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Leads
Unter Leads begleitest du Interessenten vom ersten Kontakt bis zum Vertrag. Ein Lead entsteht, wenn jemand auf deiner Angebotsseite einen Probetermin bucht, oder wenn du ihn von Hand anlegst, etwa nach einem Anruf. Auf dem Board siehst du in jeder Stufe, wer gerade wo steht, und bietest von dort den Vertrag am Tablet oder per Mail an. Wer keinen Vertrag abschließt, verschwindet nach sechs Monaten ohne Aktivität von selbst.
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- Leads
- Wer darf das
- Inhaber, Mitarbeitende mit Recht auf "Leads"; die Bezeichnung des Probetermins ändern nur Inhaber
Auf einen Blick
- Board als Ablauf von oben nach unten: Probetermin vereinbart, Erschienen oder Nicht erschienen, Vertrag angeboten, und ganz unten der Ausgang Zugesagt oder Abgelehnt.
- Leads entstehen automatisch durch eine Buchung auf der Angebotsseite oder von Hand mit Lead anlegen.
- Der Probetermin heißt so, wie du ihn nennst, zum Beispiel Probestunde oder Schnuppertermin. Die Bezeichnung gilt überall: Board, Angebotsseite, Mails.
- Am Tag des Probetermins steht der Interessent als Akte mit dem Status Probetermin in der Mitgliederliste. So kannst du ihm eine Karte geben und ihn einchecken.
- Vertrag anbieten: der Interessent wählt seine Mitgliedschaft selbst, am Tablet vor Ort (mit QR-Code) oder in Ruhe zu Hause über einen Link per Mail.
- Zugesagt setzt Abomat selbst, sobald aus dem Lead ein Mitglied mit Vertrag geworden ist. Von Hand schiebst du niemanden dorthin.
- Leads ohne Vertrag werden nach 6 Monaten ohne Aktivität gelöscht, samt ihrer Buchungen.
Funktionen
Das Board
Das Board findest du im Menü unter Leads. Oben steht, wie viele Termine in den nächsten 4 Wochen als Probetermin auf deiner Angebotsseite stehen, mit dem Link Zum Kalender. Steht dort Noch kein Probetermin auf der Angebotsseite, gib im Kalender einen Kurs oder buchbaren Termin als Probetermin frei (siehe Kalender).
Darunter folgen die Stufen von oben nach unten, verbunden wie ein Ablauf:
| Stufe | Bedeutung |
|---|---|
| Probetermin vereinbart | Start. Der Interessent hat einen Termin gebucht oder wurde von Hand angelegt. |
| Erschienen | Er war beim Probetermin da. |
| Nicht erschienen | Er ist nicht gekommen. |
| Vertrag angeboten | Du hast ihm den Vertrag am Tablet gezeigt oder per Mail geschickt. |
| Zugesagt | Ausgang: er ist Mitglied geworden. |
| Abgelehnt | Ausgang: er möchte keinen Vertrag. |
Jede Stufe zeigt die Anzahl der Leads darin. Jede Karte zeigt Name, E-Mail-Adresse, Telefon, den gebuchten Termin (Titel, Datum, Uhrzeit), die Notiz und, falls verschickt, "Angebot per Mail am ...". Die neuesten Aktivitäten stehen oben.
Zugesagte und abgelehnte Leads stehen nur, solange ihre letzte Aktivität höchstens 60 Tage zurückliegt. So bleibt das Board übersichtlich. Gelöscht sind sie damit nicht.
Leads verschieben
Je nach Stufe hat jede Karte passende Knöpfe:
- In Probetermin vereinbart: Erschienen und Nicht erschienen.
- In Erschienen und Nicht erschienen: Vertrag anbieten und Abgelehnt.
- In Vertrag angeboten: Angebot zeigen und Abgelehnt.
- In Abgelehnt: Wieder aufnehmen. Der Lead kommt zurück nach Vertrag angeboten.
- Zurück schiebt einen offenen Lead eine Stufe zurück, etwa von Erschienen nach Probetermin vereinbart oder von Vertrag angeboten nach Erschienen.
Jede Verschiebung zählt als Aktivität und setzt die Löschfrist neu in Gang.
