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Einzel- und Gastbuchungen
Mit Einzelbuchungen verkaufst du einzelne Kurse und buchbare Termine an Menschen ohne Mitgliedschaft, zum Beispiel einen Workshop, eine Schnupperstunde gegen Gebühr oder ein Event. Gäste buchen und bezahlen auf deiner Angebotsseite, ohne Konto und ohne Vertrag. In Abomat entsteht dabei eine schlanke Akte mit dem Status Gast, eine Einmalzahlung und ein Platz im Termin.
- Wo in Abomat
- Angebotsseite, Reiter "Einzelbuchungen"
- Wer darf das
- Inhaber (einrichten), Gäste ohne Mitgliedschaft (buchen)
- Tarif
- alle (Bezahlung mit PayPal nicht im Startup)
- Braucht Plugin
- nein (für Bezahlung mit PayPal das Plugin PayPal)
Auf einen Blick
- Eigener Reiter Einzelbuchungen auf der Angebotsseite, sobald es etwas zu buchen gibt.
- Angeboten werden Kurse und buchbare Termine, die du dafür freigibst und die einen Preis haben.
- Bezahlung mit PayPal oder Zahlen vor Ort, je Termin wählbar.
- Gäste teilen sich die Plätze mit Mitgliedern und Probeterminen, bekommen aber nur feste Plätze, keine Warteliste.
- Bestätigungsmail an den Gast mit Link zu Deine Buchung: dort bezahlen oder bis zur Absagefrist absagen.
- Hinweis-Mail an dein Unternehmen bei jeder neuen Einzelbuchung.
- Bei einer Absage entsteht ein ToDo Storno zurückbuchen, damit du die Zahlung erstattest oder ausbuchst.
Funktionen
Was Gäste sehen
Auf der Angebotsseite erscheint der Reiter Einzelbuchungen neben Mitgliedschaften und dem Reiter für Probetermine, sobald mindestens ein Termin buchbar ist. Gibt es nichts, fehlt der Reiter. Öffnet ein Interessent die Angebotsseite über seinen persönlichen Link aus den Leads, sieht er nur die Mitgliedschaften.
Im Reiter stehen die Termine als Kacheln nebeneinander, zuerst Die nächsten 7 Tage ab jetzt. Jede Kachel zeigt Titel, Preis, Wochentag und Datum mit Uhrzeit, Standort und, wenn der Termin eine Platzgrenze hat, "… Plätze frei". Mit Weitere Termine blättert der Gast jeweils 7 Tage weiter, mit Frühere Termine zurück; über der Liste steht dann der Zeitraum, etwa "Mo 09.11. bis Mo 16.11.". Ist in einem Zeitraum nichts frei, steht "In diesen Tagen ist nichts frei.", mit dem Hinweis auf Weitere Termine, wenn es später noch etwas gibt.
Ein Termin steht dort, wenn alles zutrifft:
- Er ist ein Kurs oder buchbarer Termin mit dem Haken Als Einzelbuchung auf der Angebotsseite verkaufen.
- Er liegt in den nächsten 28 Tagen und hat noch nicht begonnen.
- Er hat einen freien Platz (oder keine Platzgrenze).
- Für seinen Namen ist unter Leistungen und Kosten ein Preis hinterlegt.
- Mindestens eine seiner Zahlarten ist gerade möglich. PayPal zählt nur mit aktiver PayPal-Verbindung.
So bucht ein Gast
- Termin anklicken. Die Buchung öffnet sich in einem Fenster über der Liste.
- Vorname, Nachname und E-Mail angeben, Telefon ist freiwillig.
- Unter Bezahlung eine Zahlart wählen. Bietet der Termin nur eine an, steht sie fest da.
- Den Haken setzen: AGB akzeptiert, Datenschutzhinweise gelesen, dazu der Satz "Absagen kann ich bis … Stunden vor Beginn."
- Zahlungspflichtig buchen.
Danach:
- Zahlen vor Ort: Der Gast sieht "Danke, dein Platz ist gebucht. Die Bestätigung ist an … unterwegs." und den Knopf "Meine Buchung ansehen".
