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Kalender-Einstellungen
Unter Kalender > Einstellungen legst du fest, womit du im Kalender schnell planst und was beim Buchen gilt. Der Reiter Vorlagen enthält fertige Schichten, Kurse und buchbare Termine, die du in den Plan ziehst. Der Reiter Leistungen und Kosten regelt, bis wann Mitglieder absagen können, wie viele Termine sie gleichzeitig buchen, welche Leistung sie dafür brauchen und was ein Kurs ohne diese Leistung oder für Gäste kostet.
- Wo in Abomat
- Kalender > Einstellungen
- Wer darf das
- Inhaber (ändern), Mitarbeitende mit Recht auf "Kalender" (nur ansehen)
- Tarif
- alle (Buchen im Mitgliederbereich nicht im Startup)
Auf einen Blick
- Vorlagen je Standort für Schichten, Kurse und buchbare Termine, mit Zeiten, Raum, Plätzen, Warteliste, Fähigkeiten und Farbe.
- Kursaufsicht in der Vorlage: wie viele Personen mit welcher Fähigkeit während des Kurses da sein müssen.
- Vorlagen gleich als Probetermin oder als Einzelbuchung für die Angebotsseite markieren.
- Vorgaben für alle Kurse: Absagefrist, Höchstzahl gleichzeitiger Buchungen, nötige Leistung.
- Regeln je Kurs: eigene Absagefrist, eigene oder keine Leistung, Einmalzahlung für Mitglieder ohne Leistung, Umsatzsteuer.
- Der Betrag der Einmalzahlung ist zugleich der Preis für Gäste bei Einzelbuchungen.
- Schalter, ob Mitglieder im Mitgliederbereich sehen, wer einen Kurs leitet.
Funktionen
Reiter Vorlagen
Vorlagen gehören zu einem Standort. Hast du mehrere, wählst du oben den Standort. Die Seite zeigt drei Abschnitte, Schicht, Kurs und Buchbarer Termin, jeweils als Liste mit Name, Zeit, Raum oder Bereich, Details (Plätze, Mindestteilnehmer, Warteliste, Aufsicht oder Dauer je Termin), Fähigkeiten und Stand. Für einzelne Termine gibt es keine Vorlagen, weil sie an einem Mitglied hängen.
Vorlage anlegen
- Klicke Vorlage anlegen oben rechts oder "… anlegen" im Abschnitt der gewünschten Art.
- Wähle die Art, gib den Name der Vorlage sowie Beginn und Ende ein.
- Ergänze je nach Art Raum, Plätze, Aufsicht, Fähigkeiten und Farbe (siehe unten) und klicke Speichern.
Bearbeiten und entfernen: über den Stift und den Papierkorb in der Zeile. Entfernen fragt einmal nach. Einträge, die schon aus der Vorlage im Kalender stehen, bleiben unverändert, auch wenn du die Vorlage änderst oder entfernst.
Was eine Vorlage im Kalender bewirkt:
- Aktive Vorlagen stehen in der Werkzeugleiste des Kalenders zum Ziehen und Klicken und im Dialog unter Aus einer Vorlage übernehmen.
- Die erste aktive Schicht-Vorlage gibt die Zeiten vor, wenn du im Kalender in eine leere Zelle klickst.
- Passt eine Schicht im Plan zeitlich genau zu einer Schicht-Vorlage, steht der Name der Vorlage an der Schicht, z.B. Früh.
- Eine Vorlage wird selbst nicht geprüft. Abwesenheit, Fähigkeiten, Überschneidungen und Räume prüft Abomat erst, wenn daraus ein Eintrag entsteht.
Den umgekehrten Weg gibt es auch: Im Kalender sicherst du einen bestehenden Eintrag mit Als Vorlage sichern.
Reiter Leistungen und Kosten
Hier stellst du ein, was gilt, wenn Mitglieder im Mitgliederbereich oder Gäste auf der Angebotsseite buchen. Links stehen die Vorgaben für alle Kurse und buchbaren Termine, rechts die Liste Kurse und buchbare Termine mit den Regeln je Kurs.
Vorgaben speichern: Felder ausfüllen, Vorgaben speichern klicken.
Regel je Kurs festlegen
- Suche den Kurs in der Liste. Dort stehen alle Kurse und buchbaren Termine mit Terminen in den nächsten 8 Wochen, jeder Name einmal, mit der Zahl der Termine und dem nächsten Termin. Kurse, die eine Regel haben, aber keine kommenden Termine, stehen mit "ohne kommende Termine" ebenfalls da.
- Klicke Anpassen.
- Wähle Absagefrist, nötige Leistung und gegebenenfalls Einmalzahlung und Umsatzsteuer, dann Speichern.
