Mitgliederbereich

Auf einen Blick

Funktionen

Mitgliederbereich einschalten

1. Menü Mitglieder > Mitgliederbereich.
2. Haken bei Mitgliederbereich eingeschaltet setzen. Der Schalter wirkt sofort.
3. Die Funktionen ankreuzen, die du freigeben willst (siehe Einstellungen und Optionen).
4. Link oder QR-Code rechts auf der Seite für Website, Mail-Signatur oder einen Aushang am Tresen verwenden.
5. Mitglieder einladen.

Solange der Bereich aus ist, gibt es keine Anmeldeseite und keine Mails des Mitgliederbereichs. In den Akten fehlt dann auch der Bereich Mitgliederbereich. Im Tarif Startup lässt er sich nicht einschalten. Ändern darf die Einstellungen nur der Inhaber.

Mitglieder einladen

Alle aktiven Mitglieder einladen

1. Alle aktiven Mitglieder einladen.
2. Die Rückfrage mit Ja, jetzt einladen bestätigen.

Eingeladen werden alle Mitglieder mit laufendem Vertrag und E-Mail-Adresse, die noch kein Passwort vergeben haben und deren Zugang nicht gesperrt ist. Wer schon eingeladen ist, bekommt einen neuen Link. Die Mails gehen in den nächsten Minuten nach und nach hinaus.

Oben stehen drei Zahlen: Mit Zugang (Passwort vergeben), Eingeladen (noch ohne Passwort) und Warten auf Versand.

Einzelnes Mitglied einladen

• In den Einstellungen unter Einzelnes Mitglied einladen: Name, Nummer oder E-Mail eingeben (ab zwei Zeichen). Es erscheinen bis zu acht Treffer mit dem Stand ihres Zugangs. Zugang per Mail senden oder bei aktivem Zugang Link für neues Passwort senden. Ausgeblendete Mitglieder erscheinen hier nicht.
• In der Akte des Mitglieds im Bereich Mitgliederbereich mit denselben Knöpfen. Dort sperrst du den Zugang auch oder gibst ihn wieder frei (siehe Mitglieder).

Kann ein Mitglied keinen Zugang bekommen, steht der Grund dabei.

Selbst registrieren. Jedes Mitglied kann sich auch ohne Einladung registrieren: Auf der Anmeldeseite "Noch keinen Zugang oder Passwort vergessen?" wählen und die E-Mail-Adresse aus seiner Akte eingeben.

Wer einen Zugang bekommen kann

Einen Zugang bekommt jedes Mitglied mit E-Mail-Adresse in der Akte. Kein Zugang ist möglich:

• ohne E-Mail-Adresse in der Akte,
• wenn die Akte eingeschränkt, anonymisiert oder gelöscht ist,
• für Mitnutzer eines fremden Vertrags unter 16 Jahren,
• wenn der letzte Vertrag vor mehr als 6 Monaten endete.

Neu angelegte Mitglieder ohne Vertrag dürfen hinein. Ehemalige Mitglieder behalten den Zugang 6 Monate nach dem letzten Vertragsende, danach entfernt Abomat ihn.

Anmeldung (Sicht des Mitglieds)

Die Anmeldeseite trägt Name und Farben deines Unternehmens (siehe Darstellung). Das Mitglied hat drei Wege:

• Mit Passwort: E-Mail-Adresse und Passwort eingeben. "Angemeldet bleiben (30 Tage auf diesem Gerät)" spart die Anmeldung auf dem eigenen Handy.
• "Noch keinen Zugang oder Passwort vergessen?": E-Mail-Adresse eingeben, das Mitglied bekommt einen Link zum Passwort-Vergeben.
• Ohne Passwort per Link anmelden: Das Mitglied bekommt einen Link, mit dem es sich mit einem Klick anmeldet. Hat es noch kein Passwort, bekommt es stattdessen den Link zum Passwort-Vergeben.

Die Seite sagt nie, ob eine Adresse bekannt ist. Sie meldet immer Schau in dein Postfach. Kommt keine Mail, sollte das Mitglied im Spam-Ordner nachsehen oder bei euch fragen, welche Adresse in der Akte steht.

Links aus diesen Mails gelten 60 Minuten und nur einmal. Ein neuer Link ersetzt den alten. Ist ein Link abgelaufen, bietet die Seite Neuen Link anfordern an.

