Buchhaltung und DATEV-Export

Auf einen Blick

Funktionen

Wo du was findest und wer es darf

Das Recht vergibst du unter Einstellungen > Benutzer. Die Funktion gibt es in jedem Tarif, ein Plugin brauchst du nicht.

Buchhaltung einrichten

1. Öffne Einstellungen > Buchhaltung.
2. Wähle den Kontenrahmen. Abomat trägt dann die vorgeschlagenen Konten ein.
3. Trage Beraternummer und Mandantennummer von deiner Steuerberatung ein und prüfe Sachkontenlänge, Beginn des Wirtschaftsjahrs und Buchungslogik.
4. Stimme die Konten mit deiner Steuerberatung ab und ändere sie, wo nötig.
5. Speichere mit Buchhaltung speichern.

Oben auf der Seite steht der Hinweis Kontenzuordnung mit der Steuerberatung abstimmen. Die Konten aus SKR03 und SKR04 sind ein Vorschlag von Abomat. Welche Konten, Steuerschlüssel und welche Buchungslogik für dein Unternehmen richtig sind, entscheidet deine Steuerberatung, nicht Abomat.

Beim ersten Öffnen ist SKR03 mit seinen Vorschlagskonten vorausgewählt. Wählst du vor dem ersten Speichern SKR04, wechseln die Konten sofort auf dessen Vorschlag; bei Individuell sind alle Kontenfelder leer. Gespeichert werden die Konten, die du dann siehst. Solange du nicht gespeichert hast, gilt die Buchhaltung als nicht eingerichtet, und der Export ist gesperrt.

Kontenrahmen wechseln

Wählst du nach dem ersten Speichern einen anderen Kontenrahmen und klickst Buchhaltung speichern, fragt Abomat nach: "Kontenrahmen wechseln?" Mit Wechseln und Vorlage übernehmen werden alle Konten auf die Vorlage des neuen Kontenrahmens gesetzt; bei Individuell sind danach alle Kontenfelder leer. Eigene Änderungen an den Konten gehen dabei verloren. Bereits erzeugte Exporte bleiben unverändert. Mit Abbrechen bleibt alles beim Alten.

Abweichende Konten je Standort

Hast du mehrere Standorte, erscheint nach dem ersten Speichern unten der Bereich Abweichende Konten je Standort. Je Standort klappst du eine Liste aller Konten auf. Grau vorgeblendet steht das Konto des Unternehmens; trägst du eine eigene Nummer ein, bucht dieser Standort dort. Leere Felder buchen wie das Unternehmen. Gespeichert wird je Standort mit Konten für ... speichern. Hinter dem Standortnamen steht, wie viele Konten abweichen.

Berater, Mandant, Wirtschaftsjahr, Buchungslogik und BU-Schlüssel gelten für alle Standorte gleich. Welcher Standort für eine Buchung gilt, richtet sich nach dem Standort des Mitglieds.

So kannst du zum Beispiel die Erlöse jedes Standorts auf eigene Erlöskonten buchen lassen, damit die Steuerberatung sie getrennt auswerten kann.

Welche Vorgänge gebucht werden

Grundlage ist das Buchungsjournal, also dieselben Buchungen, die du unter Reports im Buchungsjournal siehst. Was daraus im Buchungsstapel wird, hängt von der Buchungslogik ab.

Soll (Bilanzierung): Jeder Vorgang läuft über einen Sammeldebitor für alle Mitglieder.

Ist (Einnahmen-Überschuss-Rechnung): Gebucht wird nur, wenn Geld fließt.

Geldkonto je Zahlart: Zahlen vor Ort bucht auf die Kasse, Stripe und PayPal auf ihr Geldtransitkonto, alles andere (Lastschrift, Überweisung, Rechnung) auf die Bank.

Steuersatz: Jede Buchung trägt den Umsatzsteuersatz ihrer Forderung. Fehlt er, nimmt Abomat den Standardsatz aus Einstellungen > Unternehmen (Umsatzsteuer auf Beiträge) und weist in der Vorschau darauf hin. Ist auch dort nichts festgelegt, lässt sich der Export nicht erstellen. Konten gibt es für 19 %, 7 % und steuerfrei; ein anderer Satz führt zu einer Fehlermeldung.

Erlösarten: Mitgliedsbeitrag, Zusatzabo, Startgebühr, Einmalleistung, Termin, Kurs, Rücklastschriftgebühr und Sonstiges.

Zahlläufe als Sammelbuchung

Damit der Stapel übersichtlich bleibt, fasst Abomat die Forderungen und Einzüge eines eingereichten Zahllaufs (Stand "exportiert" oder "eingezogen") zusammen: je Erlösart und Steuersatz eine Zeile, etwa Zahllauf 05.10.2026 Forderungen Mitgliedsbeitrag 19 % und Zahllauf 05.10.2026 Einzug. Im Feld Belegfeld 1 steht dann eine Kennung des Zahllaufs, die mit KF beginnt; sie ist dieselbe wie in der SEPA-Datei des Zahllaufs.

