Rechnung

Auf einen Blick

Funktionen

Installieren

1. Öffne im Menü Plugins und klicke bei Rechnung auf Installieren. Das darf nur der Inhaber.
2. Einrichten führt zu Einstellungen > Zahlarten. Dort steht jetzt der Kasten Rechnung.
3. Im Hauptmenü erscheint unter Zahlläufe der Punkt Rechnungen.

Mehr zum Installieren und Deinstallieren allgemein steht unter Plugins.

Was du vor dem ersten Rechnungslauf brauchst

Eine Rechnung muss bestimmte Angaben enthalten. Fehlt eine davon, zeigt Rechnungen statt des Knopfs einen Hinweis, was fehlt und wo du es einträgst:

Die IBAN kannst du auch eintragen, wenn du keine Lastschrift nutzt; ohne eingeschaltete Lastschrift ist sie dort kein Pflichtfeld. Hast du nur eine Steuernummer und keine USt-IdNr., trägst du die Steuernummer in dasselbe Feld ein. Auf der Rechnung steht dann Steuernummer statt "USt-IdNr.".

Prüfe außerdem die Einstellungen im Kasten Rechnung (siehe unten): Kürzel, Zahlungsziel und, falls du ohne Umsatzsteuer abrechnest, den Hinweis bei 0 % Umsatzsteuer.

Wie ein Mitglied die Zahlart Rechnung bekommt

Auf eine Rechnung kommt, wer in seiner Akte die Zahlungsart Rechnung hat. Dahin gibt es drei Wege:

• Online-Abschluss: In der Vertragsvorlage hakst du unter Zahlarten zusätzlich Rechnung an. Das geht bei laufenden Verträgen, nicht bei Einmalzahlungen und Zusatzverträgen. Im Online-Abschluss wählt der Kunde dann unter "Wie möchtest du bezahlen?" die Rechnung und liest: "Du bekommst jeden Monat eine Rechnung per E-Mail und überweist den Betrag bis zum Zahlungsziel." Nach einer IBAN fragt der Abschluss dabei nicht. Mit dem Abschluss steht die Zahlungsart Rechnung in der Akte.
• Vorlage ohne Plugin: Ist das Plugin nicht installiert, steht in der Vorlage bei Rechnung "Im Moment nicht wählbar: Dafür braucht es das Plugin Rechnung." Der Online-Abschluss bietet sie dann nicht an.
• Von Hand: In der Mitgliedsakte oben auf Bearbeiten, im Bereich Zahlung bei Zahlungsart Rechnung wählen und speichern. So stellst du auch bestehende Mitglieder um.

Maßgeblich ist immer die Zahlungsart in der Mitgliedsakte. Stellst du ein Mitglied von Rechnung auf eine andere Zahlungsart um, kommt es in keinen weiteren Rechnungslauf. Stellst du es auf Rechnung um, nimmt der nächste Lauf auch seine älteren offenen Forderungen mit.

Die Seite Rechnungen

Unter Rechnungen im Hauptmenü stehen drei Bereiche:

• Rechnungslauf vorbereiten: Auswahl Abrechnungsmonat und der Knopf Entwurf erstellen.
• Rechnungsläufe: die letzten Läufe mit Monat, Stand (Entwurf oder "ausgeführt"), Zahl der Rechnungen, Summe und dem Tag der Ausführung. Ein Klick auf den Monat öffnet den Lauf.
• Rechnungen: die ausgestellten Rechnungen mit Nummer, Mitglied, Rechnungsdatum, Zahlbar bis, Betrag und Stand, dazu je nach Stand die Knöpfe Als bezahlt buchen und Stornieren. Ein Klick auf die Nummer öffnet das PDF.

Rechnungslauf vorbereiten

1. Öffne Rechnungen.
2. Wähle den Abrechnungsmonat. Zur Wahl stehen der nächste Monat, der laufende und die fünf Monate davor. Vorgewählt ist der laufende Monat.
3. Klicke auf Entwurf erstellen. Abomat öffnet den Entwurf.

