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Verträge

Unter Verträge findest du jeden Vertrag, den deine Mitglieder mit dir geschlossen haben: Mitgliedschaften, Zusatzverträge wie eine Servicepauschale und Einmalzahlungen wie Kurse oder Zehnerkarten. In der Vertragsakte steuerst du alles, was während der Laufzeit passiert: Ruhezeit, Beitragsänderung, Vertragswechsel, Kündigung und die Forderungen, die daraus entstehen. Abomat rechnet Fristen, Enddaten und anteilige Beträge selbst aus und zeigt dir vor jedem Schritt, was er bewirkt.

Wo in Abomat
Verträge
Wer darf das
Inhaber, Mitarbeitende mit Recht auf "Verträge" (Lesen oder Bearbeiten); Ausbuchen und Guthaben auszahlen nur mit dem Recht "Finanz-Reports und Buchhaltungsexport"

Auf einen Blick

  • Vertragsliste mit Suche nach Mitglied oder Mitgliedsnummer, Filter nach Status und zuschaltbaren Spalten für Restlaufzeit, Restwert und Guthaben.
  • Vertrag anlegen aus einer Vertragsvorlage: sofort aktiv (Papiervertrag), mit Unterschrift auf dem Bildschirm oder mit Bestätigung durch das Mitglied per Link.
  • Abweichende Mindestlaufzeit und Personenzahl nur für einen einzelnen Abschluss, ohne die Vorlage zu ändern.
  • Vertragsakte mit Konditionen, Leistungen, Nutzungszeit, Zusatzverträgen, Ruhezeiten, Beitragsänderungen, Kündigungen, Guthaben und der vollständigen Forderungsaufstellung.
  • Kündigung mit automatisch berechnetem Vertragsende, vorgezogenem Ende im Einvernehmen und Kündigungsbestätigung per Mail.
  • Ruhezeit in ganzen Beitragsperioden oder taggenau, mit Verlängerung der Mindestlaufzeit.
  • Beitragsänderung ab einem Stichtag, Vertragswechsel auf eine andere Vorlage, Upgrades dazubuchen.
  • Einzugstag umstellen (01. oder 15.) mit Wahl, wie die Lücke abgerechnet wird.
  • Zusatzverträge hängen immer an einem Hauptvertrag und enden spätestens mit ihm.

Funktionen

Vertragsliste

Du öffnest sie über das Menü Verträge. Neu oben stehen die Verträge mit dem jüngsten Beginn, jede Spalte mit Pfeil lässt sich sortieren.

  • Suche: Feld Mitglied oder Nummer. Gesucht wird im Vor- und Nachnamen und in der Mitgliedsnummer.
  • Status: Auswahl Alle Status, Vertrag nicht bestätigt, "aktiv", "gekündigt" oder "beendet".
  • Spalten: Mitglied, Vertrag (bei Zusatzverträgen mit dem Hinweis "Zusatz zu ..."), Status, Beginn, Mindestlaufzeit bis, Restlaufzeit, Ende, Beitrag und auf Wunsch Restwert und Guthaben.
  • Statusanzeige: Neben dem Vertragsstatus erscheint "ruhend", wenn heute eine Ruhezeit läuft, und ein Hinweis auf offene Posten, wenn an diesem Vertrag offene oder gemahnte Forderungen hängen. Verträge aus den Beispieldaten tragen das Kennzeichen Beispiel.

Die Schalter über der Liste sind unter Einstellungen und Optionen beschrieben. Neue Verträge legst du nicht hier an, sondern in der Akte des Mitglieds.

Vertrag anlegen

  1. Öffne die Akte des Mitglieds unter Mitglieder und klicke Vertrag anlegen.
  2. Wähle unter Vorlage den Tarif. Zur Auswahl stehen alle aktiven Vertragsvorlagen, Zusatzverträge mit dem Vorsatz Zusatz:.
  3. Bei einem Zusatzvertrag wählst du unter Hauptvertrag den Vertrag, an den er gehängt wird. Angeboten werden die aktiven und noch nicht bestätigten Hauptverträge des Mitglieds.
  4. Trage den Nutzungsbeginn ein, also den Tag, ab dem das Mitglied die Leistungen nutzt. Daneben siehst du Vertragsbeginn und Einzugstag: den nächsten erlaubten Starttag der Vorlage (zum Beispiel der 01. oder 15.). Liegt der Nutzungsbeginn davor, steht dort Vorabnutzung bis ... wird anteilig berechnet.
  5. Optional: Mindestlaufzeit abweichend festlegen und Personen je Vertrag ändern (siehe unten).
  6. Wähle unter Abschluss, wie der Vertrag zustande kommt.
  7. Rechts unter Konditionen der Vorlage prüfst du Beitrag, Startgebühr, Mindestlaufzeit, Kündigungsfrist und Personen je Vertrag. Abweichungen sind farbig markiert.
  8. Klicke Vertrag anlegen und Forderungen erzeugen (bei Unterschrift vor Ort Weiter zur Unterschrift).

