Reports

Auf einen Blick

Funktionen

Übersicht und Rechte

Im Menü unter Reports stehen die Reports als Kacheln, gruppiert nach Finanzen und Betrieb. Den Menüpunkt sieht nur, wer mindestens eines dieser Rechte hat:

Der Inhaber hat beide Rechte immer. Das Finanzrecht erlaubt außerdem, Forderungen auszubuchen und Guthaben auszuzahlen (siehe Forderungen). Die Rechte vergibst du unter Einstellungen > Benutzer.

Die Report-Seite

Jeder Report ist gleich aufgebaut:

1. Auswahl oben: Zeitraum (Monat oder Jahr), Monat und Jahr, Standort, die Filter des Reports und Vergleich mit Vormonat bzw. Vergleich mit Vorjahr.
2. Ansichten: gespeicherte Auswahlen als Knöpfe; neue speicherst du mit "Auswahl speichern als ..." und Speichern.
3. Hinweis: wo nötig ein kurzer Satz, wie die Zahlen zu lesen sind.
4. Kennzahlen und ein Diagramm, je nach Report.
5. Tabelle mit Summenzeile über den ganzen Zeitraum, nicht nur die sichtbare Seite. Viele Zeilen sind verlinkt, etwa auf die Mitgliederakte.
6. PDF und CSV oben rechts.

Zeitraum: Es gibt keine freien Datumsbereiche, nur ganze Monate oder Jahre, das laufende und sechs Jahre zurück. Drei Reports zeigen einen Bestand zum Stichtag statt Bewegungen im Zeitraum: Offene Posten, Guthaben und Leistungsabgrenzung. Stichtag ist dort der letzte Tag des gewählten Monats oder Jahres.

Standort: Mit mehreren Standorten grenzt du auf einen ein. Mitarbeitende, denen nur bestimmte Standorte zugewiesen sind, sehen Alle meine Standorte und nur deren Zahlen; mit genau einem Standort steht er fest. Ist dir noch kein Standort zugewiesen, zeigt der Report keine Zahlen; der Inhaber weist Standorte unter Einstellungen > Benutzer zu.

Vergleich: Eingeschaltet erscheint unter der Summenzeile eine zweite Summenzeile für den Vormonat oder das Vorjahr, auch im PDF und in der CSV-Datei.

Ansichten: Gespeichert werden Art des Zeitraums (Monat oder Jahr), Standort, Vergleich und Filter, nicht der konkrete Monat. Eine Ansicht Monat, Standort Nord zeigt also nächsten Monat den nächsten Monat. Ansichten gehören dir allein; andere Benutzer sehen sie nicht. Mit dem kleinen x löschst du eine Ansicht.

Export als PDF und CSV

• PDF: mit Logo und Farbe deines Unternehmens, Reportname, Zeitraum, gesetzten Filtern, Erstellt am und "von", Kennzahlen, Hinweis, Tabelle, Summenzeile und Seitenzahlen. Breite Reports kommen im Querformat. Ein PDF enthält höchstens 3.000 Zeilen; für mehr nimm die CSV-Datei.
• CSV: Semikolon als Trenner, deutsches Zahlenformat ohne Tausenderpunkte, öffnet sich direkt in Excel. Alle Zeilen plus Summenzeilen.

Jeder Export steht im Exportprotokoll auf der Übersichtsseite mit Zeitpunkt, Report, Format, Zeitraum, Anzahl der Zeilen und Person. Das Protokoll sieht nur der Inhaber, mit den letzten 20 Exporten.

Die Reports im Einzelnen

Finanzen

Die Finanz-Reports beruhen auf dem Buchungsjournal: Jede Forderung, Zahlung, Rücklastschrift, Ausbuchung und Guthabenbewegung ist dort mit Datum, Zahlart, Erlösart und Steuersatz gebucht.

Einnahmen

Geld, das im Zeitraum tatsächlich eingegangen ist: Zahlungen (Lastschrift, Überweisung, vor Ort, PayPal und andere) und Guthaben aus Überzahlung oder Aufladung, abzüglich Rücklastschriften. Das Verrechnen von Guthaben zählt nicht, denn es ist kein neues Geld. Maßgeblich ist der Buchungstag der Zahlung.