Stichtag ist der letzte Tag des gewählten Monats. In den Lauf kommen alle Forderungen von Mitgliedern mit der Zahlungsart Rechnung, die

• offen sind,
• bis zum Stichtag fällig sind (auch ältere, die noch auf keiner Rechnung standen),
• noch auf keiner Rechnung stehen und
• mehr als 0 € betragen.

Das sind Beiträge, Zusatzverträge, Startgebühren, Leistungen und Einzelforderungen gleichermaßen. Je Mitglied entsteht daraus eine einzige Sammelrechnung.

Es gibt immer nur einen offenen Entwurf. Erstellst du einen neuen, ersetzt er einen älteren, noch nicht ausgeführten Entwurf, auch wenn der zu einem anderen Monat gehörte.

Den Entwurf prüfen

Oben stehen drei Kennzahlen: Rechnungen, Summe und Stichtag. Darunter:

• Diese Rechnungen entstehen: je Mitglied Name und Mitgliedsnummer, die Forderungen, der Betrag und die E-Mail-Adresse. Hat das Mitglied keine E-Mail-Adresse, steht dort "keine, das PDF steht nur hier".
• Nicht auf einer Rechnung: Forderungen von Mitgliedern mit Zahlart Rechnung, die dieser Lauf auslässt, mit Grund.

Mögliche Gründe:

Der Entwurf zeigt immer den aktuellen Stand. An den Forderungen ändert er nichts, und bis zur Ausführung ist keine Rechnung ausgestellt und keine Nummer vergeben. Gefällt dir etwas nicht, korrigierst du die Forderung oder die Akte und erstellst den Entwurf neu, oder du klickst auf Entwurf verwerfen.

Rechnungslauf ausführen

1. Klicke im Entwurf auf Rechnungslauf ausführen. Der Knopf erscheint nur, wenn mindestens eine Rechnung entsteht.
2. Abomat fragt nach: Die Rechnungen werden mit fortlaufender Nummer ausgestellt und per Mail verschickt; ausgestellte Rechnungen lassen sich nicht mehr ändern.
3. Mit Jetzt ausführen bestätigen.

Danach:

• Jede Rechnung hat ihre Nummer, das Rechnungsdatum (der Tag der Ausführung) und Zahlbar bis (Rechnungsdatum plus Zahlungsziel).
• Das PDF ist abgelegt und lässt sich jederzeit über die Rechnungsnummer öffnen.
• Mitglieder mit E-Mail-Adresse bekommen die Rechnung per Mail. In der Liste Ausgestellte Rechnungen steht in der Spalte Mail "verschickt" oder "keine E-Mail-Adresse". Mitgliedern ohne Adresse gibst du das PDF selbst, etwa ausgedruckt vor Ort.
• Die Forderungen bleiben offen, bis die Zahlung gebucht ist. Sie stehen ab jetzt auf dieser Rechnung und kommen in keinen weiteren Rechnungslauf.

Hat sich seit dem Erstellen des Entwurfs die Zahl der Rechnungen oder die Summe geändert (etwa weil jemand eine Forderung storniert hat), führt Abomat den Lauf nicht aus und meldet "Seit dem Entwurf hat sich etwas geändert. Bitte den Entwurf neu erstellen." So wird nie etwas anderes ausgestellt, als du geprüft hast.

Kommen später noch Forderungen hinzu, die im selben Monat fällig sind, kannst du für diesen Monat einen weiteren Lauf machen. Er erfasst nur, was noch auf keiner Rechnung steht; das Mitglied bekommt dann eine zweite Rechnung.

Rechnungsnummern

Jede Rechnung bekommt eine Nummer aus Kürzel, Jahr und fünfstelliger laufender Nummer, zum Beispiel RE-2026-00001, RE-2026-00002 und so weiter. Die Zählung gilt je Unternehmen und beginnt mit jedem Jahr wieder bei 1. Das Jahr in der Nummer ist das Jahr des Rechnungsdatums: führst du den Lauf für Dezember erst im Januar aus, beginnen seine Nummern schon mit dem neuen Jahr.