- PayPal: Der Gast wird direkt zu PayPal weitergeleitet. Nach der Zahlung kommt er auf die Seite seiner Buchung zurück, mit "Danke! Deine Zahlung über PayPal ist eingegangen." Bricht er ab oder klappt die Zahlung nicht, bleibt sein Platz reserviert, und er kann auf der Seite der Buchung erneut mit PayPal bezahlen.
Mögliche Meldungen beim Buchen: "Der Termin ist leider ausgebucht.", "Du bist für diesen Termin schon eingetragen." oder "Dieser Termin ist nicht mehr buchbar. Bitte wähle einen anderen."
Was in Abomat passiert
- Akte: Gibt es zur E-Mail-Adresse noch keine Akte, legt Abomat eine neue an, mit Mitgliedsnummer und dem Status Gast. Hat der Gast schon früher gebucht, bucht er unter seiner bestehenden Gast-Akte weiter. In der Historie steht die Herkunft Einzelbuchung auf der Angebotsseite.
- Vertrag und Zahlung: Die Akte bekommt einen Vertrag nach der Vorlage Einzelbuchung (Angebotsseite) mit der gewählten Zahlart und eine Einmalzahlung Kursname am Datum über den Preis. Die Vorlage legt Abomat beim ersten Kauf selbst an. Sie ist nicht öffentlich und dient nur als Anker für diese Zahlungen.
- Platz: Der Gast steht in der Teilnehmerliste des Termins im Kalender, mit seinem Namen wie ein Mitglied.
- Mails: Der Gast bekommt die Bestätigung, dein Unternehmen den Hinweis Neue Einzelbuchung über die Angebotsseite mit Termin, Betrag, Zahlart, E-Mail und einem Link zur Akte. Der Hinweis geht an die E-Mail-Adresse des Unternehmens, ohne sie an alle Inhaber.
Die E-Mail gehört schon zu einem Mitglied
Gehört die E-Mail-Adresse zu einer Akte, die keine Gast-Akte ist, bucht Abomat nichts. Der Gast liest: "Mit diesen Angaben ist keine Online-Buchung möglich. Bist du schon Mitglied, buche bitte im Mitgliederbereich; sonst wende dich direkt an …". Dein Unternehmen bekommt den Hinweis "Einzelbuchung nicht zuordenbar" mit Termin, E-Mail, Name laut Formular und der betroffenen Akte. Mitglieder buchen im Mitgliederbereich.
Die Seite Deine Buchung
Den Link zu dieser Seite bekommt der Gast nur mit der Bestätigungsmail und direkt nach der Buchung. Dort sieht er Termin, Wann, Wo, Preis, Bezahlung ("bezahlt" oder "offen") und Status.
- Jetzt mit PayPal bezahlen erscheint, wenn der Gast PayPal gewählt hat und die Zahlung noch offen oder zurückgegangen ist.
- Termin absagen erscheint bis zur Absagefrist (Absagen kannst du bis …). Nach einer Rückfrage ("Termin wirklich absagen?", Ja, absagen) ist der Termin abgesagt.
- Nach der Frist steht: "Die Absagefrist ist vorbei. Bitte melde dich direkt bei …", mit der E-Mail-Adresse deines Unternehmens.
Absage durch den Gast
Sagt der Gast rechtzeitig ab:
- Sein Platz wird frei. Steht jemand auf der Warteliste des Termins, rückt der Erste nach.
- Es entsteht ein ToDo Storno zurückbuchen: Termin, Betrag, Zahlart, fällig am selben Tag (siehe Übersicht).
- Die Einmalzahlung bleibt unverändert, bis du sie erstattest oder ausbuchst (siehe Forderungen). Hatte der Gast schon bezahlt, sieht er "Abgesagt. Wegen deiner Zahlung meldet sich … bei dir."