• Filter Gruppierung: nach Zahlart, nach Tag bzw. Monat, nach Standort.
• Spalten: Zahlungen, Eingänge, Rücklastschriften, Netto eingegangen.
• Diagramm: Netto eingegangen und Rücklastschriften im Verlauf.

Umsatz

Umsatz nach Leistungszeitraum, nicht nach Zahlungseingang: Eine Forderung zählt in dem Zeitraum, für den die Leistung erbracht wird; reicht ihr Leistungszeitraum über den gewählten Zeitraum hinaus, tagesgenau anteilig. Stornos und Gutschriften mindern den Umsatz im Zeitraum der ursprünglichen Forderung.

• Spalten: Erlösart (Mitgliedsbeitrag, Zusatzabo, Startgebühr, Einmalleistung, Termin, Kurs, Rücklastschriftgebühr, Sonstiges), USt-Satz, Netto, USt, Brutto.
• Kennzahlen: Monatsumsatz (MRR) aus der täglichen Momentaufnahme (Wochenzahler x 52 / 12, Jahreszahler / 12) und Vorschau 12 Monate aus den schon angelegten offenen Forderungen.
• Filter Buchungsstand: "alle Buchungen bis heute" oder "nur Buchungen bis zum Ende des Zeitraums" (so, wie der Zeitraum damals aussah).
• Fehlt für Buchungen ein Umsatzsteuersatz, stehen sie unter "nicht festgelegt" mit Netto gleich Brutto; den Satz legst du unter Einstellungen > Unternehmen fest.

Lastschrift

Die Zahlläufe mit Einzug im Zeitraum und ihre Rücklastschriften. Eine zurückgenommene Rücklastschrift zählt nicht.

• Filter Ansicht: Zahlläufe (je Lauf: Positionen, Summe, FRST, RCUR, Rücklastschriften mit Quote), "je Monat", "nach Rückgabegrund" (Code, Klartext, Anzahl, Betrag, Anteil) und "betroffene Mitglieder" (Einzug, Mitglied, Forderung, Grund, Betrag, Status heute).
• Kennzahlen: Eingezogen, Rücklastschriftquote (nach Anzahl und nach Betrag), Rücklastschriften, Rücklastschriftgebühren.

Stornos

Voll- und Teilstornos und Ausbuchungen im Zeitraum mit Datum, Mitglied, Vertrag, ursprünglicher Forderung, Art, Grund, Betrag und Nutzer. Betrag ist, was die Forderung tatsächlich weniger verlangt, beim Teilstorno also nur der stornierte Teil.

• Filter Art: Stornos und Ausbuchungen, nur Vollstornos, nur Teilstornos, nur Ausbuchungen, nur Korrekturen, alles auch Korrekturen. Korrekturen sind geänderte Beträge oder verschobene Fälligkeiten; sie stehen nur auf Wunsch in der Liste.
• Filter Ansicht: einzeln, Summen je Grund, Summen je Nutzer.

Offene Posten

Je Mitglied, was am Stichtag offen war, mit Status heute, Offen, Älteste Fälligkeit, Altersklassen (0 bis 30, 31 bis 60, 61 bis 90, über 90 Tage) und Letzte Rücklastschrift. Offen ist eine Forderung, solange Forderung, Zahlungen, Rücklastschriften und Ausbuchung zusammen noch einen Betrag ergeben.

• Kennzahlen: Offen am Stichtag, Mitglieder mit offenen Posten, davon über 90 Tage.
• Guthaben ist hier nicht abgezogen; es steht im Report Guthaben. Mahnung und Sperre steuerst du in der Akte.

Guthaben

Je Mitglied der Bestand am Stichtag und was im Zeitraum entstanden, verrechnet und ausgezahlt wurde. Nach einer Zusammenführung zweier Akten steht das Guthaben bei der Hauptakte.

