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Duplikate

Duplikate

Manchmal gibt es dieselbe Person zweimal: einmal vom Tresen angelegt, einmal aus einem Online-Abschluss oder einem Datenimport. Abomat sucht solche doppelten Akten selbst und zeigt sie unter Mitglieder > Duplikate. Dort entscheidest du, ob zwei Akten zusammengehören, und führst sie mit einem Assistenten in drei Schritten zu einer Akte zusammen.

Wo in Abomat: Mitglieder > Duplikate
Wer darf das: Inhaber, Mitarbeitende mit Recht auf "Mitglieder" (Schwelle ändern nur Inhaber)

Auf einen Blick

Abomat vergleicht die Akten laufend, sobald sich eine ändert, und jede Nacht den ganzen Bestand.
Jedes Paar hat eine Ähnlichkeit in Prozent und die Gründe dafür, zum Beispiel "gleiche E-Mail" oder "gleiches Geburtsdatum".
Kein Duplikat markiert ein Paar dauerhaft, es taucht nicht wieder auf.
Zusammenführen in drei Schritten: Hauptakte wählen, Angaben wählen, prüfen.
Verträge, Forderungen, Buchungen, Kommentare, Guthaben und Mails ziehen in die Hauptakte.
Die andere Akte bleibt als Duplikat erhalten: ausgeblendet, gesperrt, mit Verweis auf die Hauptakte und ihrem eigenen Protokoll.
Die Schwelle, ab der ein Paar angezeigt wird, stellt der Inhaber ein.
Im Menü steht hinter Duplikate die Zahl der offenen Paare.

Funktionen

Wie Abomat Duplikate erkennt

Abomat vergleicht jede Akte mit den Akten deines Unternehmens, die mindestens eine Gemeinsamkeit haben (gleiches Geburtsdatum, gleich klingender Nachname, gleiche IBAN, gleiche Telefonnummer oder gleiche E-Mail). Für jede Übereinstimmung gibt es Punkte, die Summe ist die Ähnlichkeit in Prozent (höchstens 100 %).

Grund in der Liste	Punkte
gleiche E-Mail	60
gleiche IBAN	50
gleiche Telefonnummer	40
gleicher Name	40
gleiches Geburtsdatum	30
ähnlicher Name	25
gleiche Adresse (gleiche PLZ und Straße)	20
Nachname klingt gleich	10

Beim Namen zählt nur der stärkste Grund: "gleicher Name" (fast identisch, auch bei kleinen Tippfehlern), sonst "ähnlicher Name", sonst Nachname klingt gleich. Beispiele: Gleicher Name mit gleichem Geburtsdatum ergibt 70 %, eine gleiche E-Mail allein 60 %.

Erreicht ein Paar die Schwelle, steht es in der Liste. Geprüft wird:

laufend, sobald eine Akte angelegt oder geändert wird,
jede Nacht für den ganzen Bestand,
sofort für alle Mitglieder mit Jetzt neu prüfen oder nach dem Speichern einer neuen Schwelle.

Passt ein offenes Paar nach einer Änderung nicht mehr (zum Beispiel weil eine E-Mail-Adresse korrigiert wurde), verschwindet es aus der Liste. Zusammengeführte Duplikate und anonymisierte Akten werden nicht verglichen.

Liste der möglichen Duplikate

Die Liste zeigt die Paare, das ähnlichste zuerst (bis zu 200). Je Paar siehst du:

die Ähnlichkeit in Prozent (ab 90 % rot hervorgehoben),
die Gründe,
beide Akten mit Name, Mitgliedsnummer, Geburtsdatum, E-Mail, Adresse, Telefon, Zahl der Verträge und Tag der Anlage. Ein Klick öffnet die jeweilige Akte.

Zu jedem Paar gibt es zwei Knöpfe:

Kein Duplikat: Die beiden Akten sind verschiedene Personen, zum Beispiel Zwillinge oder Eltern und Kind mit gleicher Adresse. Das Paar taucht nicht wieder auf, auch wenn sich die Akten später ändern.
Zusammenführen: startet den Assistenten.

