Forderungen

Auf einen Blick

Funktionen

Wie eine Forderung entsteht

Forderungen hängen immer an einem Vertrag. Abomat legt sie auf diesen Wegen an:

Was mit Forderungen bei Ruhezeit, Kündigung, Vertragswechsel, Beitragsänderung oder Änderung des Einzugstags passiert, beschreibt das Kapitel Verträge. Kurz: offene Forderungen werden verschoben, gekürzt, storniert oder neu berechnet; Forderungen, die schon eingezogen wurden oder in einem Zahllauf stecken, bleiben unverändert.

Wenn du wissen willst, warum es an einem bestimmten Tag eine Forderung gibt oder nicht, wähle in der Forderungsaufstellung des Vertrags oben bei Forderung zum ein Datum. Abomat erklärt dann in ganzen Sätzen, was für diesen Tag gilt.

Status einer Forderung

Neben dem Status zeigt eine Forderung die Mahnstufe, mit der sie angemahnt wurde (Mahnstufe 1 bis Mahnstufe 3, danach Ausgemahnt).

Die Liste Forderungen

Im Menü unter Forderungen stehen alle Forderungen des Unternehmens, je Seite 50.

• Filter: Fällig ab, Fällig bis, Status, Art, Mitglied und bei mehreren Standorten Standort (der Standort des Mitglieds; Mitarbeitende sehen nur ihre Standorte). Öffnest du die Liste über das Menü, stehen die Filter auf "offen" und dem aktuellen Monat. Kommst du über einen Link mit Filter, etwa aus der Akte oder über Zahllauf vorbereiten, gilt nur dieser Filter. Mit Filter zurücksetzen siehst du alle Forderungen.
• Spalten: Fällig, Mitglied, Titel, Art, Betrag, Status und Einzug. Jede Spalte mit Pfeil lässt sich sortieren. Ein Klick auf das Mitglied öffnet die Akte, ein Klick auf den Titel den Vertrag, ein Klick auf das Datum in Einzug den Zahllauf an der Stelle dieses Mitglieds.
• Summe der Auswahl: Unter der Tabelle stehen Anzahl und Summe aller Forderungen, die zum Filter passen, nicht nur der sichtbaren Seite.
• CSV der Auswahl: lädt die gefilterten Forderungen als CSV-Datei herunter (Fällig, Mitgliedsnummer, Mitglied, Titel, Art, Zeitraum, Betrag, Status, Einzug). Den Knopf sehen nur der Inhaber und Mitarbeitende mit dem Recht Mitglieder- und Vertragsdaten exportieren.
• Hinweise in der Zeile: "ersetzt Forderung über ..." zeigt eine Restforderung nach einem Teilstorno. Beispiel kennzeichnet Forderungen aus Beispieldaten; sie kommen in keinen Zahllauf.
• Zahllauf vorbereiten: öffnet den Dialog für einen neuen Zahllauf (siehe Zahlläufe).

Forderungsaufstellung im Vertrag

Bearbeitet werden Forderungen in der Vertragsakte im Abschnitt Forderungsaufstellung. Oben stehen die Summen je Status. Jede Zeile hat rechts kleine Symbole für die Aktionen; der Tooltip sagt, was sie tun. Mit dem Pfeil links klappst du den Verlauf einer Forderung auf: dort steht unter Beglichen, wie sie bezahlt wurde (Zahllauf, Überweisung aus dem Kontoauszug, Guthaben oder von Hand), und unter Verlauf jede Änderung mit Zeitpunkt und Person.

Welche Aktion es gibt, hängt vom Status ab:

Für diese Aktionen brauchst du das Recht Bearbeiten für Verträge.

Einzelforderung anlegen

1. Öffne den Vertrag und klicke auf Einzelforderung anlegen.
2. Gib Titel, Betrag und Fälligkeit ein.
3. Speichern. Die Forderung erscheint als Einzelforderung, manuell in der Aufstellung und läuft wie jede andere offene Forderung in den nächsten passenden Zahllauf, wenn das Mitglied per Lastschrift zahlt.