Die drei Abschlusswege:

AuswahlWas passiert
Sofort aktiv (Papiervertrag)Der Vertrag ist sofort aktiv, alle Forderungen bis zum Ende der Mindestlaufzeit entstehen, die enthaltenen Leistungen werden übernommen und das Vertrags-PDF wird festgeschrieben. Hat das Mitglied noch kein Lastschriftmandat, kannst du mit Papier-Mandat erteilen eines anlegen. Das Mitglied bekommt keine Mail.
Vor Ort unterschreibenAbomat legt den Vertrag als Vertrag nicht bestätigt an und öffnet direkt die Unterschriftsseite. Erst mit der Unterschrift wird er wirksam.
"Noch nicht bestätigt, die Bestätigung durch das Mitglied folgt per Link"Der Vertrag steht auf Vertrag nicht bestätigt. In der Vertragsakte verschickst du die Einladung mit dem Bestätigungslink. Wirksam wird der Vertrag, wenn das Mitglied über den Link abschließt (siehe Digitaler Abschluss).

Pflicht-Zusatzverträge der Vorlage (zum Beispiel eine Servicepauschale) entstehen bei jedem Abschluss automatisch mit: gleicher Beginn, gleicher Status, gleiche abweichende Laufzeit.

Für einen Vertrag, den das Mitglied per Link oder vor Ort bestätigen soll, braucht dein Unternehmen eine Gläubiger-ID, weil das Mitglied dabei das SEPA-Mandat erteilt. Ausgenommen sind Einmalzahlungen.

Unterschrift vor Ort

Für den Abschluss am Tresen drehst du den Bildschirm zum Mitglied. Die Seite zeigt keine Navigation, nur das, was das Mitglied sehen muss:

  • eine Zusammenfassung mit Name, Geburtsdatum, allen Konditionen und den Zusatzverträgen, dazu der Knopf Vollständigen Vertrag als PDF öffnen,
  • das SEPA-Lastschriftmandat mit Gläubiger-ID, Kontoinhaber und IBAN, falls das Mitglied noch kein Mandat hat,
  • das Unterschriftenfeld für Finger oder Stift, mit Ort und Zeit, die festgehalten werden.

Mit Vertrag und Mandat unterschreiben (oder Vertrag unterschreiben, wenn schon ein Mandat besteht) ist der Vertrag sofort wirksam. Eine Unterschrift gilt für Vertrag und Mandat zusammen. Das Mitglied bekommt die Abschlussbestätigung mit dem Vertrag als PDF per Mail, die Seite zeigt die Mandatsreferenz. In der Vertragsakte steht danach das Bild der Unterschrift mit Zeitpunkt und dem Namen der Person aus dem Team, die sie entgegengenommen hat.

Den Weg zur Unterschrift findest du auch später: Ein noch nicht bestätigter Vertrag zeigt in der Akte den Knopf Vor Ort unterschreiben. Fehlt für die Lastschrift die IBAN, bittet Abomat dich, sie erst in der Akte einzutragen.

Vertragsakte

Ein Klick auf den Vertragsnamen (in der Liste oder in der Mitgliedsakte) öffnet die Vertragsakte. Oben stehen die Knöpfe für alle Aktionen, darunter Links zu den weiteren Verträgen desselben Mitglieds.

Abschlussweg: Je nach Weg steht oben, ob der Vertrag Online abgeschlossen wurde (mit Zeitpunkt und gegebenenfalls dem ausdrücklich verlangten vorzeitigen Leistungsbeginn) oder Vor Ort unterschrieben (mit Unterschrift). Bei einem noch nicht bestätigten Vertrag siehst du, bis wann der Link gilt und wann er zuletzt verschickt wurde, mit den Knöpfen Einladung senden bzw. Link erneut senden und Vor Ort unterschreiben.

Konditionen: Beitrag und Intervall, Startgebühr, Nutzungsbeginn, Vertragsbeginn · Einzug zum (der Einzugstag ist anklickbar), Mindestlaufzeit mit Enddatum, Verlängerung, Kündigungsfrist, gegebenenfalls Check-in-Kontingent mit verbleibenden Punkten, Personen je Vertrag mit den Mitnutzern, Gekündigt am, Vertragsende und Gesamtwert der Erstlaufzeit. Unter "Woraus besteht der Gesamtwert?" siehst du die Positionen einzeln. Fehlt dem Mitglied ein Mandat, steht ein Hinweis da: "kein Mandat, Forderungen werden nicht eingezogen".

