Status bearbeiten

Auf einen Blick

Funktionen

Berechneter Status

Abomat berechnet den Status jeden Tag neu. Es gilt der erste zutreffende Fall in dieser Reihenfolge:

Dazu kommt die Marke "gekündigt zum ...": Sie steht zusätzlich zum berechneten Status, solange ein gekündigter Hauptvertrag noch läuft. Ein gekündigter Vertrag gilt bis zu seinem Enddatum als laufend.

Mitnutzer. Wer den Vertrag eines anderen Mitglieds mitnutzt, gilt nach diesem Vertrag und braucht kein eigenes Mandat. Ist der Vertragsinhaber gesperrt oder hat er offene Posten, übernimmt der Mitnutzer diesen Status.

Systemstatus (angeheftet)

Diese Status heftet Abomat selbst an und nimmt sie wieder ab. Sie lassen sich weder ändern noch löschen. Von Hand anheften kannst du sie nicht, abnehmen in der Akte aber schon.

Mahnstufen und Ausgemahnt setzen die Mahnregeln der Automatisierungen. Ein Mitglied trägt höchstens eine davon, eine neue Stufe ersetzt die bisherige. Eine Mahnstufe zählt wie ein offener Posten, das Mitglied steht dann auf "offene Posten". Sobald nichts Mahnfähiges mehr offen ist, nimmt Abomat Mahnstufe, Ausgemahnt und Sperren aus der Mahnung von selbst ab: direkt beim Ausbuchen einer Forderung und zusätzlich jede Nacht. Nimmst du eine Mahnstufe in der Akte von Hand ab, beginnt die Mahnkette für dieses Mitglied wieder bei Stufe 1, sofern noch etwas offen ist. Versendete Mahnungen und Gebühren bleiben stehen, eine Sperre aus der Mahnung bleibt bestehen.

Geburtstag setzt Abomat in der Nacht am Geburtstag und nimmt ihn am nächsten Tag wieder ab. Er gilt nur für Mitglieder mit laufendem Vertrag (eigen oder mitgenutzt), damit ehemalige Mitglieder keine Grüße bekommen. Wer am 29. Februar geboren ist, hat in Jahren ohne diesen Tag am 28. Februar Geburtstag.

Gast bekommt eine Akte, die über die Angebotsseite einen Termin gekauft hat, ohne Mitglied zu sein. Siehe Kalender.

Duplikat trägt eine Akte nach dem Zusammenführen. Siehe Duplikate.

Probetermin trägt die Akte eines Leads am Tag seines Probetermins. An diesem Tag darf sie ohne Vertrag einchecken. Siehe Leads.

Sperren und Sichtbarkeit

Diese Angaben setzt das Team in der Akte von Hand, mehrere gleichzeitig sind möglich. Jede Sperre setzt den berechneten Status auf "manuell gesperrt".

Wie du sperrst und ausblendest, steht im Kapitel Mitglieder.

Eigene Status anlegen

Eigene Status sind Merkmale, die für dein Unternehmen wichtig sind, zum Beispiel Rückruf offen, VIP oder Schlüssel ausgeliehen.

1. Status anlegen.
2. Name eingeben (Pflicht, höchstens 40 Zeichen, jeder Name nur einmal). Er steht als Pille in Liste und Akte.
3. Beschreibung eingeben (freiwillig, höchstens 200 Zeichen). Sie erscheint als Erklärung in der Auswahl in der Akte und als Hinweis beim Darüberfahren in der Liste.
4. Farbe wählen.
5. Speichern.

Mit Bearbeiten änderst du Name, Beschreibung und Farbe. Die Änderung gilt sofort bei allen Mitgliedern, die den Status tragen. Löschen entfernt den Status nach Rückfrage bei allen Mitgliedern, sonst ändert sich nichts.

Eigene Status verwenden

• Anheften: in der Akte unter Status hinzufügen wählen und Setzen. Zur Auswahl stehen nur eigene Status, die das Mitglied noch nicht hat.
• Abnehmen: in der Akte das kleine x an der Pille.
• Filtern: in der Mitgliederliste unter Status im Abschnitt Angehefteter Status.
• Automatisch setzen: Eine Automatisierung kann mit der Aktion Status ändern einen Status anheften oder abnehmen.

Einstellungen und Optionen

Farbe

Wirkung: nur die Farbe der Pille in Liste und Akte. Die Farbe hat keine Wirkung auf Check-in, Zahlungen oder Mails.

Standard: Akzentfarbe.

Wirkung der Status

Check-in

Am Check-in-Gerät und beim Check-in von Hand zählt der berechnete Status (siehe Check-in):

• Nur bei "ok" kann die Tür öffnen. Danach prüft Abomat noch Standort, Öffnungs- und Nutzungszeiten und das Kontingent.
• "manuell gesperrt" oder eine Check-in-Sperre: Das Display zeigt Gesperrt.
• "offene Posten": Offene Posten. Auch eine angeheftete Mahnstufe führt dahin.
• Ruhezeit: Ruhezeit.
• Alle übrigen (Vertrag nicht bestätigt, "ehemalig", "ungültige Konditionen"): Kein gueltiger Vertrag.
• Ausnahme: Eine Akte mit Probetermin darf am Tag des Termins ohne Vertrag hinein, außer sie ist gesperrt.

Eigene Status haben keine Wirkung auf den Check-in.

Zählung und Kennzahlen

• Die Seite Status bearbeiten zeigt neben jedem angehefteten Status, wie viele Mitglieder ihn gerade tragen.
• Die Kennzahlen der Übersicht wie aktive Mitglieder, Zu- und Abgänge richten sich nach den Verträgen, nicht nach dem Status. Ein gesperrtes oder ausgeblendetes Mitglied mit laufendem Vertrag zählt weiter als aktiv.
• Auf der Karte der Übersicht erscheinen Mitglieder mit "offene Posten" oder "manuell gesperrt" in der Farbe für offene Posten, gekündigte Mitglieder in der Farbe für gekündigt.
• Im CSV-Export der Mitgliederliste steht der berechnete Status als eigene Spalte.

Mails und Automatisierungen

• Nur angeheftete Status (System und eigene) lösen Automatisierungen aus. Der berechnete Status tut das nicht.
• Auslöser Statusänderung: sobald ein Status angeheftet oder abgenommen wird, zum Beispiel Geburtstag angeheftet, dann Geburtstagsgruß senden.
• Auslöser Status besteht seit: wenn ein Status eine bestimmte Zahl an Tagen besteht.
• Bedingung Status ist und Aktion Status ändern verwenden ebenfalls angeheftete Status.
• Eine Mahnsperre hält Mahnregeln der Automatisierungen auf. Beim Versand von Hand warnt Abomat nur.

Einzelheiten stehen unter Automatisierungen und Mails.

Zusammenhänge

• Mitglieder: Status anheften, abnehmen, sperren, ausblenden, nach Status filtern.
• Forderungen: Rücklastschriften und überfällige Forderungen machen "offene Posten".
• Verträge: Vertragsstatus, Ruhezeiten und Kündigungen bestimmen den berechneten Status.
• Automatisierungen: Mahnkette, Geburtstagsgruß, eigene Regeln mit Status.
• Check-in: Einlass nur bei "ok".
• Duplikate und Leads: Systemstatus Duplikat und Probetermin.

Häufige Fragen

Gut zu wissen