Benutzer und Mitarbeiter

Auf einen Blick

Funktionen

Die Liste Benutzer und Mitarbeiter

Die Liste zeigt jeden Zugang mit Foto, Name, E-Mail, Rolle, aktueller Arbeitszeit je Woche und Fähigkeiten. Ein Klick auf den Namen oder den Stift öffnet die Personalakte. Beispiel-Mitarbeiter aus den Beispieldaten tragen die Marke Beispiel.

Benutzer anlegen

1. Klicke oben rechts auf Benutzer anlegen (nur Inhaber).
2. Fülle aus:
   • Name und E-Mail: mit der E-Mail meldet sich der Benutzer an.
   • Rolle: Mitarbeiter oder Inhaber (darf Einstellungen und Benutzer ändern).
   • Startpasswort: mindestens 10 Zeichen.
   • Im Kalender anzeigen: ausschalten für Benutzer, die nicht zum Team vor Ort gehören.
3. Klicke auf Benutzer anlegen.

Abomat verschickt dabei keine Einladungsmail. Teile dem neuen Benutzer seine E-Mail und das Startpasswort persönlich mit. Danach kann er sich sofort anmelden.

Ein neuer Mitarbeiter darf zunächst in allen Modulen bearbeiten, nur die Einstellungen darf er lesen. Zusatzrechte hat er keine. Passe die Rechte in seiner Personalakte an, bevor er loslegt.

Rollen

Personalakte eines Mitarbeiters

Klicke in der Liste auf einen Namen. Die Personalakte hat diese Bereiche. Ändern können nur Inhaber, alle anderen sehen den Hinweis "Nur Inhaber können Mitarbeiterdaten ändern."

Person

Foto, Name, E-Mail und Rolle. Über Datei auswählen und Hochladen setzt du ein Foto (JPG, PNG oder WebP, höchstens 5 MB), Entfernen nimmt es wieder ab. Das Foto erscheint in der Benutzerliste und auf der Übersicht beim Team und ist nur für angemeldete Mitarbeitende sichtbar.

Einsatz

Hat dein Unternehmen mehr als einen Standort, bestimmen die angehakten Standorte auch, welche Mitglieder und welche Zahlen in Reports der Mitarbeiter sieht. Ohne Standort sieht er keine Mitglieder. Mehr dazu in Standorte.

Gespeichert wird mit Einsatz speichern.

Arbeitszeiten

Arbeitszeiten werden als Pläne mit Gültigkeitszeitraum gepflegt, etwa ein Plan für die Wintersaison und einer für den Sommer.

1. Klicke auf Plan anlegen.
2. Trage ein:
   • Gilt ab (Pflicht) und Gilt bis (leer heißt: bis auf Weiteres).
   • Stunden je Woche: das vereinbarte Kontingent, zwischen 0,5 und 80 Stunden, etwa "20" oder "20,5".
   • Zeitfenster: Wochentag mit "von" und "bis". Mehrere Fenster je Tag sind möglich, etwa Vormittag und Abend.
   • Notiz, zum Beispiel Wintersaison.
3. Klicke auf Speichern.

Regeln:

• Ein Plan braucht mindestens ein Zeitfenster oder ein Stundenkontingent.
• Zeitfenster am selben Tag dürfen sich nicht überschneiden.
• Pläne eines Mitarbeiters dürfen sich zeitlich nicht überlappen. Setze dem alten Plan ein Ende, bevor ein neuer beginnt.
• Der Plan, der heute gilt, ist mit "gilt heute" markiert. Liegen die Zeitfenster über dem Kontingent, zeigt Abomat einen Hinweis.

Die Arbeitszeiten nutzt der Arbeitsplan im Kalender, zum Beispiel für Aus Arbeitszeiten füllen. Siehe Kalender.

Check-in-Karte

Nur mit dem Plugin Check-in. Hier trägst du unter Karten-UID (HEX) die Karte des Mitarbeiters ein und speicherst mit Karte speichern. Mit dieser Karte schaltet jedes Check-in-Gerät für ihn immer frei, ohne Öffnungszeiten, Vertrag oder Leistung zu prüfen und ohne Forderung. Ein Scan damit ist kein Check-in und steht nicht im Verlauf. Eine Karte, die schon einem Mitglied oder einem anderen Mitarbeiter gehört, lehnt Abomat ab. Leeres Feld und speichern entfernt die Karte von allen Geräten.

Zeiterfassung

Hier stehen die Arbeitszeiten, die der Mitarbeiter mit seiner Check-in-Karte am Gerät erfasst hat (siehe Check-in): der erste Scan ist Kommen, der nächste Gehen, die Taste Gehen am Gerät beendet die Zeit immer. Den Abschnitt sehen nur der Inhaber und der Mitarbeiter selbst, andere Mitarbeitende nicht.

• Mit den Pfeilen wählst du den Monat, oben rechts steht die Summe der Stunden.
• Je Woche steht das Ist, etwa 38:30 h, und daneben das Soll aus dem gültigen Wochenplan unter Arbeitszeiten ("von 40:00 h").
• Die Tabelle zeigt je Eintrag Tag, Kommen, Gehen, Dauer, Standort des Geräts und unter Erfasst, ob die Zeit vom Gerät stammt oder "von Hand" eingetragen oder geändert wurde, mit der Notiz.
• Ein Eintrag, der gerade läuft, zeigt bei Gehen "läuft". Ist er älter als 16 Stunden, steht dort "fehlt" und über der Tabelle der Hinweis, dass das Gehen fehlt.