Akten zusammenführen

Schritt 1: Welche Akte bleibt?
Du wählst die Hauptakte. Vorgeschlagen ist die Akte mit mehr Verträgen, bei Gleichstand die mit der kleineren Mitgliedsnummer (die ältere). Die Hauptakte behält ihre Mitgliedsnummer. Die andere Akte wird zum Duplikat.

Schritt 2: Welche Angaben gelten?
Für jede dieser Angaben wählst du, aus welcher Akte der Wert kommt: Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Geschlecht, E-Mail, Telefon, Straße, PLZ, Ort, Land. Vorbelegt ist die Hauptakte, außer sie ist bei dieser Angabe leer und das Duplikat hat einen Wert.

Bankverbindung und Mandat wählst du nicht selbst. Sie folgen einer festen Regel (siehe unten).

Schritt 3: Prüfen und zusammenführen
Die Zusammenfassung nennt Hauptakte, Duplikat, was wie oft umzieht (zum Beispiel 2 Verträge, 14 Forderungen) und welche Angaben aus dem Duplikat kommen. Zusammenführen und die Rückfrage bestätigen. Danach landest du in der Hauptakte.

Mit Zurück kommst du jederzeit einen Schritt zurück.

Was beim Zusammenführen passiert

Zieht in die Hauptakte um

Verträge mit ihren Zusatzverträgen, Ruhezeiten und Kündigungen.
Forderungen und Rechnungen.
Zugeordnete Buchungen aus dem Kontoauszug und Zahlungsversuche.
Guthaben. Der Stand des Duplikats wird zur Hauptakte umgebucht.
Termine und Buchungen im Kalender. Ist die Hauptakte für denselben Termin schon eingetragen, gilt ihre Buchung; die des Duplikats wird abgesagt.
Kommentare, Mails aus dem Mailprotokoll, offene ToDos und Folgeschritte aus Automatisierungen, Leads und Supportanfragen.
Angeheftete Status des Duplikats, die die Hauptakte noch nicht hat.

Je Person nur einmal: die Hauptakte gewinnt

SEPA-Mandat und Bankverbindung: Hat die Hauptakte ein erteiltes Mandat, bleibt es mit ihrer IBAN. Die Mandate des Duplikats bleiben dann am Duplikat. Hat die Hauptakte kein erteiltes Mandat, ziehen die Mandate des Duplikats um, zusammen mit IBAN, Kontoinhaber, BIC und Zahlungsart.
Zugang zum Mitgliederbereich: Hat die Hauptakte einen, bleibt er, und der Zugang des Duplikats wird gelöscht. Sonst zieht der Zugang des Duplikats um. Offene Links aus Mails an das Duplikat gelten nicht mehr.
Mitnutzung eines Vertrags: Nutzt die Hauptakte schon einen fremden Vertrag mit, bleibt es dabei. Sonst übernimmt sie die Mitnutzung des Duplikats.

Wird ergänzt

Notizen: Die Notizen des Duplikats werden an die Notizen der Hauptakte angehängt, mit dem Vermerk "Aus Duplikat Nr. ...".
Zusatzfelder: Werte der Hauptakte bleiben. Wo die Hauptakte leer ist, kommt der Wert aus dem Duplikat.
Foto und Karte: Hat die Hauptakte kein Foto oder keine Karten-UID, übernimmt sie die des Duplikats.

Die Duplikat-Akte danach

Sie verweist oben auf die Hauptakte ("Duplikat. Am ... zusammengeführt in ..."). Die Hauptakte nennt umgekehrt "Zusammengeführt aus ..." mit Link.
Sie ist ausgeblendet und gesperrt (mindestens Buchungssperre, Grund "Duplikat, zusammengeführt in Nr. ...").
Sie trägt nur noch den Systemstatus Duplikat.
Ihre E-Mail-Adresse wird entfernt, damit die Adresse frei ist.
Ihr Protokoll bleibt an ihr. In der Historie der Hauptakte siehst du die Zusammenführung, die Einzelheiten von früher stehen in der Duplikat-Akte.
Sie lässt sich nicht wieder einblenden.
Sie erscheint nicht mehr im CSV-Export der Mitgliederliste und nicht mehr in der Duplikatsuche. Andere offene Paare mit ihr verschwinden.

