugin Check-in. Die Kachel zeigt die Mitglieder, die gerade im Haus sind, jeweils mit Foto, Name und einem farbigen Punkt für ihren Status. Fährst du mit der Maus darüber (oder springst mit der Tastatur darauf), erscheint eine Karte mit Alter, Uhrzeit des Check-ins, laufendem Vertrag und Status. Ein Klick öffnet die Akte. Im Text steht außerdem, wie viele Check-ins es heute gab. Zum Check-in öffnet die Check-in-Übersicht.

Als "im Haus" gilt, wer mit einem angenommenen Check-in kam und dessen Verweildauer noch läuft. Die Verweildauer stellst du je Standort ein (ohne Angabe 90 Minuten, siehe Standorte). Mitarbeitende sehen hier nur Mitglieder ihrer Standorte.

Pinnwand

Kurze Notizen fürs Team, zum Beispiel Sauna bleibt Donnerstag bis 14:00 kalt.

• Text eingeben (höchstens 280 Zeichen) und Anheften.
• Jede Notiz zeigt Verfasser, Datum und Uhrzeit.
• Das Stecknadel-Symbol hält eine Notiz oben ("angeheftet", farbig hinterlegt) oder löst sie wieder. Das darf jeder.
• Das Papierkorb-Symbol nimmt eine Notiz ab. Das darf der Verfasser und der Inhaber.
• Es stehen die 20 obersten Notizen da, angeheftete zuerst.

Ansicht Wirtschaft

Kennzahlen oben

Kacheln

• Monatlich wiederkehrender Umsatz: Linie der letzten zwölf Monate, darunter Balken mit den Neuverträgen je Monat. Fährst du über einen Monat, siehst du Betrag, Neuverträge und Veränderung zum Vormonat.
• Vertragsmix: laufende Hauptverträge je Vertragsvorlage als Ring, mit Anzahl und Anteil. Zusatzverträge zählen nicht mit.
• Umsatz je Vertragsvorlage: Summe der im laufenden Monat fälligen Forderungen je Vorlage, ohne stornierte.
• Umsatz pro Monat: fällige Forderungen der letzten zwölf Monate ohne stornierte, davon eingezogen (dunkler Teil des Balkens).
• Umsatzbewegung im (Monat): woher die Veränderung zum Vormonat kommt: Neuverträge, Höherstufungen, Kündigungen, Herabstufungen. Die Rechnung geht auf den Cent auf: Vormonat plus Zugänge plus Erhöhungen minus Abgänge minus Senkungen ergibt den laufenden Monat.
• Vertragsbindung nach Eintrittsmonat: je Eintrittsmonat der letzten sechs Monate, wie viel Prozent der damals begonnenen Hauptverträge nach 1, 2, 3 … Monaten noch laufen. In Klammern die Zahl der Verträge des Monats; graue Felder liegen in der Zukunft.
• Ereignisse im Jahresverlauf: Punktwolke der letzten zwölf Monate, eine Zeile je Vorgang: Abschlüsse, Hinzubuchungen (Zusatzverträge), Zahlungen (bar, überwiesen oder aus Guthaben), Ruhezeiten, Rücklastschriften, Mahnstufen, Vertragsenden, Kündigungen. Über der gestrichelten Linie kommt etwas hinzu, darunter fällt etwas weg. Sehr volle Monate zeigen höchstens 14 Punkte; die genaue Zahl steht im Tooltip.
• Zahllauf (Monat): der jüngste ausgeführte Zahllauf mit Positionen, Stichtag und den Anteilen "eingezogen", "zurückgelastet", "in Prüfung" und "ausgebucht".
• Forderungsalter: offene und zurückgelastete Forderungen nach Tagen seit Fälligkeit in vier Körben (0 bis 14 Tage, 15 bis 30, 31 bis 60, über 60). Darunter die Summe, der Teil älter als 30 Tage und die offenen Posten wie im Mitgliedsstatus.