• Filter Ansicht: Bestand je Mitglied oder Bewegungen im Zeitraum (Datum, Referenz, Mitglied, Art, Vermerk, Betrag).
• Kennzahlen: Guthaben am Stichtag, Mitglieder mit Guthaben.

Leistungsabgrenzung

Für den Jahresabschluss: welcher Teil bereits bezahlter Forderungen auf Leistungen nach dem Stichtag entfällt, tagesgenau. Teilweise bezahlte Forderungen zählen im Verhältnis des bezahlten Teils. Ruhezeiten sind schon berücksichtigt; vorab gekaufte Termine und Kurse zählen zum Termindatum.

• Filter Ansicht: je Erlösart und Steuersatz oder Auflösungsplan je Folgemonat.
• Kennzahlen: Abgrenzung brutto, davon USt.
• Berechnungshilfe, ersetzt keine steuerliche Beratung. Typischer Stichtag ist der 31.12., also Zeitraum Jahr.

Buchungsjournal

Jede Buchung im Zeitraum nach Buchungsdatum: Datum, Referenz, Mitglied, Buchungsart, Erlösart, Zahlart, USt-Satz, Netto, USt, Betrag. Der Prüfpfad für deine Buchhaltung.

• Filter Buchungsart: Alle Buchungen, Forderungen und Stornos, Zahlungen und Rücklastschriften, Ausbuchungen, Guthaben.
• Diagramm: Forderungen und Zahlungen im Verlauf.

Journal-Detail

Die Einzelposten hinter jeder Zahllauf-Sammelbuchung des DATEV-Exports: Zahllauf, Belegfeld 1, Datum, Referenz, Mitglied, Buchungsart, Erlösart, USt-Satz, Betrag. Damit findet deine Steuerberatung zu jeder Sammelbuchung die Mitglieder dahinter.

DATEV-Export

Die Kachel DATEV-Export ("Buchungsstapel für die Steuerberatung, je Monat oder Wirtschaftsjahr.") führt zum Export für deine Steuerberatung. Einrichtung und Ablauf stehen in Buchhaltung und DATEV-Export.

Betrieb

Auslastung

Wann am meisten los ist: eine Übersicht Wochentag mal Stunde aus den angenommenen Check-ins, als Durchschnitt je Wochentag im Zeitraum.

• Filter Kennzahl: Check-ins je Stunde, "gleichzeitig Anwesende (geschätzt)", Auslastung in Prozent (geschätzt).
• Ohne Check-out schätzt Abomat die Anwesenheit: Jeder Check-in zählt für die Verweildauer seines Standorts (Standard 90 Minuten). Die Auslastung in Prozent gibt es nur, wenn am Standort eine Kapazität eingetragen ist. Beides stellst du unter Einstellungen > Standorte ein.
• Kennzahlen: Check-ins im Zeitraum, Am meisten los.

Leads

Der Weg vom Aufruf der Angebotsseite bis zum ersten Einzug: Aufgerufen, Begonnen, Vertrag angelegt, Aktiviert (über den Bestätigungslink oder vor Ort unterschrieben), Erster Einzug, jeweils mit Quote. Verträge zählen nach dem Tag ihrer Anlage.

• Filter Ansicht: Trichter gesamt, je Vertragsvorlage, je Kanal (Link, JS-Widget, WordPress-Plugin, Tablet vor Ort), je UTM-Quelle, offene Abschlüsse (alle heute noch nicht bestätigten Verträge mit Alter in Tagen, unabhängig vom Zeitraum).
• Aufrufe und begonnene Abschlüsse zählt Abomat nur als Zahl je Tag, ohne Personenbezug. Den Kanal gibst du im Link mit, etwa "?kanal=widget", "?kanal=wordpress" oder mit UTM-Angaben. Abschlüsse am Tablet vor Ort und über ein Vertragsangebot an einen Lead zählen von selbst als Tablet vor Ort, Abschlüsse über die Tarif-Kacheln der Website Widgets von selbst als JS-Widget.
• Kennzahlen: Verträge angelegt, Aktiviert, Erster Einzug erfolgreich.
• Das Modul selbst beschreibt Leads.