Mit dem Check-in geht es auch von selbst: Checkt jemand ein, der zu einem Lead gehört (verknüpfte Akte oder dieselbe E-Mail-Adresse), und passt die Uhrzeit zu seinem gebuchten Probetermin, wandert der Lead von Probetermin vereinbart auf Erschienen. Passend heißt: der Check-in liegt höchstens 60 Minuten vor Beginn oder während des Termins.
Lead von Hand anlegen
Für Interessenten, die anrufen oder vorbeikommen.
- Klicke oben rechts auf Lead anlegen.
- Fülle Vorname, Nachname und E-Mail aus (Pflicht), dazu bei Bedarf Telefon und eine Notiz.
- Klicke auf Anlegen.
Der Lead steht danach in Probetermin vereinbart, auch ohne gebuchten Termin. Bucht dieselbe Person später über die Angebotsseite einen Probetermin, landet die Buchung bei diesem Lead, es entsteht kein zweiter.
Leads aus der Angebotsseite
Bucht ein Interessent auf deiner Angebotsseite einen Probetermin, entsteht der Lead von selbst in Probetermin vereinbart. Der Interessent bekommt eine Bestätigung per Mail, du bekommst den Hinweis Neuer Lead: Probetermin gebucht mit Termin, E-Mail und Telefon. Was der Interessent dabei sieht, beschreibt Öffentliche Anfragen. Der Interessent steht außerdem als Teilnehmer im gebuchten Termin im Kalender; dort kannst du die Buchung auch austragen wie bei einem Mitglied.
Probetermin-Akte (Probemitglied)
Damit du einem Interessenten am Tag seines Probetermins eine Karte geben und ihn einchecken kannst, legt Abomat für ihn eine Akte an:
- Die Akte entsteht früh am Morgen des Probetags. Bucht jemand einen Probetermin für denselben Tag, entsteht sie sofort.
- Sie bekommt den Status Probetermin, den Standort des gebuchten Termins, Name, E-Mail-Adresse und Telefon aus dem Lead und die Zahlart Zahlen vor Ort, bis ein Vertrag da ist. Sie erhält eine normale Mitgliedsnummer.
- Gibt es schon eine Akte mit derselben E-Mail-Adresse (zum Beispiel ein früheres Mitglied), wird keine zweite angelegt. Der Lead wird mit der vorhandenen Akte verknüpft.
- Auf der Karte im Board erscheint Zur Akte.
- Mit dem Plugin Check-in darf die Akte am Tag ihres Probetermins ohne Vertrag einchecken. An anderen Tagen nicht.
- Nach dem Probetag wird die Akte ausgeblendet, solange sie keinen Vertrag hat und kein weiterer Probetermin gebucht ist. In der Mitgliederliste siehst du sie über Ausgeblendete Mitglieder sichtbar machen (siehe Mitglieder).
- Bekommt die Akte ihren ersten Vertrag, wird sie zur normalen Akte: der Status Probetermin fällt weg, sie ist wieder sichtbar, und der Lead wandert auf Zugesagt.
- Wird der Lead gelöscht (von Hand oder nach der Frist) und hat die Akte keinen Vertrag, verschwindet sie mit ihm. Ihre persönlichen Angaben werden dabei entfernt.
Für Leads, die du von Hand anlegst, entsteht keine Probetermin-Akte, weil sie keinen gebuchten Termin haben.
Vertrag anbieten
Wenn ein Interessent da war (oder auch, wenn er nicht kam), bietest du ihm den Vertrag an.
- Klicke auf der Karte auf Vertrag anbieten.
- Der Lead wandert auf Vertrag angeboten, und der Dialog Vertrag anbieten öffnet sich mit zwei Wegen:
- Am Tablet unterschreiben: Auf diesem Gerät öffnen öffnet die Vertragsoptionen. Gib das Tablet dem Interessenten in die Hand. Bist du gerade nicht am Tablet, scanne den QR-Code daneben ("QR-Code mit dem Tablet scannen und Link öffnen.") mit dem Tablet, dann öffnen sich die Vertragsoptionen dort.