Leistungen: Enthaltene Leistungen (aus der Vorlage) und Manuell ergänzt. Mit "Leistung wählen..." und Hinzufügen ergänzt du eine Leistung nur für diesen Vertrag, Entfernen nimmt eine heraus. Die Vorlage bleibt dabei unverändert. Mehr dazu unter Leistungen.

Nutzungszeit: Zeigt, wann der Vertrag genutzt werden darf, und woher die Regel kommt ("aus der Vorlage ..." oder "abweichend vom Tarif gewählt"). Über die Auswahl und Übernehmen setzt du für diesen Vertrag eine andere Nutzungszeit, "wie in der Vorlage" stellt zurück. Ohne Nutzungszeit gilt Zu allen Öffnungszeiten.

Zusatzverträge: Am Hauptvertrag stehen seine Zusatzverträge mit Status, Beitrag und Beginn. Am Zusatzvertrag steht der Link "Zusatzvertrag zu ...".

Seitenleiste: Ruhezeiten, Beitragsänderungen, Kündigungen (jeweils mit Verlauf) und Guthaben des Mitglieds.

Forderungsaufstellung und Verlauf stehen unten, siehe die folgenden Abschnitte.

Kündigung erfassen

Für eine Kündigung, die per Brief, Mail oder am Tresen eingeht. Der Knopf Kündigung erfassen erscheint nur bei aktiven Verträgen.

  1. Eingang am: der Tag, an dem die Kündigung bei dir eingegangen ist (nicht in der Zukunft). Vorbelegt ist heute.
  2. Wunschdatum: optional, wenn das Mitglied ein späteres Ende wünscht.
  3. Vorgezogenes Ende eintragen: nur, wenn ihr euch auf ein früheres Ende geeinigt habt (Aufhebung im Einvernehmen).
  4. Zusatzverträge mitkündigen: erscheint nur, wenn am Vertrag laufende Zusatzverträge hängen, und ist vorbelegt. Mit Haken enden die Zusatzverträge zu ihrem eigenen Fristende ab demselben Eingang, spätestens mit diesem Vertrag. Ohne Haken laufen sie bis zum Ende dieses Vertrags weiter und enden dann mit ihm.
  5. Bestätigung schicken: Kündigungsbestätigung per Mail an das Mitglied.
  6. Unter Berechnetes Vertragsende siehst du sofort das Ergebnis. Mit Kündigung zum ... bestätigen ist die Kündigung verarbeitet.

So rechnet Abomat das Vertragsende: Es gilt der späteste der drei Werte

  • Ende der Mindestlaufzeit,
  • Eingang plus Kündigungsfrist, aufgerundet auf das Ende der Beitragsperiode (bei Verlängerung auf unbestimmte Zeit) bzw. auf das Ende der laufenden Verlängerungsperiode (bei Verlängerung um eine feste Zeit),
  • Wunschdatum.

Ein Vertrag ohne Verlängerung endet ohnehin mit der Mindestlaufzeit. Ein Zusatzvertrag endet nie später als sein Hauptvertrag.

Was danach passiert:

  • Der Vertrag steht auf "gekündigt", das Vertragsende ist eingetragen und läuft bis dahin normal weiter.
  • Offene Forderungen für Zeiträume nach dem Vertragsende werden storniert.
  • Endet der Vertrag mitten in einer Beitragsperiode, wird diese Forderung anteilig auf die genutzten Tage gekürzt. Fälligkeit und Titel bleiben, eingezogen wird der kleinere Betrag.
  • Die Zusatzverträge enden mit dem Hauptvertrag oder, mit Zusatzverträge mitkündigen, zu ihrem eigenen Fristende, wenn das früher ist. Ein Zusatzvertrag, der ohnehin früher endet, behält sein Ende.
  • Am Vertragsende stellt Abomat den Vertrag in der Nacht auf "beendet".

Ein vorgezogenes Ende muss vor dem regulären Ende und nach dem Vertragsbeginn liegen. Für ein späteres Ende nimmst du das Wunschdatum.

Kündigung zurückziehen: In der Seitenleiste Kündigungen steht bei einer verarbeiteten Kündigung Zurückziehen. Danach läuft der Vertrag weiter, stornierte Forderungen leben wieder auf und eine gekürzte Schlussperiode wird gegen die ursprüngliche Forderung zurückgetauscht. Das geht nicht mehr, wenn eine betroffene Forderung inzwischen anders bearbeitet wurde oder der Vertrag schon beendet ist.

Kündigungen, die Mitglieder selbst über den Link Verträge hier kündigen auf deiner Angebotsseite abgeben, erscheinen ebenfalls hier (Herkunft "online"), Kündigungen über Mitgliedschaft kündigen im Mitgliederbereich mit der Herkunft "im Mitgliederbereich". Lässt sich eine Online-Kündigung keinem Vertrag zuordnen, landet sie als Klärfall in der Übersicht. Mehr dazu unter Online-Kündigung und Rechtstexte.