Alles andere bucht Abomat einzeln: Rücklastschriften, Zahlungen von Hand, Stornos, Ausbuchungen, Guthaben und Forderungen aus Zahlläufen, die noch Entwurf sind. Bei Einzelbuchungen steht im Belegfeld 1 die Referenz aus dem Buchungsjournal, im Buchungstext die Buchungsart und die Mitgliedsnummer, zum Beispiel Rücklastschrift NOR-10100. Namen von Mitgliedern stehen nicht in der DATEV-Datei, nur im Journal-Detail.

Export erstellen

1. Öffne Reports und dort in der Gruppe Finanzen die Kachel DATEV-Export.
2. Wähle unter Zeitraum die Art: Monat mit Monat und Jahr oder Wirtschaftsjahr mit Beginnt im Jahr. Vorgeschlagen ist der Vormonat. Darunter siehst du den genauen Zeitraum von Tag zu Tag.
3. Klicke Vorschau prüfen.
4. Lies die Vorschau: Fehler musst du beheben, Hinweise solltest du kennen.
5. Klicke Export erstellen und herunterladen. Abomat vergibt die nächste Exportnummer, meldet "Export ... erstellt." und lädt das ZIP herunter.
6. Gib das ZIP an deine Steuerberatung.

Änderst du den Zeitraum, verschwindet die Vorschau, und du prüfst neu. Ist die Buchhaltung noch nicht eingerichtet, steht oben Buchhaltung einrichten; der Inhaber kommt mit Zu Einstellungen > Buchhaltung direkt dorthin, Mitarbeitende sehen den Hinweis, dass der Inhaber das einrichtet.

Die Vorschau

Die Vorschau zeigt vor dem Export:

• Kennzahlen: Buchungszeilen (Zeilen in der DATEV-Datei), Journal-Buchungen (Buchungen aus Abomat, die darin stecken), Davon Nachträge und Summe Soll.
• Fehler unter "So kann der Export nicht erstellt werden", zum Beispiel "Konto fehlt: ...", ein fehlender Steuersatz, ein Steuersatz ohne Konto, eine ungültige Kontonummer oder ein Zeitraum über zwei Wirtschaftsjahre. Solange ein Fehler da ist, bleibt der Knopf zum Export gesperrt.
• Hinweise, die den Export nicht verhindern: Buchungen mit dem Standardsatz des Unternehmens, Nachträge und ein schon exportierter Zeitraum.
• Die ersten 50 Zeilen des Stapels mit Datum, Belegfeld 1, Buchungstext, Konto, Gegenkonto, S/H und Betrag. Alle Zeilen stehen in der Datei.

Gibt es im Zeitraum keine Buchungen, lässt sich kein Export erstellen.

Was im ZIP steckt

So liest die Steuerberatung die Datei ein: Die DATEV-Datei ist ein Buchungsstapel im DATEV-Format EXTF. Die Steuerberatung importiert sie in ihrem DATEV-Programm als Buchungsstapel in den Mandanten, dessen Berater- und Mandantennummer du eingetragen hast. Die Buchungen kommen ohne Festschreibung an; die Steuerberatung kann sie also nach dem Import prüfen, ändern und selbst festschreiben. Die Datei nicht vorher in Excel öffnen und speichern, sonst kann sich das Format ändern.

Das Begleitprotokoll

Das PDF Begleitprotokoll DATEV-Export mit Nummer enthält:

• Eckdaten: Zeitraum, Buchungslogik, Kontenrahmen mit Sachkontenlänge, Berater und Mandant, Anzahl Buchungszeilen und Journal-Buchungen, wann und von wem erstellt, und bei einer Wiederholung "Gleicher Zeitraum wie Export ...".
• Summen je Konto: jedes Konto mit Bezeichnung, Soll und Haben, darunter die Summe.
• Erlöse je Steuersatz (brutto).
• Hinweise aus der Vorschau, dazu der Hinweis, wenn Zeichen (etwa seltene Sonderzeichen in Namen) im DATEV-Zeichensatz fehlen und als "?" in der Datei stehen.
• Den Hinweis, dass die Erlöse brutto auf Automatikkonten gebucht sind, sofern kein BU-Schlüssel hinterlegt ist, und dass die Einzelposten im Journal-Detail und im Buchungsjournal von Abomat stehen.

Das Protokoll hält die Einstellungen fest, die beim Export galten. Änderst du später Konten, bleibt das alte Protokoll, wie es war.

Exportprotokoll

Unter der Vorschau steht das Exportprotokoll mit allen Exporten deines Unternehmens, die neuesten oben, 20 je Seite:

Das Protokoll sehen alle, die den DATEV-Export öffnen dürfen. Ein Export lässt sich nicht löschen oder nachträglich ändern.