- Per Mail anbieten: Vertrag per Mail anbieten schickt den Link an die E-Mail-Adresse des Leads. Danach steht dort "Zuletzt geschickt am ..." und auf der Karte "Angebot per Mail am ...". Du siehst die Meldung "Vertragsangebot an ... geschickt."
- Mit Schließen schließt du den Dialog. Mit Angebot zeigen öffnest du ihn später wieder; der Link bleibt derselbe.
Der Interessent sieht in den Vertragsoptionen alle Mitgliedschaften deiner Angebotsseite, ohne Probetermine und Einzelbuchungen, mit einer persönlichen Begrüßung. Er wählt die Mitgliedschaft selbst. Im Abschluss sind Name, E-Mail-Adresse und Telefon schon eingetragen (und, falls die Akte sie schon hat, Geburtsdatum und Anschrift). Die E-Mail-Adresse kann er nicht ändern. Nach dem Absenden geht es ohne Umweg zur Bestätigung des Vertrags, er muss nicht auf die Mail warten. Die Bestätigungsmail geht trotzdem raus. Mit der Bestätigung wird der Vertrag aktiv, die Angaben landen in seiner Akte (bei einer Probetermin-Akte in genau dieser), und der Lead wandert auf Zugesagt. Mehr zum Ablauf des Abschlusses steht unter Digitaler Abschluss.
Die Mail "Dein Vertragsangebot von ..." begrüßt den Interessenten mit Vornamen, enthält den Knopf Mitgliedschaft auswählen und den Hinweis, dass er bei Fragen einfach antworten kann.
Mitglied anlegen und Zugesagt
In die Stufe Zugesagt kannst du keinen Lead von Hand schieben. Für ein Mitglied braucht es Angaben wie das Geburtsdatum, die ein Lead nicht hat. Ein Lead wird auf drei Wegen zugesagt:
- Über das Vertragsangebot: Der Interessent schließt am Tablet oder über den Link in der Mail ab und bestätigt den Vertrag.
- Über die Probetermin-Akte: Du legst in der Akte (Knopf Zur Akte) einen Vertrag an. Sobald der erste Vertrag aktiv ist, ist der Lead zugesagt.
- Über Mitglied anlegen: Hat ein Lead in Vertrag angeboten noch keine Akte, steht auf seiner Karte Mitglied anlegen. Das Formular für ein neues Mitglied öffnet sich mit Name, E-Mail und Telefon aus dem Lead; du ergänzt Geburtsdatum, Anschrift und Zahlungsdaten. Mit dem Speichern wandert der Lead auf Zugesagt, auch wenn noch kein Vertrag angelegt ist.
In der Akte des neuen Mitglieds steht im Verlauf Aus einem Lead angelegt. Zugesagte Leads behalten den Knopf Zur Akte. Ab jetzt gilt die Akte, siehe Mitglieder.
Lead löschen
Löschen auf der Karte entfernt den Lead nach einer Rückfrage ganz: mit seinen Buchungen (die Plätze in den Terminen werden wieder frei) und mit seiner Probetermin-Akte, wenn diese keinen Vertrag hat. Zugesagte Leads kannst du nicht löschen.
Automatisches Löschen inaktiver Leads
Jede Nacht löscht Abomat Leads, deren letzte Aktivität mehr als 6 Monate zurückliegt und die nicht zugesagt sind. Das gilt auch für abgelehnte Leads. Eine Probetermin-Akte ohne Vertrag fällt mit weg. Als Aktivität zählen zum Beispiel eine Buchung, eine Verschiebung im Board, ein per Mail geschicktes Angebot und das Anlegen des Leads. Darauf weist auch der Untertitel des Boards hin, und der Interessent hat diesen Hinweis bei der Buchung bestätigt.
Bezeichnung des Probetermins
Nur Inhaber sehen oben im Board das Feld Bezeichnung. Dort legst du fest, wie dein Unternehmen den Probetermin nennt. Abomat schlägt unter anderem Probetermin, Probestunde, Schnupperstunde, Schnuppertermin und Kennenlerntermin vor; du kannst auch etwas Eigenes eintragen (höchstens 40 Zeichen). Nach Speichern erscheint die Bezeichnung in der ersten Stufe des Boards ("... vereinbart"), auf der Angebotsseite (Reiter "... vereinbaren", Knopf "... buchen"), im Kalender beim Freigeben und in den Mails an Interessenten. Leer gelassen heißt es Probetermin.