Eine Forderung darf höchstens 50.000,00 € betragen und muss größer als 0 € sein. Bei ungewöhnlich hohen Beträgen fragt Abomat einmal nach, bevor gespeichert wird.

Stornieren und Teilstorno

• Forderung stornieren: Die Forderung steht danach auf "storniert" und wird nicht mehr eingezogen oder gemahnt. Das lässt sich nicht rückgängig machen. Ist danach nichts mehr mahnfähig offen, nimmt Abomat Mahnstufe und Sperren aus der Mahnung ab.
• Teilstorno: Du gibst den Betrag an, der wegfallen soll. Die ursprüngliche Forderung wird storniert, und eine neue offene Forderung über den Restbetrag verweist auf sie ("ersetzt Forderung über ..."). Der Stornobetrag muss größer als 0 und kleiner als der Forderungsbetrag sein.

Beide Vorgänge erscheinen im Report Stornos mit Grund und Nutzer.

Betrag ändern und Fälligkeit verschieben

• Betrag ändern: gilt nur für diese eine Forderung. Für einen dauerhaft anderen Beitrag nutzt du die Beitragsänderung am Vertrag. Für 0 € stornierst du die Forderung stattdessen.
• Fälligkeit verschieben: verschiebt nur diese eine Forderung, der Leistungszeitraum und der übrige Zahlungsrhythmus bleiben. Sollen alle folgenden Forderungen mitwandern, lege stattdessen eine Ruhezeit an. Gewährst du so einen Aufschub und ist sonst nichts mehr fällig, endet auch die Mahnung.

Zahlung erfassen (bar, Überweisung, Rechnung, Stripe, PayPal)

Zahlt ein Mitglied außerhalb des Zahllaufs, etwa bar vor Ort oder per Überweisung, erfasst du das an der Forderung:

1. In der Forderungsaufstellung auf das Häkchen Zahlung erfassen klicken.
2. Die Zahlart wählen: Zahlen vor Ort, Überweisung, Rechnung, Stripe oder PayPal. Vorgewählt ist die Zahlart des Vertrags, sonst Überweisung.
3. Zahlung erfassen bestätigen.

Die Forderung steht danach auf "bezahlt", die gewählte Zahlart steht im Buchungsjournal und damit im Report Einnahmen. Eine laufende Mahnung endet, und ist nichts mehr offen, fällt die Mahnstufe weg. Das geht auch bei einer zurückgegangenen Lastschrift, wenn das Mitglied den Betrag anschließend selbst überweist oder bar zahlt.

Überweisungen musst du nicht einzeln erfassen, wenn du deinen Kontoauszug einliest: Abomat ordnet sie dann selbst zu (siehe Zahlläufe). Eine so zugeordnete Überweisung kannst du im Verlauf der Forderung mit Zuordnung entfernen wieder lösen; die Posten sind dann wieder offen.

Teilzahlungen

Eine Forderung wird immer ganz bezahlt. Teilzahlungen kann Abomat noch nicht buchen, weder von Hand noch aus dem Kontoauszug. Zahlt ein Mitglied weniger, als offen ist, bleibt die Forderung offen, bis der ganze Betrag da ist; eine passende Überweisung aus dem Kontoauszug bleibt so lange in der Klärung.

Zahlt ein Mitglied mehr, als offen ist (zum Beispiel per Überweisung aus dem Kontoauszug oder über PayPal), wird der Überschuss als Guthaben geführt.

Einzug bestätigen

Nach dem Export eines Zahllaufs stehen seine Forderungen auf "exportiert". Ist das Geld auf deinem Konto, bestätigst du den Einzug, meist für den ganzen Lauf auf einmal unter Zahlläufe. Einzelne Forderungen bestätigst du in der Forderungsaufstellung mit Einzug bestätigen. Sind alle Forderungen eines Laufs bestätigt, steht der Lauf auf "eingezogen".