Ruhezeit

Mit einer Ruhezeit setzt ein Mitglied vorübergehend aus, etwa bei Krankheit oder Elternzeit. Der Knopf Ruhezeit erscheint nur an aktiven Hauptverträgen; Zusatzverträge erben die Ruhezeit ihres Hauptvertrags.

Unter Abrechnung wählst du eine von zwei Arten:

Ganze Beitragsperioden (empfohlen)

  1. Beginn: einer der nächsten zwölf Beitragsstichtage. So decken sich Ruhetage und beitragsfreie Tage genau.
  2. Dauer: 1, 2, 3, 6 oder 12 Beitragsperioden (bei einem Monatsvertrag Monate, bei einem Quartalsvertrag Quartale).
  3. Optional eine Notiz, zum Beispiel Attest liegt vor.

Alle offenen Forderungen von Haupt- und Zusatzverträgen mit Fälligkeit ab Beginn verschieben sich um die Ruhezeit nach hinten, der Einzugstag bleibt gleich (der 01. bleibt der 01.). Die Mindestlaufzeit und ein festes Vertragsende verlängern sich entsprechend.

Taggenau

Du trägst Von und Bis einschließlich frei ein. Die betroffene Beitragsforderung wird storniert und durch eine anteilige Forderung für die Tage ersetzt, an denen die Leistung tatsächlich erbracht wird. Der Einzugsrhythmus bleibt, spätere Forderungen verschieben sich nicht. Ruhetage aus schon eingezogenen Perioden werden mit der nächsten offenen Forderung verrechnet. Vor dem Speichern zeigt Abomat dir genau, was mit welcher Forderung passiert und wie hoch die Gutschrift ist.

Wichtig:

  • Zusatzverträge, deren Vorlage Läuft in Ruhezeiten des Hauptvertrags weiter hat (etwa eine Vereinsgebühr), werden nicht verschoben. Der Dialog nennt sie unter Läuft weiter, wird nicht verschoben.
  • Bei ganzen Perioden geht die Ruhezeit nicht, wenn eine betroffene Forderung schon in einem Zahllauf steckt.
  • Während der Ruhezeit zeigt der Vertrag den Status "ruhend".
  • Stornieren in der Seitenleiste nimmt eine Ruhezeit zurück: Forderungen und Mindestlaufzeit stehen danach wieder wie vorher. Das geht nicht mehr, wenn betroffene Forderungen inzwischen in einem Zahllauf stecken.

Beitragsänderung

Mit Beitragsänderung legst du fest: ab Datum X gilt Betrag Y. Der Knopf steht bei aktiven und noch nicht bestätigten Verträgen.

  1. Gültig ab: Stichtag.
  2. Neuer Beitrag in €: der neue Betrag je Periode (größer als 0).
  3. Optional eine Notiz.

Offene, noch nicht exportierte Beitragsforderungen mit Periodenbeginn ab dem Stichtag werden sofort angepasst, alle später erzeugten Forderungen nutzen den neuen Beitrag. Forderungen, deren Betrag du von Hand geändert hast, und Restforderungen aus einem Teilstorno bleiben unverändert; die Meldung nach dem Speichern nennt sie. Die Änderung steht in der Seitenleiste unter Beitragsänderungen.

Vertrag wechseln

Mit Vertrag wechseln stellst du ein Mitglied auf einen anderen Tarif um. Der Knopf erscheint an aktiven Hauptverträgen.

  1. Neue Vorlage: jede andere aktive Hauptvertragsvorlage.
  2. Wechsel zum: ein erlaubter Starttag der neuen Vorlage, frühestens morgen.
  3. Die Vorschau zeigt, wann der bisherige Vertrag endet, wie viele Forderungen storniert werden, ob die angebrochene Periode anteilig abgerechnet wird, ob ein Guthaben entsteht, den neuen Beitrag und die erste Abbuchung.
  4. Wechseln.

Der bisherige Vertrag endet am Tag vor dem Wechsel. Forderungen für die Zeit danach werden storniert, eine angebrochene Periode wird über die genutzten Tage anteilig abgerechnet. Der neue Vertrag beginnt mit eigener Mindestlaufzeit und seinen Pflicht-Zusatzverträgen. Hat das Mitglied den Zeitraum nach dem Wechsel schon bezahlt, entsteht dafür ein Guthaben in der Akte. Es wird nicht ausgezahlt, du verrechnest es von Hand mit der nächsten Forderung.

Der Wechsel ist gesperrt, wenn eine ganze Beitragsperiode nach dem Wechseltag schon eingezogen ist oder in einem Zahllauf steckt, oder wenn der Vertrag vor dem Wechseltag ohnehin endet. Ein Zusatzvertrag wird nicht gewechselt: entferne ihn und buche einen anderen dazu.