Ansicht Mitglieder

Kennzahlen oben

Kacheln

• Verweildauer im Bestand: seit wann die aktiven Mitglieder dabei sind, in fünf Stufen von "unter 6 Monaten" bis "über 5 Jahre". Gemessen am Beginn der laufenden Mitgliedschaft; ein Vertragswechsel ohne Lücke fängt nicht von vorn an.
• Anwesenheit (Plugin Check-in): wer gerade im Haus ist (mit Uhrzeit), Besuchshäufigkeit der letzten 30 Tage (1 Tag, 2 bis 4, 5 bis 8, mehr als 8 Tage), Check-ins je Wochentag und je Stunde als Schnitt der letzten vier Wochen. Mit Links zu den Reports Nutzungen und Auslastung. Ohne Plugin steht hier ein Hinweis.
• Demografie: aktive Mitglieder nach Geschlecht (auch "ohne Angabe") und Altersgruppen (unter 18, 18 bis 29, 30 bis 39, 40 bis 49, 50 bis 59, 60 und älter), mit Durchschnittsalter.
• Wohnorte der Mitglieder: Karte mit einem Punkt je aktivem Mitglied am Mittelpunkt seiner Postleitzahl, Ringe bei 2 km und 5 km um deinen Standort. Farben: aktiv, offene Posten, gekündigt. Daneben die sechs stärksten Postleitzahlen und der Anteil, der im Umkreis von 5 km wohnt. Die Koordinaten einer neuen Postleitzahl schlägt Abomat in der Nacht nach; bis dahin fehlt sie auf der Karte (N Mitglieder ohne Koordinaten).
• Letzte Kündigungen: die zehn jüngsten Kündigungen mit Eingang und berechnetem Vertragsende. Ein Klick auf den Namen öffnet den Vertrag. Noch ungeklärte Online-Kündigungen tragen das Etikett Klärfall.

Einstellungen und Optionen

Die Übersicht selbst hat keine Einstellungen. Was sie zeigt, hängt ab von:

Zusammenhänge

• Die Kennzahlen kommen aus Verträgen, Forderungen und Zahlläufen. Wer tiefer schauen will, findet dieselben Daten ausführlicher in den Reports.
• Heute und Team lesen den Kalender mit Schichten, Terminen und Abwesenheiten.
• ToDos kommen auch aus Kommentaren und Sperren in der Akte (Mitglieder) und aus Automatisierungen.
• Gerade eingecheckt und Anwesenheit brauchen das Plugin Check-in.

Zählregeln

Damit alle Kacheln zusammenpassen, gelten überall dieselben Regeln:

• Aktives Mitglied ist, wer am Stichtag mindestens einen Hauptvertrag mit wiederkehrendem Beitrag hat, der schon begonnen hat und aktiv ist oder gekündigt mit Ende ab dem Stichtag. Der letzte Vertragstag zählt noch mit.
• Nicht als aktiv zählen: Mitnutzer eines fremden Vertrags ohne eigenen Vertrag und Mitglieder, die nur eine Einmalzahlung haben (etwa eine Zehnerkarte oder einen Kurs). Sie stehen gesondert neben der Zahl.
• Gesperrte Akten (eingeschränkte Verarbeitung) zählen in den Kennzahlen mit, ihr Name erscheint aber nirgends.
• Wiederkehrender Umsatz: Es zählt der am Stichtag gültige Beitrag mit allen Beitragsänderungen. Ruhende Verträge zählen mit, ihr Beitrag ist nur verschoben. Einmalzahlungen zählen nicht. Der laufende Monat wird zum heutigen Tag bewertet, vergangene Monate zum Monatsende.
• Zugang und Abgang zählen Mitglieder, nicht Verträge. Ein Vertragswechsel ohne Lücke ist weder Zugang noch Abgang. Erst eine Lücke von mindestens einem Tag ist eine Pause.
• Neuverträge im Umsatzdiagramm sind Hauptverträge, die im Monat begonnen haben, ohne noch nicht bestätigte.
• Abschlüsse in den Ereignissen zählen erst mit der Bestätigung durch das Mitglied. Vertragsenden und Kündigungen zählen nur an Hauptverträgen.
• Kündigungsquote: abgelehnte, zurückgezogene und noch ungeklärte Kündigungen zählen nicht.
• Einzugsquote: gezählt wird je Abbuchung, nicht je Forderung. Eine Abbuchung mit Rücklastschrift bleibt eine Rücklastschrift, auch wenn das Mitglied später bezahlt hat.
• Offene Posten sind wie im Mitgliedsstatus: zurückgelastete Forderungen plus offene Forderungen, die mehr als 14 Tage überfällig sind. Forderungen in einem exportierten, noch nicht bestätigten Zahllauf gelten als "in Prüfung" und zählen nicht. Was ein Guthaben schon deckt, steht gesondert daneben.

Häufige Fragen

Gut zu wissen