Rücklastschriften und Gebühren

Eine Rücklastschrift betrifft immer die ganze Abbuchung eines Mitglieds in einem Zahllauf, nicht einzelne Forderungen. Deshalb buchst du sie im Zahllauf an der Zeile des Mitglieds (Rücklastschrift) oder sie kommt automatisch aus dem Kontoauszug. Möglich ist das erst, wenn der Einzug bestätigt ist.

Was dabei passiert:

1. Alle eingezogenen Forderungen des Mitglieds in diesem Lauf stehen auf "zurückgegangen". Der Rückgabegrund der Bank steht im Verlauf der Forderung, in Klartext (zum Beispiel AM04 · Deckung unzureichend).
2. Das Mitglied hat ab sofort den Status "offene Posten".
3. Auf Wunsch entsteht eine Einzelforderung Rücklastschriftgebühr, fällig am selben Tag, einmal je Abbuchung. Weitergegeben werden darf nur das Entgelt, das die Bank tatsächlich berechnet hat, höchstens 15,00 €. Eine eigene Bearbeitungsgebühr ist nicht vorgesehen.
4. Automatisierungen mit dem Auslöser Rücklastschrift laufen einmal je Abbuchung an.

Eine versehentlich gebuchte Rücklastschrift nimmst du im Zahllauf mit Zurücknehmen zurück. Die Forderungen gelten dann wieder als eingezogen, eine noch offene Gebühr wird storniert. Eine Gebühr, die schon in einem Zahllauf steckt, bleibt.

Wie der Kontoauszug Rücklastschriften erkennt und wann die Gebühr automatisch oder erst nach deiner Freigabe gebucht wird, steht unter Zahlläufe und Einstellungen > Zahlarten.

Eine zurückgegangene Forderung zieht Abomat nicht noch einmal automatisch ein. Du erfasst die Zahlung, wenn das Mitglied selbst zahlt, oder buchst sie aus. Im Mitgliederbereich kann das Mitglied sie mit dem Plugin PayPal selbst bezahlen.

Als uneinbringlich ausbuchen

Zahlt ein Mitglied nicht und wirst du das Geld nicht mehr bekommen, etwa nach einer Insolvenz oder wenn das Mitglied unbekannt verzogen ist, buchst du die Forderung aus:

1. In der Forderungsaufstellung auf Als uneinbringlich ausbuchen klicken.
2. Einen Grund eingeben (Pflicht, höchstens 200 Zeichen).
3. Bestätigen.

Die Forderung steht danach auf "ausgebucht", gilt nicht mehr als offen und wird im Buchungsjournal als Forderungsausfall gebucht. Mahnstufe und Sperren aus der Mahnung fallen weg, wenn sonst nichts mehr offen ist. Zahlt das Mitglied doch noch, nimmst du die Ausbuchung mit Ausbuchung zurücknehmen zurück (die Forderung ist dann wieder offen oder zurückgegangen, so wie vorher) und erfasst anschließend die Zahlung.

Ausbuchen und Zurücknehmen dürfen nur der Inhaber und Mitarbeitende mit dem Recht Finanz-Reports und Buchhaltungsexport.

Guthaben

Guthaben gehört zum Mitglied und gilt für alle seine Verträge. Du siehst es in jeder Vertragsakte rechts im Kasten Guthaben mit den letzten Bewegungen.

Guthaben entsteht, wenn

• eine Überweisung aus dem Kontoauszug höher war als die Posten, die sie bezahlt hat (Überzahlung),
• eine PayPal-Zahlung für Posten ankam, die inzwischen nicht mehr offen waren,
• das Mitglied im Mitgliederbereich Guthaben über PayPal aufgeladen hat (Aufgeladen),
• beim Vertragswechsel ein Zeitraum schon bezahlt war, den der neue Vertrag erneut berechnet (Doppelt bezahlt beim Vertragswechsel).