Mitglieder können auch selbst im Mitgliederbereich wechseln, nur in höhere Tarife, die die Vorlage unter Wechsel möglich nach freigibt, und immer zum nächsten Monatsersten.

Ein automatischer Wechsel nach der Mindestlaufzeit lässt sich in der Vorlage einstellen (Verlängerung auf eine andere Vertragsvorlage, siehe Vertragsvorlagen).

Zusatzverträge und Upgrades

Ein Zusatzvertrag ist ein eigener Vertrag mit eigenem Beitrag, der immer an einem Hauptvertrag hängt, etwa eine Servicepauschale, eine Getränkeflat oder eine Vereinsgebühr.

  • Pflicht-Zusatzverträge entstehen bei jedem Abschluss der Hauptvorlage automatisch mit.
  • Upgrades sind in der Hauptvorlage hinterlegte Zusatzverträge, die später dazugebucht werden können. In der Vertragsakte steht dafür Upgrade dazubuchen: Vorlage wählen, Dazubuchen. Der Zusatzvertrag beginnt am nächsten erlaubten Starttag, die Nutzung ab heute wird anteilig berechnet. Ein Upgrade lässt sich nur einmal je Vertrag buchen.
  • Einen beliebigen Zusatzvertrag legst du über Vertrag anlegen in der Mitgliedsakte an (Vorlage mit Zusatz: wählen, Hauptvertrag zuordnen).
  • An einem Hauptvertrag hängen höchstens 10 Zusatzverträge.
  • Ein Zusatzvertrag beginnt nie vor seinem Hauptvertrag und endet spätestens mit ihm, auch wenn er selbst länger laufen würde.
  • Verzögerte Berechnung: Ist in der Zusatzvorlage Berechnung erst nach Monaten gesetzt (zum Beispiel 3), kostet der Zusatzvertrag erst ab dem entsprechenden Monat nach Vertragsbeginn. Die erste berechnete Periode wird anteilig ab diesem Tag abgerechnet. Am Ende mit dem Hauptvertrag ändert das nichts.
  • Ruhezeiten des Hauptvertrags gelten für seine Zusatzverträge mit, außer die Vorlage sagt Läuft in Ruhezeiten des Hauptvertrags weiter.
  • Einen Zusatzvertrag kannst du auch einzeln kündigen (Kündigung erfassen in seiner Akte).

Einzugstag ändern

Ein Klick auf den Einzugstag in den Konditionen öffnet Einzugstag ändern. Zur Wahl stehen der 01. und der 15., die Tage der Zahlläufe.

UmstellungWirkung
Anteilig abrechnenFür die Tage bis zum ersten Einzug am neuen Tag entsteht eine anteilige Forderung. Das Mitglied zahlt genau für die Tage, die es bekommt.
Nur der Einzugstag wandertDer Beitragszeitraum bleibt, abgebucht wird nur an einem anderen Tag. Kein Betrag ändert sich.
Erst zum nächsten ZeitraumDie Tage bis zum ersten Einzug am neuen Tag werden nicht berechnet, das Mitglied hat sie beitragsfrei.

Vor dem Umstellen zeigt ein Satz, was genau passiert. Hat das Mitglied weitere Verträge, kannst du mit Alle Verträge dieses Mitglieds umstellen alle auf einmal ändern. Zusatzverträge folgen ihrem Hauptvertrag immer. Forderungen, die schon eingezogen sind oder in einem Zahllauf stecken, bleiben unverändert. Das Ende der Mindestlaufzeit verschiebt sich nicht.

Personen je Vertrag

In den Konditionen steht, wie viele Personen den Vertrag nutzen dürfen, den Inhaber eingerechnet (1 bis 10). Ein Klick öffnet Personen je Vertrag ändern. Senken geht nur bis zur Zahl der Personen, die den Vertrag schon nutzen. Die Mitnutzer selbst trägst du in der Akte des Inhabers ein (siehe Mitglieder); bezahlt wird über den Inhaber. Die Änderung steht im Verlauf.

Einzelforderung

Einzelforderung legt eine zusätzliche Forderung am Vertrag an, etwa für eine Ersatzkarte: Titel, Betrag in € und Fällig am. Die Forderung wird mit dem nächsten passenden Zahllauf eingezogen.

Forderungsaufstellung

Unten in der Vertragsakte stehen alle Forderungen des Vertrags mit Fälligkeit, Titel, Art (Beitrag, Startgebühr, anteilig, Einzelforderung), Leistungszeitraum, Betrag, Status und Zahllauf. Oben siehst du die Summen je Status, "stornierte zeigen" blendet stornierte Forderungen ein. Ein Klick auf den Pfeil zeigt den Verlauf einer Forderung.