Eine Regel gilt für jeden Termin mit genau diesem Namen, auch für Termine in späteren Wochen. Groß- und Kleinschreibung und Leerzeichen am Rand spielen keine Rolle. Stellst du alles wieder auf Vorgabe und lässt den Betrag leer, verschwindet die Regel, und der Kurs folgt wieder den Vorgaben.
Die Spalten der Liste zeigen, was gerade gilt:
- Absagen: Vorgabe (2 Std.) oder die eigene Frist, z.B. 24 Std. vorher.
- Leistung: "keine nötig", der Name der Leistung oder der Name mit "(Vorgabe)".
- Ohne Leistung: der Betrag mit "ohne Leistung" oder "ohne Leistung nicht buchbar".
Einstellungen und Optionen
Felder einer Vorlage
| Option | Wirkung | Standard |
|---|---|---|
| Art | Schicht, Kurs oder Buchbarer Termin. | Schicht |
| Name der Vorlage | Pflicht, höchstens 60 Zeichen, je Art und Standort nur einmal. Bei Kursen und buchbaren Terminen wird der Name zum Kursnamen im Plan, und über diesen Namen greifen die Regeln aus Leistungen und Kosten. | leer |
| Beginn, Ende | Uhrzeit in Viertelstunden. Das Ende muss nach dem Beginn liegen. | leer |
| Raum (Kurs) / Bereich (andere) | Ort des Eintrags. Für Kurse stehen nur Orte zur Wahl, die als Raum für Kurse markiert sind. | ohne |
| Dauer je Termin | Nur buchbarer Termin: 30, 45, 60 oder 90 Minuten. Die Liste zeigt daraus z.B. 4 × 45 min. | 45 Minuten |
| Plätze, Mindestteilnehmer | Nur Kurs: werden in den Eintrag übernommen. Mindestteilnehmer dürfen nicht größer sein als die Plätze. | leer |
| Warteliste, Plätze | Nur Kurs: Warteliste mit Höchstzahl. | aus |
| Aufsicht | Nur Kurs: je Fähigkeit eine Anzahl von 1 bis 9. Während des Kurses müssen so viele Personen mit dieser Fähigkeit eingeteilt sein, sonst zeigt der Kalender im Bedarf eine rote Lücke. Die Kursleitung zählt mit, wenn sie die Fähigkeit hat. | Keine zusätzliche Aufsicht |
| Als Probetermin auf der Angebotsseite anbieten | Kurs und buchbarer Termin: jeder daraus entstandene Eintrag ist sofort als Probetermin buchbar (siehe Leads). In der Liste steht dann die Bezeichnung für Probetermine am Namen. | aus |
| Als Einzelbuchung auf der Angebotsseite verkaufen, Zahlarten | Kurs und buchbarer Termin: jeder daraus entstandene Eintrag wird Gästen angeboten, sofern er einen Preis hat. Zahlarten PayPal und Zahlen vor Ort. | aus, Zahlen vor Ort |
| Geforderte Fähigkeiten | Wer den Eintrag übernimmt, muss sie alle haben. Geprüft wird beim Ziehen in den Plan. Neue Fähigkeiten legst du unter Einstellungen > Benutzer und Mitarbeiter an. | keine |
| Farbe im Plan | Nicht bei Schichten: Lila, Grün, Orange, Rot, Neutral oder Standard (Kurse grün, buchbare Termine lila). | Standard |
| Notiz | Wird in den Eintrag übernommen. | leer |
| aktiv | Stillgelegte Vorlagen stehen nicht mehr im Kalender, bleiben aber in der Liste (grau) und lassen sich wieder einschalten. | an |
Vorgaben für das Buchen
| Option | Wirkung | Standard |
|---|---|---|
| Absagen bis wie viele Stunden vor Beginn | Bis zu diesem Zeitpunkt sagen Mitglieder im Mitgliederbereich selbst ab, danach nur noch persönlich bei euch. Dieselbe Frist gilt für Gäste mit Einzelbuchung und steht als Absagen bis in der Buchungsbestätigung. 0 heißt: bis zum Beginn. Höchstens 168 Stunden. | 2 |
| Wie viele Termine gleichzeitig gebucht sein dürfen | Höchstzahl je Mitglied im Mitgliederbereich. Gezählt wird, was gebucht oder auf der Warteliste und noch nicht vorbei ist. Ist die Grenze erreicht, muss das Mitglied erst absagen oder warten, bis ein Termin vorbei ist. 1 bis 50. | 5 |
| Welche Leistung zum Buchen nötig ist | Mitglieder buchen nur, wenn sie diese Leistung über einen laufenden Vertrag haben, eigen oder mitgenutzt. Ohne die Leistung buchen sie nur Kurse, für die du eine Einmalzahlung festlegst. Keine, jedes Mitglied darf buchen schaltet die Prüfung ab. Die Leistungen pflegst du unter Leistungen. | Keine, jedes Mitglied darf buchen |
