Datenimport

Auf einen Blick

Funktionen

Weg 1: Datenimport beauftragen

Du schickst uns die Exporte aus deiner bisherigen Software, wir bereiten alles auf.

1. Klicke auf Datenimport beauftragen.
2. Fülle aus:
   • Bisherige Software: Magicline, andere Software (mit Namen), Excel-Listen oder Papier.
   • Wie viele Mitglieder ungefähr.
   • Erster Zahllauf mit Abomat am: dein Wunschtermin, hilft bei der Planung.
   • Exportdateien: xlsx, xls, csv, pdf oder zip, zusammen höchstens 50 MB.
   • Nachricht an uns.
3. Bestätige den Auftrag zur Verarbeitung der Daten deiner Mitglieder.
4. Klicke auf Auftrag senden.

Danach erscheint der Auftrag in der Liste Aufträge mit seinem Status:

Abgerechnet wird nach Aufwand zu einem Stundensatz, der auf der Seite steht (zuzüglich Umsatzsteuer). Du bekommst immer vorher ein Angebot. Die hochgeladenen Dateien werden 30 Tage nach Abschluss gelöscht.

Weg 2: Excel-Liste hochladen

1. Lade über Vorlage herunterladen die Abomat-Vorlage und fülle sie aus, oder nimm den Export deiner bisherigen Software.
2. Klicke auf Datei hochladen und wähle die Datei (.xlsx oder .csv, höchstens 10 MB und 5.000 Mitglieder je Datei).
3. Abomat liest die Datei und öffnet den Import mit den Schritten Spalten, Tarife, Vorschau und Import.

Hast du die Abomat-Vorlage genutzt, erkennt Abomat die Spalten selbst und springt direkt zu den Tarifen.

Schritt 1: Spalten zuordnen

Für jedes Blatt (Mitglieder, Verträge, Ruhezeiten) wählst du zu jedem Feld in Abomat die passende Spalte deiner Datei. Daneben siehst du Beispielwerte aus dieser Spalte. Pflichtfelder sind mit * markiert. Abomat schlägt Spalten vor, deren Überschrift wie das Feld heißt. Nicht übernehmen lässt ein Feld leer.

Hilfen in diesem Schritt:

• Zuordnung übernehmen: wendet eine gespeicherte Zuordnung an, etwa Magicline Mitgliederexport oder eine eigene. Übernommen werden nur Spalten, die es in dieser Datei gibt.
• Bei Offener Saldo: "Rückstand steht als negative Zahl in der Datei" anhaken, wenn deine Software Schulden mit Minus angibt.
• Bei Zahlungsart: "Aus der IBAN ableiten, wo die Spalte fehlt oder leer ist". Mit IBAN wird Lastschrift angenommen, sonst Überweisung.
• Zuordnung für später speichern als: gib der Zuordnung einen Namen, etwa Export aus unserer Kasse. Beim nächsten Import steht sie zur Auswahl.

Mit Weiter zu den Tarifen geht es weiter.

Schritt 2: Tarife zuordnen

Abomat listet jeden Tarif aus deiner Datei mit Vertragsart (Hauptvertrag, Zusatzvertrag, Einmalvertrag) und Anzahl der Verträge. Du wählst je Tarif:

• eine deiner Vertragsvorlagen gleicher Art (auch inaktive), oder
• Neue Alt-Vorlage. Abomat legt dann eine Vorlage mit dem Namen des Tarifs an, die für neue Abschlüsse gesperrt ist.

Abomat belegt die Auswahl vor: mit einer gleichnamigen Vorlage, sonst mit einer Alt-Vorlage. Jeder Vertrag behält Beitrag, Laufzeit und Frist aus deiner Datei. Die Vorlage bestimmt nur, unter welchem Tarif er in Abomat steht.

Mit Prüfen und Vorschau zeigen prüft Abomat alle Zeilen.

Schritt 3: Vorschau

Links steht die Zusammenfassung:

• Mitglieder (und wie viele ausgelassen würden)
• Verträge (und wie viele beendete Verträge nicht übernommen werden)
• Ruhezeiten
• Beiträge im Monat
• Erstlastschriften (FRST) und Folgelastschriften (RCUR)
• Zahl der Fehler und Warnungen

Rechts stehen die Zeilen mit Hinweisen mit Ampel: rot für Fehler, gelb für Warnungen. Nur Fehler blendet die Warnungen aus. Die Vorschau zeigt höchstens 200 Zeilen, alle stehen in der Datei Fehler und Warnungen als CSV.

Fehler verhindern den Import. Du hast zwei Möglichkeiten:

• Datei korrigieren und neu hochladen, oder
• Fehlerhafte Zeilen auslassen anhaken. Ein Mitglied mit einem Fehler fällt dann mit allen Verträgen und Ruhezeiten weg. Du kannst es später von Hand anlegen.