Passwort vergeben. Über den Link aus der Einladung:

1. Neues Passwort mit mindestens 10 Zeichen, nicht die eigene E-Mail-Adresse.
2. Passwort wiederholen.
3. Dein Geburtsdatum, so wie es in der Akte steht. Passt es nicht, lässt sich das Passwort nicht speichern. Eine weitergeleitete Mail allein reicht also nicht.
4. Passwort speichern und anmelden.

Nach zu vielen falschen Passwörtern ist der Zugang gesperrt ("gesperrt nach Fehlversuchen" in der Akte). Mit einem Anmeldelink oder einem neuen Passwort über "Passwort vergessen?" kommt das Mitglied wieder hinein.

Auf der Anmeldeseite steht außerdem ein Link Verträge hier kündigen zur Online-Kündigung, die auch ohne Anmeldung funktioniert.

Übersicht (Startseite)

Oben steht eine Leiste mit Übersicht, je nach Freigabe Kalender und Trainingsplan, dazu Meine Daten und Abmelden. Die Übersicht zeigt:

• Begrüßung mit Vornamen und Mitgliedsnummer.
• Deine Nutzungszeiten: je laufendem Vertrag die Zeiten, in denen das Mitglied die Leistungen nutzen darf. Hat der Vertrag keine eigenen Nutzungszeiten, steht "während der Öffnungszeiten" da. Bei mehreren Standorten zusätzlich "Einchecken kannst du in ...".
• Deine nächsten Termine: bis zu fünf gebuchte Termine, Wartelistenplätze mit "(Warteliste)". Mit freigegebenem Kalender der Knopf Zum Kalender.
• Öffnungszeiten: die Zeiten des Stammstandorts des Mitglieds. Sind dort keine eingetragen, steht "Zu den Öffnungszeiten frag bitte bei uns nach."
• Deine Verträge: je Hauptvertrag Name, Status, Beitrag mit Zahlweise, Beginn, Mindestlaufzeit bis, Endet am oder bei einem ungekündigten Vertrag Bei Kündigung heute endet er am, dazu die Zusatzverträge mit Beitrag und der Knopf Vertrag als PDF. Noch nicht bestätigte Verträge erscheinen nicht.
• Mitgenutzte Verträge: "Du nutzt den Vertrag von ... mit", ohne Beiträge und Zahlungen des Vertragsinhabers.
• Zahlungen: alle fälligen, nicht bezahlten Forderungen mit Fälligkeit (zurückgegebene Lastschriften mit "zurückgegeben") und die Summe Offen. Ist nichts offen: "Alles bezahlt. Es ist nichts offen." Darunter Als Nächstes mit den nächsten drei Abbuchungen. Ein Mitnutzer ohne eigenen Vertrag sieht keine Zahlungen.
• Vertrag wechseln: nur bei freigegebenem Wechsel und nur, wenn die Vorlage des Vertrags Ziele unter Wechsel möglich nach hat (siehe unten).
• Kündigen: der Knopf Mitgliedschaft kündigen und der Link Einzelne Verträge kündigen zur Online-Kündigung (siehe unten).

Mitgliedschaft kündigen

Hat das Mitglied einen laufenden Hauptvertrag, steht unten auf der Übersicht der Knopf Mitgliedschaft kündigen.

1. Das Mitglied klickt Mitgliedschaft kündigen. Das Fenster nennt jeden laufenden Hauptvertrag mit dem Tag, an dem er endet, und den Hinweis, dass Zusatzleistungen mit ihnen enden.
2. Mit Jetzt kündigen sind alle Hauptverträge zum nächstmöglichen Termin gekündigt. Die Übersicht zeigt Kündigung eingegangen mit dem Ende je Vertrag.
3. Hat das Mitglied eine E-Mail-Adresse, bekommt es die Kündigungsbestätigung per Mail.

Abomat verarbeitet die Kündigung sofort, so wie eine Kündigung, die du in der Vertragsakte erfasst (siehe Verträge). In der Vertragsakte steht bei der Kündigung "im Mitgliederbereich" als Herkunft. Wer nur einen von mehreren Verträgen kündigen will, nutzt den Link Einzelne Verträge kündigen, der zur Online-Kündigung führt.

Vertrag wechseln

Mitglieder können selbst in einen höheren Tarif wechseln, wenn du das erlaubst. Dafür braucht es zwei Dinge:

1. Unter Mitglieder > Mitgliederbereich ist Vertrag wechseln freigegeben.
2. In der Vertragsvorlage des laufenden Vertrags sind unter Wechsel möglich nach die Ziele angehakt (siehe Vertragsvorlagen).