Guthaben wird nie von selbst verrechnet. Du entscheidest:

• OPOS mit Guthaben begleichen: Abomat schlägt die ältesten fälligen Posten vor, soweit das Guthaben reicht. Du kannst die Auswahl ändern. Jeder gewählte Posten wird ganz bezahlt; kosten die gewählten Posten mehr als das Guthaben, geht es nicht. Danach steht im Verlauf der Forderung Mit Guthaben beglichen.
• Guthaben auszahlen: Du überweist das Geld selbst an das Mitglied und hältst in Abomat Betrag, Datum und einen Vermerk fest. Höchstens so viel, wie Guthaben da ist. Nur mit dem Recht Finanz-Reports und Buchhaltungsexport.

Solange Guthaben und offene Posten nebeneinanderstehen, zeigt die Vertragsakte einen Hinweis. Deckt das Guthaben die ganze Abbuchung eines Mitglieds, nimmt der Zahllauf diese Posten nicht auf ("Guthaben ... deckt den Betrag, bitte in der Akte verrechnen").

Auswirkungen auf das Mitglied

• Status "offene Posten": Ein Mitglied bekommt diesen Status, sobald eine Forderung zurückgegangen ist, eine offene Forderung mehr als 14 Tage über ihrer Fälligkeit liegt oder das Mitglied eine Mahnstufe trägt. Ist alles bezahlt, storniert oder ausgebucht, fällt der Status von selbst weg. Mitnutzer erben den Status vom Vertragsinhaber.
• Mahnung: Die mitgelieferte Automatisierung Mahnungen, Stufe 1 bis 3 mahnt offene Posten. Wer per Lastschrift zahlt, wird nur für zurückgegangene Lastschriften gemahnt, denn sonst holt Abomat das Geld selbst. Alle anderen (Überweisung, Zahlen vor Ort) werden für jeden fälligen offenen Posten gemahnt. Rücklastschriftgebühren lösen keine eigene Mahnung aus, sie stehen in der Mahnung als eigene Zeile. Nach der dritten Mahnung ist das Mitglied Ausgemahnt. Sobald bezahlt ist, nimmt Abomat Mahnstufen und Sperren aus der Mahnung wieder ab. Einrichtung und Texte: Automatisierungen und Mails.
• Check-in: Mit dem Plugin Check-in weist das Gerät Mitglieder mit dem Status "offene Posten" ab. Umgekehrt kann ein Gerät so eingestellt sein, dass ein Mitglied ohne die geprüfte Leistung trotzdem hinein darf und dafür eine Einzelforderung "Check-in ohne ..." über den eingestellten Betrag entsteht, höchstens eine je Mitglied, Gerät und Tag. Sie hängt am laufenden Hauptvertrag des Mitglieds.
• Mitgliederbereich: Das Mitglied sieht seine offenen Posten im Mitgliederbereich und kann sie mit dem Plugin PayPal selbst bezahlen.

Einstellungen und Optionen

Die Einstellungen zur automatischen Weiterberechnung des Bankentgelts stehen unter Einstellungen > Zahlarten, die Mahnstufen unter Automatisierungen.

Zusammenhänge

• Verträge: Jede Forderung hängt an einem Vertrag; Ruhezeit, Kündigung, Wechsel und Beitragsänderung verändern offene Forderungen.
• Zahlläufe: zieht offene, fällige Forderungen per SEPA-Lastschrift ein; dort werden Rücklastschriften gebucht und der Kontoauszug eingelesen.
• Mitglieder: Status "offene Posten", Zahlungsart, IBAN und Mandat stehen in der Akte.
• Automatisierungen: Mahnkette, Mahngebühren und Reaktionen auf Rücklastschriften.
• Reports: Offene Posten, Stornos, Guthaben, Einnahmen und Buchungsjournal werten die Forderungen aus.
• Mitgliederbereich und PayPal: Mitglieder sehen und bezahlen ihre offenen Posten selbst.
• Check-in: offene Posten können den Zutritt sperren, ein Check-in kann eine Forderung auslösen.

Häufige Fragen

Gut zu wissen