Eine einmal vergebene Nummer wird nicht wieder frei, auch wenn der Versand einer Mail scheitert. Änderst du das Kürzel, gilt das neue ab der nächsten Rechnung; bereits ausgestellte Rechnungen behalten ihre Nummer.

Was auf der Rechnung steht

Das PDF übernimmt Logo, Akzentfarbe und Schriften aus deinem veröffentlichten Vertragsdokument. Ohne Logo stehen die Anfangsbuchstaben deines Unternehmens in einem farbigen Kreis. Es enthält:

• Kopf: Logo, rechtlicher Name, Anschrift, E-Mail und Telefon deines Unternehmens.
• Empfänger: Name und Anschrift des Mitglieds, wie sie beim Ausstellen in der Akte standen.
• Angaben rechts: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Mitgliedsnummer und Zahlbar bis.
• Text vor den Positionen, wenn du einen eingetragen hast.
• Positionen: je Forderung eine Zeile mit Leistung (anteilige Beträge mit dem Zusatz "anteilig"), Zeitraum (bei Beiträgen der Abrechnungszeitraum, sonst das Fälligkeitsdatum), Steuersatz ("USt.") und Betrag.
• Summen: je Steuersatz Netto zu … und Umsatzsteuer …, bei Bedarf eine Zeile Rundung, dann der Rechnungsbetrag.
• Hinweis bei 0 % Umsatzsteuer, wenn eine Position ohne Umsatzsteuer dabei ist und du einen Hinweis eingetragen hast.
• Zahlungsaufforderung: Bitte um Überweisung bis zum Zahlungsziel unter Angabe der Rechnungsnummer, mit deiner IBAN, dem BIC (falls eingetragen) und dem Kontoinhaber.
• Den Satz "Das Leistungsdatum entspricht dem jeweils genannten Zeitraum."
• Text am Ende, wenn du einen eingetragen hast.
• Fußzeile: Name und Anschrift, USt-IdNr. oder Steuernummer, Registereintrag und Vertretungsberechtigte aus deinem Impressum.

Die Rechnung ist ein Schnappschuss. Änderst du später Adresse, Name oder Beträge in der Akte, bleibt die ausgestellte Rechnung, wie sie war.

Beträge und Steuersätze

Die Beträge deiner Forderungen sind Bruttobeträge, also mit Umsatzsteuer. Auf der Rechnung rechnet Abomat sie so um, wie es für Rechnungen vorgeschrieben ist:

• Hat eine Forderung einen eigenen Steuersatz (etwa weil du ihn in der Vertragsvorlage oder bei einer Kursgebühr abweichend eingestellt hast), gilt dieser. Sonst gilt der Satz unter Umsatzsteuer auf Beiträge in den Unternehmenseinstellungen.
• Je Steuersatz bildet Abomat aus der Bruttosumme den Nettobetrag und rechnet die Umsatzsteuer als Netto mal Steuersatz.
• Weil dabei auf Cent gerundet wird, kann Netto plus Steuer um einen Cent von der Summe deiner Forderungen abweichen. Diesen Cent weist die Rechnung als Rundung aus. Der Rechnungsbetrag ist immer genau die Summe der Forderungen; das Mitglied zahlt keinen Cent mehr oder weniger.

Stehen Positionen mit verschiedenen Sätzen auf einer Rechnung (zum Beispiel 19 % und 7 % oder 0 %), steht für jeden Satz ein eigener Netto- und Steuerbetrag da.

E-Rechnung (ZUGFeRD)

Jede Rechnung aus dem Rechnungslauf ist zugleich eine E-Rechnung. Im PDF steckt eine Datei mit allen Rechnungsdaten in maschinenlesbarer Form: Absender und Empfänger, Rechnungsnummer und Datum, jede Position mit Zeitraum und Steuersatz, die Beträge je Steuersatz, Zahlungsziel und Bankverbindung. Buchhaltungsprogramme und Steuerberater können diese Daten direkt einlesen, ohne etwas abzutippen. Für Menschen sieht das PDF ganz normal aus.