Je nach Status stehen als Symbole bereit: Zahlung erfassen, Teilstorno, Forderung stornieren, Betrag ändern, Fälligkeit verschieben, Einzug bestätigen, Als uneinbringlich ausbuchen und Ausbuchung zurücknehmen (die letzten beiden nur mit dem Recht Finanz-Reports und Buchhaltungsexport). Was diese Aktionen genau bewirken, steht im Kapitel Forderungen.

Forderung zum: Wählst du hier einen Tag, erklärt Abomat, ob es zu diesem Tag eine Forderung gibt und warum nicht (zum Beispiel wegen Ruhezeit, Vertragsende oder Vertragsbeginn).

Fälligkeit verschieben betrifft nur diese eine Forderung, die folgenden Beiträge bleiben beim gewohnten Termin. Sollen alle folgenden Forderungen mitwandern, lege stattdessen eine Ruhezeit an.

Guthaben

In der Seitenleiste steht das Guthaben des Mitglieds. Es gilt für alle seine Verträge und wird nie von selbst verrechnet. Solange Guthaben und offene Posten nebeneinanderstehen, zieht der Zahllauf diese Posten nicht ein und mahnt den gedeckten Teil nicht.

  • OPOS mit Guthaben begleichen: Du wählst die Posten, die mit dem Guthaben bezahlt werden. Vorgeschlagen sind die ältesten fälligen, soweit das Guthaben reicht. Jeder Posten wird ganz bezahlt.
  • Guthaben auszahlen (nur mit Finanzrecht): Du überweist selbst und hältst Betrag, Datum und Vermerk fest.

Vertrags-PDF

Der Knopf Vertrags-PDF lädt den Vertrag als PDF. Bei einem bestätigten Vertrag ist es die Fassung, die beim Abschluss festgeschrieben wurde; spätere Änderungen an Vorlage oder Vertragsdokument ändern sie nicht. Bei einem noch nicht bestätigten Vertrag heißt der Knopf PDF-Entwurf und zeigt den aktuellen Stand. Wie das PDF aussieht, legst du unter Vertragsdokumente fest.

Verlauf

Ganz unten steht der Verlauf des Vertrags: Anlage, Bestätigung, Kündigungen, Ruhezeiten, Beitragsänderungen, Leistungen, Personenzahl, Wechsel und jede Änderung an Forderungen, jeweils mit Zeitpunkt und Person.

Einstellungen und Optionen

Vertragsliste

OptionWirkungStandard
Zusatzverträge ausblendenZeigt nur Hauptverträge und Einmalzahlungen. Ohne Haken stehen Zusatzverträge als eigene Zeilen in der Liste.an
RestlaufzeitSpalte mit den Tagen bis zum Ende der Mindestlaufzeit. Ist sie vorbei und verlängert sich der Vertrag, steht dort "in Verlängerung".an
RestwertSpalte mit der Summe der noch nicht fälligen Forderungen bis zum Ende der Mindestlaufzeit.aus
GuthabenSpalte mit dem Guthaben des Mitglieds.aus

Vertrag anlegen

OptionWirkungStandard
VorlageBestimmt alle Konditionen. Diese werden beim Abschluss in den Vertrag übernommen, spätere Vorlagenänderungen wirken nicht auf diesen Vertrag.erste aktive Vorlage
HauptvertragNur bei Zusatzverträgen: an welchem Vertrag er hängt. Pflicht.erster passender Vertrag
NutzungsbeginnAb wann das Mitglied nutzt. Höchstens 24 Monate zurück und 12 Monate voraus. Liegt er vor dem Vertragsbeginn, entsteht eine anteilige Forderung für die Vorabnutzung.heute
Mindestlaufzeit abweichend festlegenEigene Mindestlaufzeit nur für diesen Abschluss (höchstens 24 Monate). Pflicht-Zusatzverträge laufen genauso lang. Kündigungsfrist und Verlängerung bleiben wie in der Vorlage.aus
Personen je VertragWie viele Personen den Vertrag nutzen dürfen (1 bis 10), nur für diesen Abschluss. Bei Zusatzverträgen nicht wählbar, sie teilen die Nutzer des Hauptvertrags.Wert der Vorlage
AbschlussSofort aktiv, vor Ort unterschreiben oder Bestätigung per Link (siehe oben).Sofort aktiv
Papier-Mandat erteilenNur bei Sofort aktiv und wenn noch kein Mandat besteht: legt ein Lastschriftmandat mit Weg Papier an. Ohne Mandat werden die Forderungen nicht per Lastschrift eingezogen.an