Ruhezeiten

Alle Ruhezeiten, die im Zeitraum laufen oder danach geplant sind: Mitglied, Vertrag, Von, Bis, Tage, Stand, Grund, verschobener Betrag und neues Vertragsende. Verschoben ist der Monatsbeitrag für die Dauer der Ruhezeit. Zurückgenommene Ruhezeiten fehlen.

• Kennzahlen: Anteil ruhender Verträge (Momentaufnahme am Stichtag), durchschnittliche Dauer, verschoben im Zeitraum.
• Diagramm: verschobener Umsatz je Monat.

Nutzungen

Wie oft Mitglieder einchecken, aus den Check-ins des Plugins Check-in.

• Filter Ansicht: "je Mitglied" (Check-ins, letzte Nutzung, je Woche), "inaktive Mitglieder" (laufender Vertrag, aber lange kein Check-in, mit Vertragsende: eine Arbeitsliste gegen Kündigungen), "abgewiesene Check-ins" (nach Grund, Gerät und Standort), "je Leistung".
• Filter Inaktiv ab: 14, 21, 30 oder 60 Tage ohne Check-in. Vorgabe ist der Wert aus Einstellungen > Unternehmen und Gläubiger unter Inaktiv ab (Tage ohne Check-in) (Standard 21), er steht zusätzlich in der Auswahl, wenn er keiner der Stufen entspricht.
• Kennzahlen: Check-ins im Zeitraum, Abgewiesen, Inaktive Mitglieder.

Kalender und Buchungen

Kurse, buchbare Termine und Einzeltermine im Zeitraum, nach Termindatum.

• Filter Ansicht: Einnahmen (je Termin- oder Kursart, Standort und Leitung: gekaufte Plätze mit Umsatz, über den Vertrag gebuchte nur als Anzahl), Auslastung je Termin (Kapazität, gebucht, erschienen, No-Shows, storniert, Warteliste), Auslastung je Art, Wochentag und Uhrzeit, "schwach ausgelastet und ausgebucht", Buchungseingänge je Tag, Vorlaufzeit, Wann gebucht wird.
• Filter Schwelle: schwach unter 30, 40 oder 50 %, Standard 40 %. Ab zwei Terminen im Zeitraum gilt ein Termin als schwach, wenn die durchschnittliche Auslastung darunter liegt, und als ausgebucht, wenn mindestens jeder zweite Termin voll war.
• Erschienen zählt, wer in der Teilnehmerliste abgehakt ist. No-Shows gibt es nur für vergangene Termine mit abgehakter Anwesenheit.
• Kennzahlen: je nach Ansicht Termine, gebuchte Plätze, Auslastung, Median der Vorlaufzeit, Belegung 7, 3 und 1 Tag vorher.

Mitgliederbewegung

Je Monat: Bestand Anfang, Zugänge (Neuabschlüsse), Abgänge, Kündigungseingänge, Netto-Wachstum, Kündigungsquote (Kündigungseingänge im Verhältnis zum Bestand am Monatsanfang) und Bestand Ende. Grundlage sind tägliche Momentaufnahmen; zusammengeführte Doppelakten zählen nicht doppelt. Monate ohne Momentaufnahme bleiben leer.

• Kennzahlen: Bestand, Netto-Wachstum.
• Diagramm: Zugänge und Abgänge.

Einstellungen und Optionen

Einstellungen, die Reports beeinflussen, stehen woanders: Umsatzsteuersätze unter Einstellungen > Unternehmen, Verweildauer und Kapazität unter Einstellungen > Standorte, Rechte und Standortzuweisung unter Einstellungen > Benutzer.

Zusammenhänge

• Forderungen und Zahlläufe liefern die Buchungen für alle Finanz-Reports.
• Plugin Check-in liefert die Daten für Auslastung und Nutzungen.
• Kalender liefert Termine, Buchungen und Teilnehmerlisten.
• Leads und der Digitale Abschluss liefern den Abschlusstrichter.
• Verträge: Ruhezeiten, Kündigungen und Neuabschlüsse für Ruhezeiten und Mitgliederbewegung.

Häufige Fragen

Gut zu wissen