Einstellungen und Optionen
Einen eigenen Einstellungsbereich gibt es nicht. Was Gäste buchen können, ergibt sich aus diesen Stellen:
| Option | Wo | Wirkung | Standard |
|---|---|---|---|
| Als Einzelbuchung auf der Angebotsseite verkaufen | Kalender-Dialog eines Kurses oder buchbaren Termins, oder in der Vorlage | Gibt den Termin für Gäste frei. In einer Vorlage gilt das für jeden Eintrag, der aus ihr entsteht. | aus |
| Zahlarten | direkt unter dem Haken | PayPal und/oder Zahlen vor Ort. Ohne Wahl gilt Zahlen vor Ort. PayPal erscheint für Gäste nur mit aktiver PayPal-Verbindung. | Zahlen vor Ort |
| Preis | Kalender > Einstellungen > Leistungen und Kosten, Anpassen beim Kurs, Feld Einmalzahlung für Mitglieder ohne die Leistung | Der Betrag ist der Preis für Gäste. Ohne Betrag erscheint der Termin nicht. Der Preis gilt für alle Termine mit diesem Namen. | leer |
| Absagefrist | Leistungen und Kosten, Vorgabe oder eigene Frist je Kurs | Bis wann Gäste auf Deine Buchung absagen können. | 2 Stunden |
| Umsatzsteuer auf die Gebühr | Leistungen und Kosten, je Kurs | Steuersatz der Einmalzahlung. | wie Club |
| Plätze | Kalender-Dialog | Gäste, Mitglieder und Probetermine teilen sich dieselben Plätze. | ohne Grenze |
| PayPal-Verbindung | Plugin PayPal | Ohne aktive Verbindung bieten Termine nur Zahlen vor Ort an; Termine mit ausschließlich PayPal verschwinden aus dem Reiter. | nicht verbunden |
| Bestätigungsmail an den Gast | Mails, Modul Kalender, Buchungsbestätigung Einzelbuchung | Text anpassbar. Diese Mail lässt sich nicht abschalten. | eingebauter Text |
| Hinweise an das Unternehmen | Mails, Übersicht der Hinweise | Neue Einzelbuchung und Einzelbuchung nicht zuordenbar lassen sich je Art abschalten. | an |
Zusammenhänge
- Kalender: Haken und Zahlarten am Termin, Teilnehmerliste mit den Gästen.
- Kalender-Einstellungen: Preis, Absagefrist und Umsatzsteuer je Kurs.
- Plugin PayPal: Verbindung für die Bezahlung mit PayPal.
- Forderungen: Einmalzahlungen der Gäste als bezahlt markieren, erstatten oder ausbuchen.
- Mitglieder: die Akte mit dem Status Gast.
- Leads: Probetermine auf derselben Angebotsseite, kostenlos und ohne Akte.
- Digitaler Abschluss: die Angebotsseite mit den Mitgliedschaften.
- Mails: Bestätigung an den Gast und Hinweise an das Unternehmen.
Häufige Fragen
Gut zu wissen
- Solange dein Unternehmen in der Testphase ist, nimmt die Angebotsseite keine Einzelbuchung an. Gäste lesen dann, dass online buchen geht, sobald Abomat gebucht ist.
- Ein Preis entsteht nur, wenn für den Kurs eine Leistung nötig ist (in den Vorgaben oder als Diese Leistung). Steht die nötige Leistung auf Keine, kannst du keinen Betrag eintragen und der Termin erscheint nicht für Gäste.
- Sagst du einen Gast im Kalender aus oder löschst den Termin, bekommt der Gast keine Mail und die Einmalzahlung bleibt bestehen. Kläre das mit dem Gast und in den Forderungen.
- Bucht ein Gast erneut, nutzt Abomat seine bestehende Gast-Akte unverändert. Einen abweichenden Namen oder eine neue Telefonnummer aus dem Formular übernimmt Abomat nicht, das änderst du bei Bedarf in der Akte. Eine Mitgliedsakte wird über Einzelbuchungen nie verändert.
- Gäste sehen den Preis aus der aktuellen Einstellung. Änderst du ihn, gilt das für neue Buchungen; schon entstandene Einmalzahlungen bleiben, wie sie sind.
- Die Rechtstexte hinter AGB und Datenschutzhinweise sind dieselben wie auf der übrigen Angebotsseite.