Kündigungsdialog

OptionWirkungStandard
Eingang amGrundlage für die Kündigungsfrist.heute
WunschdatumSpäteres Ende auf Wunsch des Mitglieds. Ein früheres Datum als das berechnete Ende wird ignoriert.leer
Vorgezogenes Ende eintragenEnde vor dem regulären Ende, zum Beispiel bei einer Aufhebung.aus
Bestätigung schickenSchickt die Kündigungsbestätigung per Mail. Ohne E-Mail-Adresse nicht wählbar.an, wenn das Mitglied eine Adresse hat und die Systemautomatisierung Kündigungsbestätigung eingeschaltet ist

Ruhezeit

OptionWirkungStandard
AbrechnungGanze Beitragsperioden (Forderungen wandern, Einzugstag bleibt) oder taggenau (anteilige Forderungen, Rhythmus bleibt).Ganze Beitragsperioden
Beginn / DauerBei ganzen Perioden: Stichtag und Anzahl der Perioden.nächster Stichtag, 1 Periode
Von / Bis einschließlichBei taggenau: freier Zeitraum.leer
NotizErscheint in der Seitenleiste und im Verlauf.leer

Status eines Vertrags

StatusBedeutung
Vertrag nicht bestätigtAngelegt, aber noch nicht wirksam. Wartet auf die Bestätigung per Link oder die Unterschrift vor Ort. Die Forderungen sind schon als Vorschau angelegt.
"aktiv"Wirksam und ungekündigt.
"ruhend"Ein aktiver Vertrag, für den heute eine Ruhezeit läuft. Dieser Status wird nur angezeigt, nicht gespeichert.
"gekündigt"Gekündigt, läuft aber bis zum eingetragenen Vertragsende weiter. Leistungen und Zutritt bleiben bis dahin erhalten.
"beendet"Das Vertragsende ist erreicht. Auch Verträge ohne Verlängerung und Einmalzahlungen kommen nach Ablauf ihrer Laufzeit in diesen Status.

Laufzeit, Verlängerung und Beitragsberechnung

  • Vertragsbeginn: immer ein erlaubter Starttag der Vorlage (zum Beispiel der 01. oder 15.). Er ist zugleich der Einzugstag.
  • Mindestlaufzeit: läuft vom Vertragsbeginn bis zum Tag vor dem gleichen Datum nach Ablauf der Laufzeit (Beginn 01.10., 12 Monate, endet am 30.09.).
  • Verlängerung: wie in der Vorlage festgelegt: auf unbestimmte Zeit (dann kündbar mit der Frist zum Ende jeder Beitragsperiode), um eine feste Zeit (dann kündbar zum Ende der jeweiligen Verlängerungsperiode), in eine andere Vorlage (am Tag nach der Mindestlaufzeit wechselt der Vertrag automatisch, außer er ist gekündigt) oder gar nicht (dann endet er mit der Mindestlaufzeit ohne Kündigung).
  • Forderungen beim Abschluss: anteilige Vorabnutzung (falls der Nutzungsbeginn vor dem Vertragsbeginn liegt), Startgebühr (fällig zum Vertragsbeginn, nur bei Hauptverträgen) und alle Beiträge bis zum Ende der Mindestlaufzeit.
  • Forderungen danach: Abomat hält für laufende Verträge immer mindestens drei Monate Forderungen im Voraus bereit und erzeugt jede Nacht nach.
  • Beitrag je Periode: der Beitrag aus dem Vertrag, ab einer Beitragsänderung der neue Betrag.
  • Einmalzahlung: genau eine Forderung, fällig sofort mit dem Abschluss, nach einer Frist oder zu einem festen Termin. Eine Einmalzahlung verlängert sich nie und wird nicht gekündigt.
  • Gesamtwert der Erstlaufzeit: die Summe aller Forderungen bis zum Ende der Mindestlaufzeit, einschließlich Zusatzverträgen. Er wird beim Abschluss festgehalten und entspricht dem, was das Mitglied vor dem Abschluss gesehen hat.
  • Monatsenden: Wer am 31. eines Monats beginnt, endet nach einem Monat am Monatsletzten des Folgemonats, nicht im übernächsten Monat.