Das Zusammenführen lässt sich nicht rückgängig machen.

Einstellungen und Optionen

Schwelle

Wirkung: Ab dieser Ähnlichkeit in Prozent steht ein Paar in der Liste. Eine niedrigere Schwelle zeigt mehr Paare, auch unsichere. Eine höhere zeigt nur sehr wahrscheinliche Duplikate. Speichern und neu prüfen prüft sofort alle Mitglieder mit der neuen Schwelle. Erlaubt sind Werte von 50 bis 95 %.

Standard: 70 %.

Nur Inhaber dürfen die Schwelle ändern. Alle anderen sehen den Wert.

Jetzt neu prüfen

Wirkung: Prüft sofort alle Mitglieder deines Unternehmens und meldet, wie viele geprüft wurden. Sonst geschieht das jede Nacht und laufend bei jeder Änderung. Paare, die du mit Kein Duplikat markiert hast, kommen dabei nicht zurück.

Zusammenhänge

Mitglieder: Jede E-Mail-Adresse darf es je Unternehmen nur einmal geben. Versuchst du, eine vorhandene Adresse einzutragen, nennt die Meldung die Akte und verweist auf die Duplikate.
Datenimport und Digitaler Abschluss: typische Quellen für doppelte Akten.
Zahlläufe: Solange ein Zahllauf offen ist, geht kein Zusammenführen.
Verträge und Forderungen: ziehen in die Hauptakte um.
Mitgliederbereich: Je Person gibt es einen Zugang, der der Hauptakte gilt.
Datenschutz: Eine Duplikat-Akte wird nicht gelöscht, solange ihre Hauptakte noch gebraucht wird.

MitgliederMitgliederliste und Mitgliedsakte.VerträgeVerträge anlegen, ändern, ruhen lassen, kündigen.Forderungenoffene Posten, Zahlungen, Rücklastschriften, Mahnungen.ZahlläufeLastschriften einziehen und Kontoauszüge einlesen.Mitgliederbereichwas Mitglieder selbst sehen und tun.Datenimport

Häufige Fragen

Warum kann ich nicht zusammenführen?

Oben steht der Grund. Meist ist ein Zahllauf offen (Entwurf oder exportiert). Schließe ihn erst ab oder verwirf ihn. Ebenso geht es nicht, wenn eine der Akten schon zusammengeführt oder anonymisiert ist.

Welche Mitgliedsnummer gilt danach?

Die der Hauptakte. Die Nummer des Duplikats bleibt an der Duplikat-Akte und wird nicht neu vergeben.

Das Mitglied hat in beiden Akten ein Mandat. Welches gilt?

Hat die Hauptakte ein erteiltes Mandat, gilt es mit ihrer Bankverbindung. Das Mandat des Duplikats bleibt am Duplikat. Soll die Bankverbindung des Duplikats gelten, wähle in Schritt 1 das Duplikat als Hauptakte oder passe die IBAN danach in der Hauptakte an.

Ich habe aus Versehen Kein Duplikat geklickt. Kommt das Paar wieder?

Nein, auch nicht beim nächsten Prüfen. Du kannst die beiden Akten aber weiter von Hand bearbeiten.

Bekommt das Mitglied eine Mail, wenn ich zusammenführe?

Nein. Das Zusammenführen geschieht nur im Team-Bereich.

Kann ich das Zusammenführen rückgängig machen?

Nein. Prüfe in Schritt 3 die Zusammenfassung genau.

Gut zu wissen

Duplikate erkennt Abomat auch ohne gleiche E-Mail-Adresse, etwa über Name, Geburtsdatum, IBAN oder Telefon. Deshalb lohnt der Blick in die Liste nach jedem Datenimport.
Paare mit Akten, die schon zusammengeführt wurden, verschwinden aus der Liste.
Die Liste zeigt höchstens 200 Paare. Arbeite die ähnlichsten zuerst ab.
Eine Buchung des Duplikats für einen Termin, den die Hauptakte schon gebucht hat, wird abgesagt.