Das Format heißt ZUGFeRD, im Profil EN 16931 (bei ZUGFeRD auch COMFORT genannt). Das ist die europäische Norm für E-Rechnungen. PDF und E-Rechnung zeigen immer dieselben Beträge. Positionen ohne Umsatzsteuer tragen in der E-Rechnung deinen Hinweis bei 0 % Umsatzsteuer als Begründung; ohne Hinweis steht dort Umsatzsteuerbefreit.

Du musst dafür nichts einstellen. Mehr dazu unter Gut zu wissen.

Die Mail an das Mitglied

Betreff: Deine Rechnung RE-2026-00001 von … mit dem Namen deines Unternehmens. Die Mail nennt Rechnungsnummer und Betrag, bittet um Überweisung bis zum Zahlungsziel unter Angabe der Rechnungsnummer mit deiner Bankverbindung und lädt ein, bei Fragen einfach auf die Mail zu antworten. Das PDF hängt als Rechnung-RE-2026-00001.pdf an.

Zahlung buchen

Das Mitglied überweist selbst. Den Eingang buchst du auf einem dieser Wege:

• Als bezahlt buchen: In Rechnungen bei der Rechnung auf Als bezahlt buchen klicken und die Frage "Rechnung … als bezahlt buchen?" bestätigen. Alle noch offenen oder zurückgegangenen Forderungen dieser Rechnung stehen danach auf "bezahlt", mit der Zahlart Rechnung und der Rechnungsnummer im Verlauf. Abomat meldet "Rechnung … als bezahlt gebucht."
• Einzeln in der Vertragsakte: über Zahlung erfassen an der einzelnen Forderung (siehe Forderungen). Das brauchst du, wenn nur ein Teil der Rechnung bezahlt ist; jede Forderung wird dabei ganz bezahlt.
• Über den Kontoauszug: Liest du deinen Kontoauszug unter Zahlläufe ein oder holt Abomat ihn per EBICS ab, sucht Abomat zuerst die Rechnungsnummer im Verwendungszweck. Sie wird auch mit Leerzeichen statt Bindestrich und ohne führende Nullen erkannt, etwa RE 2026 7 für RE-2026-00007. Ist der Betrag genau die Summe der noch offenen Posten dieser Rechnung, bucht Abomat die Zahlung ohne Rückfrage auf die Rechnung.
• Über die Klärung: Passt der Betrag nicht, steht die Überweisung in der Klärung mit Vorschlag: … (Rechnung …). Vorschlag übernehmen öffnet den Zuordnen-Dialog mit dem Mitglied und den offenen Posten der Rechnung; gebucht wird erst mit Zahlung buchen. Siehe Zahlläufe unter Klärung.

Ohne Rechnungsnummer ordnet Abomat Überweisungen wie bei allen Selbstzahlern über Mitgliedsnummer, IBAN oder Namen zu. Was Abomat aus dem Kontoauszug bucht, steht mit der Zahlart Überweisung in der Akte.

Wie bei jeder Zahlung endet eine laufende Mahnung, und ist nichts mehr offen, fällt die Mahnstufe weg. Im Report Einnahmen erscheinen mit Als bezahlt buchen gebuchte Zahlungen unter der Zahlart Rechnung.

Der Stand einer Rechnung in der Liste richtet sich nach ihren Forderungen:

Als bezahlt buchen steht bei Rechnungen mit dem Stand "offen", "zurückgegangen" oder "im Einzug", Stornieren nur bei "offen".

Rechnung stornieren

Eine offene Rechnung, an der noch nichts bezahlt, eingezogen oder zurückgegangen ist, kannst du stornieren, etwa wenn ein Betrag falsch war oder die Rechnung an das falsche Mitglied ging.

1. Klicke in Rechnungen bei der Rechnung auf Stornieren.
2. Bestätige die Rückfrage "Rechnung … stornieren? Abomat stellt eine Stornorechnung aus und schickt sie dem Mitglied. Die Forderungen kommen in den nächsten Rechnungslauf."
3. Abomat meldet "Rechnung … storniert, Stornorechnung … ausgestellt."