Zusammenhänge

  • Vertragsvorlagen liefern alle Konditionen eines neuen Vertrags.
  • Vertragsdokumente bestimmen das Aussehen des Vertrags-PDFs.
  • Leistungen werden aus der Vorlage in den Vertrag kopiert und bestimmen, was das Mitglied nutzen darf.
  • Mitglieder: Verträge legst du in der Mitgliedsakte an, dort stehen auch Mitnutzer, Mandat und Bankdaten.
  • Digitaler Abschluss: Verträge, die das Mitglied online oder per Einladung abschließt.
  • Online-Kündigung und Rechtstexte: Kündigungen über den Link auf der Angebotsseite und Klärfälle.
  • Forderungen und Zahlläufe: Alle Forderungen eines Vertrags laufen dort zusammen und werden eingezogen.
  • Mails: Einladung zum Abschluss, Abschlussbestätigung und Kündigungsbestätigung sind dort gestaltbar.
  • Automatisierungen: Regeln können auf neue Verträge und Zusatzverträge reagieren.
  • Check-in: Status, Ruhezeit, Nutzungszeit, Kontingent und Leistungen des Vertrags entscheiden über den Zutritt.
MitgliederMitgliederliste und Mitgliedsakte.VertragsvorlagenTarife und Zusatzverträge mit allen Feldern.VertragsdokumenteAussehen und Inhalt des Vertrags-PDF.LeistungenLeistungen und Nutzungszeiten.Digitaler AbschlussVerträge online abschließen lassen.Online-Kündigung und RechtstexteKündigungsseite, Impressum, AGB.Forderungenoffene Posten, Zahlungen, Rücklastschriften, Mahnungen.ZahlläufeLastschriften einziehen und Kontoauszüge einlesen.MailsMailvorlagen, Editor und Versandprotokoll.AutomatisierungenRegeln, die Mails schicken, Status setzen und ToDos anlegen.Check-inZutritt am Eingang prüfen.

Häufige Fragen

Ich habe die Vorlage geändert. Warum zahlen meine Bestandsmitglieder noch den alten Beitrag?

Jeder Vertrag übernimmt die Konditionen beim Abschluss. Änderungen an der Vorlage gelten nur für neue Abschlüsse. Für einen bestehenden Vertrag legst du eine Beitragsänderung an.

Ein Mitglied hat am 20. gekündigt. Warum endet der Vertrag erst so spät?

Abomat nimmt den spätesten Wert aus Ende der Mindestlaufzeit, Eingang plus Kündigungsfrist (aufgerundet auf das Periodenende) und Wunschdatum. Ist die Mindestlaufzeit noch nicht vorbei, gilt ihr Ende.

Kann ich eine Kündigung rückgängig machen?

Ja, mit Zurückziehen in der Seitenleiste unter Kündigungen. Der Vertrag läuft dann weiter, stornierte Forderungen leben wieder auf.

Warum lässt sich die Ruhezeit nicht anlegen?

Meist steckt eine betroffene Forderung schon in einem Zahllauf, die Ruhezeit überschneidet sich mit einer anderen, sie ist länger als 12 Monate oder es gibt schon drei offene Ruhezeiten. Die Meldung im Dialog nennt den Grund.

Wie verschiebe ich nur eine einzelne Abbuchung?

In der Forderungsaufstellung Fälligkeit verschieben an dieser Forderung. Alle weiteren Beiträge bleiben beim gewohnten Termin.

Das Mitglied will einen anderen Tarif. Muss ich kündigen und neu anlegen?

Nein. Vertrag wechseln beendet den alten Vertrag am Tag vor dem Wechsel und legt den neuen an, inklusive anteiliger Abrechnung.

Warum zieht der Zahllauf die Forderungen eines Vertrags nicht ein?

Häufige Gründe: Das Mitglied hat kein Mandat (Hinweis in den Konditionen), oder es hat Guthaben, das noch nicht mit den offenen Posten verrechnet wurde.

Wo sehe ich, warum es im März keine Forderung gibt?

Unter Forderung zum in der Forderungsaufstellung einen Tag im März wählen. Abomat erklärt es dir.

Gut zu wissen

  • Ein Vertrag lässt sich nicht löschen. Ein noch nicht bestätigter Vertrag, dessen Link abgelaufen ist, storniert in der Nacht seine Forderungsvorschau und verschwindet nach 90 Tagen. Wie lange der Link gilt, legst du unter Digitaler Abschluss fest.
  • Nutzungszeit und Standorte für den Check-in (Multistudio) sind die Ausnahme vom Übernahme-Prinzip: Änderst du sie in der Vorlage oder unter Leistungen, gilt das sofort auch für laufende Verträge.
  • Die Mindestlaufzeit beträgt höchstens 24 Monate, auch bei einer abweichenden Laufzeit im Einzelabschluss.
  • Bei ungewöhnlich hohen Beträgen (ab 250 € oder mehr als das Dreifache des bisherigen Betrags) fragt Abomat bei Beitragsänderung, Einzelforderung und Betragsänderung einmal nach, damit kein Kommafehler in den Zahllauf gerät.
  • Ein Beitrag darf höchstens 10.000 € betragen, eine Einzelforderung höchstens 50.000 €.
  • Ruhezeiten legst du nur an aktiven Verträgen an. Ist ein Vertrag schon gekündigt, geht das nicht mehr.
  • Ein Papiervertrag (Sofort aktiv) verschickt keine Mail an das Mitglied.
  • Abomat schreibt deinen Mitgliedern keine eigenen Rechnungen. Grundlage der Zahlung ist der Vertrag mit seiner Forderungsaufstellung.
  • Ein Mitglied kann seinen Vertrag im Mitgliederbereich noch nicht selbst wechseln.