Warnungen verhindern nichts, sagen dir aber, was Abomat annimmt (zum Beispiel "Keine Mandatsreferenz: Abomat vergibt eine neue.").

Hast du dieselbe Datei schon einmal importiert, zeigt Abomat oben einen Hinweis. Mitglieder mit gleicher Nummer oder E-Mail-Adresse erscheinen dann als Fehler.

Schritt 4: Import

Klicke auf Importieren und bestätige die Zahl der Mitglieder und Verträge. Der Import läuft im Hintergrund, die Seite zeigt den Fortschritt. Du kannst die Seite verlassen, der Import läuft weiter. Er legt alles an oder nichts: Bricht er ab, wurde nichts übernommen, und Abomat zeigt den Grund.

Nach dem Import siehst du den Bericht mit Mitgliedern, Verträgen, Ruhezeiten, Forderungen und neu angelegten Alt-Vorlagen. Mit Importierte Mitglieder anzeigen öffnet sich die Mitgliederliste, gefiltert auf diesen Import.

Haben Mitglieder eine neue Mandatsreferenz bekommen, steht ein Hinweis mit ihren Mitgliedsnummern da. Bei ihnen geht die erste Lastschrift als Erstlastschrift raus. Sag ihnen die neue Referenz vorher, etwa mit der Vorabankündigung.

Weg 3: Per Schnittstelle abrufen

Abomat holt die Daten direkt aus deiner bisherigen Software. Ist für dich eine Schnittstelle freigeschaltet, steht sie mit Namen in diesem Kasten:

1. Klicke auf Verbinden und trage die Zugangsdaten ein (etwa Adresse und Schlüssel).
2. Klicke auf Verbindung testen. Nur nach einem erfolgreichen Test speichert Abomat die Verbindung.
3. Klicke auf Daten abrufen. Danach geht es weiter wie bei Weg 2 ab der Tarifzuordnung.

Zugangsdaten löschen entfernt die Verbindung. Ungenutzte Zugangsdaten löscht Abomat nach 30 Tagen von selbst.

Steht im Kasten Noch keine Schnittstelle verfügbar, nutze Weg 1 oder Weg 2.

Import rückgängig machen

Im Bericht eines abgeschlossenen Imports steht Import rückgängig machen. Nach einer Rückfrage mit den genauen Zahlen löscht Abomat endgültig alle Mitglieder, Verträge, Forderungen und Ruhezeiten aus diesem Import, samt ihrer Protokolle. Der Import steht danach als "rückgängig gemacht" in der Liste.

Das geht nicht mehr, wenn:

• Forderungen aus dem Import schon in einem Zahllauf stecken oder bezahlt sind, oder
• Verträge aus dem Import seitdem von Hand geändert wurden.

Der Grund steht dann im Bericht.

Bisherige Imports

Unten auf der Seite stehen deine letzten Imports mit Datum, wer sie gestartet hat, Quelle (Excel-Vorlage, Datei mit Zuordnung, Schnittstelle), Dateiname, Status (hochgeladen, geprüft, wird importiert, importiert, fehlgeschlagen, rückgängig gemacht) und Zahl der Mitglieder. Öffnen führt zum jeweiligen Schritt oder Bericht.

Was übernommen wird

Blatt Mitglieder

Pflicht: Mitgliedsnummer, Vorname, Nachname, Geburtsdatum, E-Mail, Straße, PLZ, Ort, Zahlungsart. Dazu auf Wunsch: Telefon, Hausnummer, Land, Kontoinhaber, IBAN, BIC, Mandatsreferenz, Mandat erteilt am, Bereits eingezogen, Offener Saldo, Kartennummer (als Zutrittskennung), Gesperrt mit Sperrgrund, Notizen, Altsystem-ID.

• Zahlungsart: Lastschrift, Überweisung oder Bar. Bei Lastschrift sind Kontoinhaber und eine gültige IBAN Pflicht, und dein Unternehmen braucht eine Gläubiger-ID (siehe Zahlarten).
• Mitgliedsnummer: muss in der Datei und in Abomat eindeutig sein. Ist sie keine Zahl, vergibt Abomat die nächste freie Nummer, die alte steht in der Altsystem-ID.
• E-Mail: muss gültig und eindeutig sein, auch gegenüber Mitgliedern, die schon in Abomat stehen.
• Mandatsreferenz: wird übernommen, wenn sie zum SEPA-Zeichensatz passt (höchstens 35 Zeichen) und eindeutig ist. Fehlt sie, vergibt Abomat eine neue.
• Mandat erteilt am: fehlt es, gilt der Zeitpunkt des Imports.
• Bereits eingezogen: Ja heißt, der nächste Einzug geht als Folgelastschrift (RCUR) raus. Sonst ist es eine Erstlastschrift (FRST).
• Offener Saldo: wird als Einzelforderung Übernahme Saldo Altsystem am Hauptvertrag angelegt. Ohne laufenden Hauptvertrag ist ein Saldo ein Fehler.
• Gesperrt: setzt eine Sperre in der Akte, mit Sperrgrund oder Im Altsystem gesperrt.
• Mitglieder unter 18 Jahren erzeugen eine Warnung.