Nachträge und Wiederholungen

Ein exportierter Zeitraum ist für Abomat abgeschlossen. Entsteht danach noch eine Buchung mit einem Datum in diesem Zeitraum, etwa eine nachträglich erfasste Barzahlung vom Vormonat, ändert Abomat die alte Datei nicht. Die Buchung kommt stattdessen als Nachtrag in den nächsten Export:

• Der Nachtrag steht mit Buchungstext "Nachtrag ..." und dem ersten Tag des neuen Zeitraums als Belegdatum im Stapel.
• Die Vorschau zählt sie unter Davon Nachträge und nennt sie im Hinweis "... Buchungen fallen in schon exportierte Zeiträume und kommen als Nachtrag mit Belegdatum ... hinein."
• Jeder Nachtrag kommt genau einmal; im übernächsten Export ist er nicht mehr dabei.

Nachträge gibt es nur für Zeiträume, die schon exportiert sind. Einen Monat, den du noch nicht exportiert hast, exportierst du einfach später vollständig.

Exportierst du einen Zeitraum ein zweites Mal, erstellt Abomat einen neuen, vollständigen Export mit neuer Nummer und warnt vorher: "Dieser Zeitraum wurde schon exportiert (Export ... am ...). Importiert die Buchhaltung beide Dateien, sind die Buchungen doppelt." Im Exportprotokoll steht der neue Export als "Wiederholung von Export ...". Sag deiner Steuerberatung in dem Fall, welche Datei gilt.

Korrekturen an schon exportierten Forderungen

Öffnest du in der Forderungsaufstellung eines Vertrags einen der Dialoge Forderung vollständig stornieren, Anteilig stornieren oder Betrag ändern für eine Forderung, die schon in einem DATEV-Export steht, zeigt Abomat: "Diese Forderung steht schon im DATEV-Export ... Die Änderung kommt als Korrekturbuchung in den nächsten Export, die exportierte Datei bleibt unverändert." Du kannst die Änderung wie gewohnt vornehmen; sie erscheint im nächsten Export als eigene Buchung.

Report Journal-Detail

Unter Reports in der Gruppe Finanzen gibt es den Report Journal-Detail: "Die Einzelposten hinter jeder Zahllauf-Sammelbuchung des DATEV-Exports." Für den gewählten Monat oder das Jahr listet er alle Forderungen und Einzüge eingereichter Zahlläufe mit Zahllauf, Belegfeld 1, Datum, Referenz, Mitglied, Buchungsart, Erlösart, USt-Satz und Betrag, sortiert nach Zahllauf. Das Belegfeld 1 ist dasselbe wie in der DATEV-Datei; so findest du zu jeder Sammelzeile die einzelnen Mitglieder. Wie alle Reports lässt er sich nach Standort eingrenzen und als PDF oder CSV herunterladen.

Einstellungen und Optionen

Grunddaten

Alle Felder mit Stern sind Pflicht. Ohne Kontenrahmen, Beraternummer, Mandantennummer, Sachkontenlänge, Wirtschaftsjahr und Buchungslogik ist kein Export möglich.

Grundkonten

Erlöse je Erlösart und Steuersatz

Eine Tabelle mit je einer Zeile pro Erlösart und den Spalten 19 %, 7 % und "steuerfrei". So kannst du zum Beispiel Kursgebühren auf ein anderes Erlöskonto buchen als Mitgliedsbeiträge.

Konten bestehen nur aus Ziffern und dürfen nicht nur aus Nullen bestehen. Ein leeres Konto führt erst beim Export zu einem Fehler, und zwar nur, wenn es im Zeitraum gebraucht wird.

BU-Schlüssel (optional)

Aufklappbar unter BU-Schlüssel (optional): je Konto ein Steuerschlüssel mit bis zu vier Ziffern. Leer heißt: das Konto ist ein Automatikkonto und rechnet die Steuer selbst; die Erlöse gehen dann brutto auf dieses Konto. Ein Schlüssel gilt für jede Buchung auf dieses Konto. Ob und welche Schlüssel nötig sind, entscheidet deine Steuerberatung.
Standard: alle leer.

Abweichende Konten je Standort

Nur mit mehr als einem Standort und nach dem ersten Speichern. Jedes Konto lässt sich je Standort überschreiben, leere Felder buchen wie das Unternehmen. BU-Schlüssel, Nummern, Wirtschaftsjahr und Buchungslogik gelten für alle Standorte.
Standard: alle leer.

Zusammenhänge

• Reports: Die Kachel DATEV-Export und der Report Journal-Detail stehen in der Gruppe Finanzen. Das Buchungsjournal zeigt dieselben Buchungen, aus denen der Export entsteht.
• Forderungen: Forderungen, Zahlungen, Stornos, Ausbuchungen und Guthaben sind die Vorgänge, die gebucht werden.
• Zahlläufe: Eingereichte Zahlläufe kommen als Sammelbuchung, mit derselben Kennung wie in der SEPA-Datei.
• Verträge: Hinweis in den Dialogen der Forderungsaufstellung, wenn eine Forderung schon exportiert ist.
• Einstellungen > Unternehmen: Standardsatz der Umsatzsteuer für Buchungen ohne eigenen Satz.
• Einstellungen > Standorte: Standorte, für die du abweichende Konten einträgst.
• Einstellungen > Benutzer: das Recht Finanz-Reports und Buchhaltungsexport.

Häufige Fragen

Gut zu wissen