Dann steht beim Vertrag der Knopf Vertrag wechseln. Das Fenster nennt den Tag, ab dem der neue Vertrag gilt, und zeigt die erlaubten Ziele mit ihrem Beitrag im Monat. Mit Kostenpflichtig wechseln ist der Wechsel erledigt:

• Der neue Vertrag beginnt am nächsten Monatsersten, seine Mindestlaufzeit beginnt dann neu. Bis dahin läuft der bisherige Vertrag weiter.
• Abomat rechnet wie bei einem Vertragswechsel durch das Team (siehe Verträge).
• Das Mitglied bekommt die Vertragsbestätigung per Mail, dein Unternehmen einen Hinweis per Mail.
• Angeboten werden nur aktive Hauptvorlagen mit mindestens gleichem Monatsbeitrag. Einen Wechsel nach unten gibt es im Mitgliederbereich nicht.
• Spricht etwas gegen den Wechsel, etwa weil eine Beitragsperiode nach dem Wechseltag schon eingezogen ist, nennt das Fenster den Grund mit der Bitte, sich an euch zu wenden.

Bezahlen und Guthaben aufladen mit PayPal

Nur wenn du PayPal verbunden und die jeweilige Möglichkeit freigegeben hast (siehe PayPal):

• Offene Posten bezahlen: Mit PayPal bezahlen (bei mehreren Posten Alles mit PayPal bezahlen oder je Posten einzeln). Das Mitglied wird zu PayPal geleitet. Gebucht wird erst nach dem Abschluss bei PayPal, danach steht eine Meldung auf der Übersicht.
• Guthaben aufladen: Betrag zwischen 5 € und 500 € eingeben und Mit PayPal aufladen. Die Übersicht zeigt den aktuellen Stand des Guthabens.

Meine Daten

• Name und Geburtsdatum: nur zur Ansicht. Name und Bankverbindung ändert das Team.
• Anschrift und Telefon (nur mit Freigabe Persönliche Daten ändern): Straße und Hausnummer, PLZ und Ort sind Pflicht, Telefon ist freiwillig. Die Änderung wirkt sofort.
• E-Mail-Adresse (nur mit Freigabe): neue Adresse eingeben und Link schicken. Das Mitglied bekommt einen Link an die neue Adresse, die bisherige Adresse bekommt einen Hinweis. Erst nach dem Klick auf Adresse bestätigen gilt die neue Adresse, für die Anmeldung und für alle Mails. Gehört die Adresse schon zu einer anderen Akte, lässt sie sich nicht verwenden.
• Passwort ändern (immer): bisheriges Passwort und zweimal das neue (mindestens 10 Zeichen). Danach ist das Mitglied auf allen anderen Geräten abgemeldet.

Ohne Freigabe sieht das Mitglied Anschrift und Kontakt nur zur Ansicht mit dem Hinweis Änderungen bitte direkt bei uns.

Was dein Unternehmen davon mitbekommt. Jede Änderung von Anschrift, Telefon oder E-Mail-Adresse steht mit altem und neuem Wert in der Historie der Akte. Zusätzlich geht ein Hinweis per Mail an die E-Mail-Adresse deines Unternehmens (ohne hinterlegte Adresse an die Inhaber), mit Link zur Akte.

Kalender

Nur mit Freigabe Kalender. Er zeigt alle Kurse und buchbaren Termine der nächsten 28 Tage, in Schritten von vier Tagen (Frühere Tage, Nächste Tage). Auf dem Computer erscheint ein Raster aus Tagen und Stunden, auf dem Handy eine Liste je Tag. Bei mehreren Standorten filtert das Mitglied nach Standort.

Jeder Eintrag zeigt Titel, Uhrzeit, freie Plätze ("noch 3 Plätze frei", "ausgebucht", "ausgebucht, Warteliste") und, wenn du es unter Kalender eingeschaltet hast, wer den Kurs leitet. Gebuchte Termine sind hervorgehoben.

Ein Klick öffnet den Termin mit Wann, Wo, Art, Leitung, Plätze und Absagen bis.

Kurse und Termine buchen und absagen

Nur mit Freigabe Kurse und Termine buchen (sie braucht den Kalender).

Buchen

1. Termin im Kalender antippen.
2. Jetzt buchen. Ist der Kurs voll und hat er eine Warteliste, heißt der Knopf Auf die Warteliste.
3. Das Mitglied bekommt eine Bestätigung per Mail.