| Zuständigen Mitarbeiter im Kalender anzeigen | Mitglieder sehen im Kalender des Mitgliederbereichs, wer den Kurs oder Termin leitet. Es sind Daten deiner Beschäftigten: sag ihnen Bescheid, bevor du es einschaltest. | aus |
Regel je Kurs
| Option | Wirkung | Standard |
|---|---|---|
| Absagen: Vorgabe / Eigene Frist | Mit Eigene Frist gibst du für diesen Kurs eine andere Zahl Stunden vor Beginn an (0 bis 168). | Vorgabe |
| Nötige Leistung: Vorgabe / Keine / Diese Leistung | Vorgabe übernimmt die Leistung aus den Vorgaben. Keine, jedes Mitglied darf buchen macht den Kurs für jedes Mitglied mit laufendem Vertrag frei. Diese Leistung verlangt eine bestimmte Leistung, die du darunter wählst. | Vorgabe |
| Einmalzahlung für Mitglieder ohne die Leistung | Nur wenn eine Leistung nötig ist. Leer: ohne die Leistung nicht buchbar. Mit Betrag: Mitglieder ohne die Leistung buchen mit Zahlungspflichtig buchen; die Einmalzahlung kommt in ihre Akte und geht mit der nächsten Abbuchung. Sagt das Mitglied rechtzeitig ab, fällt sie weg. Derselbe Betrag ist der Preis für Gäste bei Einzelbuchungen. Der Betrag muss über 0 € liegen. | leer |
| Umsatzsteuer auf die Gebühr | Steuersatz der Einmalzahlung: "wie Club", 19 %, 7 % oder "steuerfrei (0 %)". Kurse können anders besteuert sein als Beiträge, im Zweifel mit dem Steuerberater klären. | wie Club |
Zusammenhänge
- Kalender: Vorlagen ziehen, Teilnehmer eintragen, Probetermin und Einzelbuchung am Eintrag einschalten.
- Mitgliederbereich: Dort wirken Absagefrist, Höchstzahl und nötige Leistung, wenn Mitglieder selbst buchen.
- Einzel- und Gastbuchungen: Der Betrag der Einmalzahlung ist der Preis für Gäste, die Absagefrist gilt auch für sie.
- Leistungen: die Leistungen, die zum Buchen nötig sein können.
- Forderungen und Zahlläufe: Einmalzahlungen aus Buchungen.
- Leads: Probetermine aus Kurs- und Termin-Vorlagen.
KalenderSchichten, Kurse, Termine und Buchungen.Einzel- und GastbuchungenTermine für Gäste ohne Mitgliedschaft.Mitgliederbereichwas Mitglieder selbst sehen und tun.LeistungenLeistungen und Nutzungszeiten.Forderungenoffene Posten, Zahlungen, Rücklastschriften, Mahnungen.LeadsInteressenten vom Probetermin bis zum Vertrag.
Häufige Fragen
Gut zu wissen
- Vorgaben und Regeln wirken nur, wenn Mitglieder selbst im Mitgliederbereich buchen, und bei Gästen. Trägst du ein Mitglied im Kalender ein, prüft Abomat weder Leistung noch Höchstzahl noch Frist.
- Ein Kurs ist nur dann als Einzelbuchung für Gäste sichtbar, wenn für ihn eine Leistung nötig ist (aus den Vorgaben oder als Diese Leistung) und eine Einmalzahlung eingetragen ist. Steht die nötige Leistung auf Keine, gibt es keinen Preis und damit keine Einzelbuchung.
- Wer zahlungspflichtig bucht, bekommt nur einen festen Platz. Ist der Kurs voll, geht es ohne die Leistung nicht auf die Warteliste.
- Die Einmalzahlung ist am Buchungstag fällig und hängt am eigenen laufenden Hauptvertrag des Mitglieds. Ist sie bei einer rechtzeitigen Absage schon im Zahllauf oder eingezogen, fällt sie nicht von selbst weg: Du bekommst den Hinweis Absage mit bezahlter Einmalzahlung und schreibst den Betrag gut.
- Regeln hängen am Namen. Heißt derselbe Kurs einmal Rückenfit und einmal Rücken-Fit, sind das zwei Kurse mit zwei Regeln.
- Benennst du eine Kurs-Vorlage später um, behalten neue Einträge aus ihr den ursprünglichen Kursnamen.
- Vorlagen für buchbare Termine haben keine Plätze und keine Warteliste. Diese setzt du nach dem Anlegen im Kalender-Dialog; ohne Platzangabe ist der Termin unbegrenzt buchbar.