Ja/Nein-Felder verstehen "ja", "j", "x", "1" und "nein", "n", "0".

Blatt Verträge

Pflicht: Mitgliedsnummer, Vertragsart, Tarifname, Vertragsbeginn, Beitrag, Zahlungsintervall, Nächste Fälligkeit, Mindestlaufzeit mit Einheit, Verlängerung, Kündigungsfrist mit Einheit. Dazu auf Wunsch: Vertrags-ID, Gehört zu Vertrags-ID (für Zusatzverträge), Nutzungsbeginn, Laufzeit endet am, Verlängerungslaufzeit mit Einheit, Gekündigt, Kündigung eingegangen am, Vertragsende, Leistungen, Notiz, Altsystem-Vertrags-ID.

• Vertragsart: Hauptvertrag, Zusatzvertrag oder Einmalvertrag. Ein Zusatzvertrag gehört über Gehört zu Vertrags-ID zu seinem Hauptvertrag. Hat der Hauptvertrag Fehler, gilt das auch für seine Zusatzverträge.
• Zahlungsintervall: wöchentlich, zweiwöchentlich (auch 14-tägig oder "alle zwei Wochen"), vierwöchentlich, monatlich, quartalsweise, halbjährlich, jährlich oder (nur beim Einmalvertrag) einmalig.
• Laufzeiten und Fristen: in Monaten, Wochen oder Tagen. Tage nur, wenn sie in volle Wochen aufgehen.
• Verlängerung: "unbefristet", "um Verlängerungslaufzeit" (dann ist die Verlängerungslaufzeit Pflicht) oder "keine".
• Nächste Fälligkeit: Ab diesem Datum erzeugt Abomat die Forderungen. Liegt es mehr als 31 Tage zurück, warnt Abomat: der Rückstand wird ab diesem Datum nachberechnet.
• Gekündigt: braucht ein Vertragsende. Verträge, die schon beendet sind, werden nicht übernommen (Warnung).
• Mindestlaufzeit schon abgelaufen: dann rollt sie um die Verlängerungslaufzeit weiter wie im laufenden Betrieb.
• Einmalverträge werden ohne Forderung übernommen, sie gelten als im Altsystem abgerechnet.
• Leistungen: werden am Vertrag eingetragen, wenn es sie in Abomat unter Leistungen gibt. Unbekannte Leistungen lässt Abomat mit Warnung aus.
• Übernommene Verträge bekommen kein Vertrags-PDF, weil sie nicht in Abomat abgeschlossen wurden.

Blatt Ruhezeiten

Pflicht: Mitgliedsnummer, Von, Bis. Dazu Vertrags-ID und Grund. Ruhezeiten gehen nur bei laufenden, nicht gekündigten Verträgen und dürfen sich nicht überschneiden. Hat ein Mitglied mehrere Hauptverträge, braucht die Ruhezeit die Vertrags-ID. Abomat verschiebt die Forderungen und verlängert die Laufzeit wie bei einer Ruhezeit, die du von Hand anlegst.

Was nicht übernommen wird

• Bereits beendete Verträge.
• Zahlungshistorie und bezahlte Forderungen aus dem Altsystem. Nur ein offener Saldo kommt als eine Forderung herüber.
• Vertrags-PDFs aus dem Altsystem.
• Ein Standort je Mitglied: alle importierten Mitglieder kommen zum ersten aktiven Standort.

Während des Imports verschickt Abomat keine Mails an Mitglieder.

Einstellungen und Optionen

Zusammenhänge

• Mitglieder: importierte Mitglieder findest du über den Filter Aus dem Import in der Mitgliederliste.
• Vertragsvorlagen: Tarife aus der Datei werden Vorlagen zugeordnet oder als Alt-Vorlage angelegt.
• Leistungen: Leistungen aus der Datei müssen dort schon angelegt sein.
• Zahlarten: ohne Gläubiger-ID kein Import von Lastschrift-Mitgliedern.
• Zahlläufe: Erst- und Folgelastschriften ergeben sich aus Bereits eingezogen und der Mandatsreferenz. Ein Zahllauf mit importierten Forderungen beendet die Möglichkeit zur Rücknahme.
• Forderungen: Forderungen entstehen ab der nächsten Fälligkeit, offene Salden als Einzelforderung.
• Abomat-Tarif und Testphase: im Testzugang ist der Import gesperrt, im Tarif Startup gilt eine Mitgliedergrenze.

Häufige Fragen

Gut zu wissen