Nur der Inhaber kann ändern:

1. Eintrag öffnet den Dialog Zeiteintrag nachtragen, Bearbeiten bei einem Eintrag den Dialog Zeiteintrag bearbeiten.
2. Tag, Kommen und Gehen eintragen. Bleibt Gehen leer, bleibt der Eintrag offen. Liegt Gehen vor Kommen, gilt es als Uhrzeit am Folgetag, etwa für eine Nachtschicht.
3. Unter Notiz den Grund der Korrektur festhalten und Speichern.

Löschen entfernt einen Eintrag nach einer Rückfrage. CSV lädt die Einträge des gewählten Monats als Tabelle herunter, etwa für die Lohnabrechnung.

Kalender-Abo

Zeigt, ob der Mitarbeiter seine Termine als Abo in Google, Apple oder Outlook verbunden hat, seit wann und wann zuletzt abgerufen wurde. Den Link richtet jeder Mitarbeiter selbst unter Mein Kalender unten in der Seitenleiste ein. Als Inhaber kannst du mit Link deaktivieren das Abo abschalten, etwa wenn ein Telefon verloren ging. Der externe Kalender bekommt danach keine Termine mehr; einen neuen Link erzeugt nur der Mitarbeiter selbst.

Rechte

Für Inhaber steht hier nur "Inhaber haben in allen Modulen alle Rechte." Für Mitarbeiter wählst du je Modul eine Stufe:

Die Module und was dazugehört:

Darunter wählst du unter Ansichten der Übersicht, welche Reiter der Mitarbeiter auf der Übersicht sieht: Inhouse, Wirtschaft und Mitglieder. So kann zum Beispiel das Team am Empfang die Inhouse-Ansicht nutzen, ohne Umsatzzahlen zu sehen. Ohne Auswahl ist nichts verboten: Ein Mitarbeiter, für den nie etwas gewählt wurde, sieht alle drei. Darf er die Übersicht öffnen, musst du mindestens eine Ansicht anhaken, sonst speichert Abomat nicht ("Bitte mindestens eine Ansicht der Übersicht wählen oder die Übersicht auf kein Zugriff stellen.").

Darunter stehen die Zusatzrechte unter der Überschrift Datenschutz. Inhaber haben sie alle, Mitarbeiter nur, wenn du sie anhakst:

Gespeichert wird mit Rechte speichern. Für jedes Modul muss eine Stufe gewählt sein.

Fähigkeiten

Hier hakst du an, was der Mitarbeiter mitbringt, zum Beispiel Ernährungsberatung oder Erste Hilfe. Zur Auswahl steht der Katalog des Unternehmens. Stillgelegte Fähigkeiten lassen sich nicht neu zuordnen, bleiben aber stehen, wo sie schon angehakt sind. Fehlt eine Fähigkeit, trägst du sie unter "Fehlt eine Fähigkeit?" ein und klickst auf Hinzufügen: sie landet im Katalog und ist gleich zugeordnet. Gespeichert wird mit Fähigkeiten speichern.

Katalog der Fähigkeiten

Unter der Benutzerliste steht der Katalog Fähigkeiten. Er zeigt Name, Beschreibung, wie viele Mitarbeiter die Fähigkeit haben, und ob sie aktiv oder stillgelegt ist.

• Fähigkeit anlegen: Name (Pflicht, höchstens 60 Zeichen, nicht doppelt), Beschreibung, Schalter "aktiv".
• Stift: bearbeiten oder stilllegen. Stillgelegte Fähigkeiten lassen sich nicht mehr neu zuordnen.
• Papierkorb: entfernt die Fähigkeit aus dem Katalog. Das geht nur, wenn sie keinem Mitarbeiter zugeordnet ist. Sonst meldet Abomat "Diese Fähigkeit ist Mitarbeitern zugeordnet. Nimm sie dort ab oder lege sie still."

Fähigkeiten sind die Grundlage der Besetzungsregeln eines Standorts ("Wer diese Fähigkeit hat, kann die Stelle besetzen"). Siehe Standorte.

Kalender der Mitarbeiter

Mitarbeitende bekommen ihre Termine per Mail oder als Kalender-Abo. Im Abschnitt Kalender der Mitarbeiter legst du als Inhaber fest:

Sobald du Mit Namen des Mitglieds oder Voll wählst, gehen personenbezogene Daten an den Kalenderdienst des Mitarbeiters. Abomat weist dann darauf hin, das in eurer Datenschutzdokumentation zu erwähnen. Bei Voll geht alles aus Titel und Notiz ungefiltert mit, auch Hinweise zur Gesundheit. IBAN, Mitgliedsnummer und Kontaktdaten stehen in keiner Stufe im Kalender. Abwesenheiten erscheinen nur als Abwesend, Krankheit gar nicht.

Mehr zu Terminen und Arbeitsplan steht in Kalender und Kalender-Einstellungen.

Zusammenhänge

• Kalender und Kalender-Einstellungen: Arbeitsplan, Schichten und Termine nutzen Arbeitszeiten, Standardbereich, Fähigkeiten und Im Kalender anzeigen.
• Standorte: Bereiche für den Standardbereich, Besetzungsregeln mit Fähigkeiten, Standortzugriff.
• Datenschutz: Daten der Mitarbeiter (Arbeitszeiten, Abwesenheiten, alte Dienstpläne) fallen nach Frist weg.
• Reports: die Zusatzrechte Reports ansehen und Finanz-Reports und Buchhaltungsexport und die zugewiesenen Standorte bestimmen, was ein Mitarbeiter dort sieht.
• Mitglieder: Datenauskunft, Löschanfrage und Rechtsstreit in der Akte brauchen die passenden Zusatzrechte.

Häufige Fragen

Gut zu wissen