Einstellungen und Optionen
| Option | Wirkung | Standard |
|---|---|---|
| Bezeichnung (oben im Board, nur Inhaber) | Name des Probetermins überall, wo Interessenten und Team ihn sehen: Board, Angebotsseite, Bestätigungsmail, Hinweis an dich, Kalender. | Probetermin |
| Termin im Kalender Als Probetermin auf der Angebotsseite anbieten | Nur freigegebene Kurse und buchbare Termine mit freien Plätzen erscheinen auf der Angebotsseite, und zwar für die nächsten 4 Wochen. Ohne Freigabe kann niemand einen Probetermin buchen. Beschrieben in Kalender. | aus |
| Mail Bestätigung Probetermin unter Mails | Text der Bestätigung an den Interessenten. Du kannst sie unter Mails im Bereich Leads anpassen. | Standardtext |
| Hinweis Neuer Lead: Probetermin gebucht unter Mails | Geht an die E-Mail-Adresse deines Unternehmens, ohne eine solche an alle Inhaber. Lässt sich unter Mails abschalten; der Lead entsteht trotzdem. | an |
Die Mail mit dem Vertragsangebot hat einen festen Text.
Zusammenhänge
- Öffentliche Anfragen: was der Interessent auf der Angebotsseite sieht und welche Mails er bekommt.
- Kalender: wie ein Kurs oder buchbarer Termin zum Probetermin wird, und wo du Buchungen von Leads austrägst.
- Mitglieder: Probetermin-Akten, ausgeblendete Akten und die Akte nach der Zusage.
- Digitaler Abschluss: Mitgliedschaften auf der Angebotsseite, Abschluss und Bestätigung des Vertrags.
- Plugin Check-in: Einlass der Probetermin-Akte am Probetag und automatisches Erschienen.
- Mails: Bestätigung an den Interessenten und Hinweis an dich.
- Reports: der Report Leads zeigt den Weg vom Aufruf der Angebotsseite bis zum ersten Einzug.
Häufige Fragen
Gut zu wissen
- Name, E-Mail-Adresse, Telefon und Notiz eines Leads lassen sich nach dem Anlegen im Board nicht ändern. Bucht der Interessent erneut, übernimmt Abomat Name und Telefon aus der neuen Buchung.
- Einen Verlauf je Lead mit allen Schritten zeigt das Board nicht. Was aus einem Lead geworden ist, siehst du an seiner Stufe und, nach der Zusage, im Verlauf der Akte (Aus einem Lead angelegt).
- Bucht ein Interessent mit derselben E-Mail-Adresse einen weiteren Probetermin, während sein Lead offen ist, springt der Lead wieder auf Probetermin vereinbart, auch wenn er schon weiter war.
- Leads, die du von Hand anlegst, kannst du nicht selbst in einen Termin buchen. Sie haben deshalb keine Probetermin-Akte und können nicht einchecken. Wer einchecken soll, bucht über die Angebotsseite.
- Ein Lead, der beim Probetermin mit einer schon vorhandenen, normalen Akte verknüpft wurde, wird nach 6 Monaten nicht automatisch gelöscht.
- In den Vertragsoptionen für einen Lead stehen alle Verträge, die du online anbietest, auch die mit Nur Tablet. Für Interessenten ohne Lead gibt es den allgemeinen Tablet-Abschluss unter Links oben in der Leiste (siehe Digitaler Abschluss).
- Setzt ein Inhaber den Link der Angebotsseite zurück (unter Digitaler Abschluss), funktionieren auch die bereits verschickten Vertragsangebote und QR-Codes nicht mehr. Öffne dann Angebot zeigen und schicke das Angebot neu.
- Ein zugesagter oder abgelehnter Lead kann den Link seines Vertragsangebots nicht mehr nutzen. Er sieht dann die normale Angebotsseite ohne vorbelegte Angaben.