Auf der Warteliste rückt das Mitglied automatisch nach, wenn ein Platz frei wird.

Wann Buchen nicht geht. Der Grund steht dann im Fenster:

• Das Mitglied hat eine Buchungssperre.
• Es hat keinen laufenden Vertrag (eigen oder mitgenutzt). Ein Vertrag, der erst in Zukunft beginnt, reicht, gebucht werden kann dann ab seinem Beginn.
• Am Tag des Termins läuft sein Vertrag nicht.
• Es hat schon so viele offene Buchungen wie erlaubt (gebucht oder auf der Warteliste und noch nicht vorbei).
• Für den Kurs ist eine Leistung nötig, die das Mitglied nicht hat, und es gibt keine Einmalzahlung dafür.
• Der Termin hat schon begonnen.

Zahlungspflichtig buchen. Verlangt ein Kurs eine Leistung, die das Mitglied nicht hat, und hast du für den Kurs eine Einmalzahlung festgelegt, steht im Fenster der Preis und der Knopf Zahlungspflichtig buchen (Betrag). Die Einmalzahlung kommt als Forderung in die Akte und geht mit der nächsten Abbuchung. Das geht nur mit einem eigenen Vertrag (nicht als Mitnutzer) und nur auf einen festen Platz, nicht auf die Warteliste.

Absagen. Im Fenster des gebuchten Termins Absagen (oder Von der Warteliste nehmen). Das geht bis zur Absagefrist vor Beginn. Danach steht "Die Absagefrist ist vorbei. Bitte sprich uns direkt an." Das Mitglied bekommt eine Bestätigung der Absage per Mail. Bei einer rechtzeitigen Absage fällt eine noch offene Einmalzahlung weg. Ist sie schon in einem Zahllauf, bekommt dein Unternehmen einen Hinweis per Mail, damit ihr gutschreibt.

Absagefrist, Höchstzahl offener Buchungen, nötige Leistung und Einmalzahlung je Kurs stellst du unter Kalender > Einstellungen ein, siehe Kalender.

Trainingsplan

Mit dem Plugin Trainingsplan sieht das Mitglied unter Trainingsplan seinen Plan mit Übungen und eigenen Einstellwerten und erfasst seine Einheiten. Hat es noch keinen Plan, steht dort ein Hinweis, das Team vor Ort anzusprechen. Einzelheiten stehen im Kapitel zum Plugin.

Was es im Mitgliederbereich noch nicht gibt

Ruhezeit beantragen und Zusatzleistungen hinzubuchen sind angekündigt, aber noch nicht möglich. Name und Bankverbindung ändert weiterhin das Team.

Einstellungen und Optionen

Weitere Einstellungen mit Wirkung auf den Mitgliederbereich:

• Absagefrist (Standard 2 Stunden), Höchstzahl gleichzeitig offener Buchungen (Standard 5), nötige Leistung, Einmalzahlung je Kurs und Zuständigen Mitarbeiter im Kalender anzeigen: unter Kalender > Einstellungen, siehe Kalender.
• Texte der Mails (Zugang zum Mitgliederbereich, Anmeldelink, Neue E-Mail-Adresse bestätigen, Hinweis an die bisherige E-Mail-Adresse, Buchungsbestätigungen): unter Mails.
• PayPal für offene Posten und Guthaben: unter PayPal.
• Logo und Farben der Anmeldeseite: unter Darstellung.

Zusammenhänge

• Mitglieder: Zugang in der Akte einladen, sperren, freigeben, Stand und letzte Anmeldung sehen. Die E-Mail-Adresse der Akte ist der Benutzername.
• Verträge: Was im Mitgliederbereich steht, kommt aus den Verträgen. Kündigung und Wechsel aus dem Mitgliederbereich rechnet Abomat wie in der Vertragsakte.
• Vertragsvorlagen: Wechsel möglich nach legt fest, wohin Mitglieder selbst wechseln dürfen.
• Forderungen: offene und nächste Zahlungen, Einmalzahlungen aus Buchungen.
• Kalender: Kurse, Termine, Buchungsregeln.
• PayPal: Bezahlen und Guthaben aufladen.
• Trainingsplan: Plan und Einheiten.
• Mails: Texte der Mails an Mitglieder.
• Duplikate: Beim Zusammenführen bleibt der Zugang der Hauptakte.

Häufige Fragen

Gut zu wissen