Danach:

• Die Stornorechnung bekommt die nächste freie Rechnungsnummer und das heutige Datum. Statt Zahlbar bis steht rechts Storno zur Rechnung … vom …, unter der Überschrift Stornorechnung der Satz "Hiermit stornieren wir die Rechnung … vom … vollständig." Darunter folgen dieselben Positionen und Summen mit negativen Beträgen und der Stornobetrag. Statt der Zahlungsaufforderung steht dort, dass der Betrag nicht mehr bezahlt werden muss.
• Auch die Stornorechnung enthält eine E-Rechnung, als Gutschrift mit Verweis auf die stornierte Rechnung.
• Das Mitglied bekommt sie per Mail mit dem Betreff Stornorechnung … von … und dem PDF Stornorechnung-….pdf im Anhang. Hat es keine E-Mail-Adresse, gibst du ihm das PDF selbst.
• In der Liste steht die ursprüngliche Rechnung auf "storniert", die Stornorechnung mit negativem Betrag auf Storno zu ….
• Die Forderungen bleiben offen und stehen auf keiner Rechnung mehr. Korrigiere sie bei Bedarf in der Vertragsakte (siehe Forderungen). Der nächste Rechnungslauf stellt sie auf eine neue Rechnung.

Abomat storniert nicht, wenn an der Rechnung schon etwas bezahlt, eingezogen oder zurückgegangen ist ("Stornieren geht nur für eine offene Rechnung, an der noch nichts bezahlt, eingezogen oder zurückgegangen ist.") oder wenn sich ihre Forderungen seit dem Ausstellen geändert haben ("Die Forderungen der Rechnung haben sich seit dem Ausstellen geändert. Bitte die Beträge prüfen, bevor du stornierst."). Storniere deshalb zuerst und korrigiere danach die Forderungen.

Deinstallieren

Unter Plugins bei Rechnung auf Deinstallieren. Zahlen noch Mitglieder per Rechnung, nennt Abomat vorher ihre Zahl: "… Mitglieder zahlen per Rechnung. Danach gibt es keinen Rechnungslauf mehr; ausgestellte Rechnungen bleiben gespeichert."

Danach:

• Der Menüpunkt Rechnungen und der Kasten Rechnung unter Zahlarten verschwinden, ebenso der Zugriff auf die Rechnungs-PDFs.
• Vorlagen bieten Rechnung nicht mehr an; im Online-Abschluss ist sie nicht mehr wählbar.
• Mitglieder mit der Zahlungsart Rechnung behalten sie. Ihre Forderungen bleiben offen stehen, bis du die Zahlung von Hand buchst, und werden wie bei anderen Selbstzahlern gemahnt. Stelle diese Mitglieder am besten auf Überweisung oder eine andere Zahlungsart um.
• Ausgestellte Rechnungen, Nummern und Einstellungen bleiben gespeichert. Installierst du wieder, ist alles wie vorher, und die Nummern zählen weiter.

Einstellungen und Optionen

Die Einstellungen stehen unter Einstellungen > Zahlarten im Kasten Rechnung und werden mit Rechnung speichern gespeichert. Die Seite sieht und ändert nur der Inhaber.

Bankverbindung, Anschrift, USt-IdNr. oder Steuernummer und der Standardsteuersatz kommen aus den Einstellungen Unternehmen und Zahlarten, die Gestaltung aus dem Vertragsdokument. Änderungen dort gelten für alle Rechnungen, die danach ausgestellt werden.

Zusammenhänge

• Plugins: Installieren und Deinstallieren.
• Einstellungen > Zahlarten: Kasten Rechnung und die IBAN des Unternehmens.
• Einstellungen > Unternehmen: Name, Anschrift, Impressum und Umsatzsteuer auf Beiträge.
• Vertragsvorlagen und Digitaler Abschluss: Rechnung als Zahlart für laufende Verträge.
• Vertragsdokumente: Logo, Farbe und Schriften der Rechnung.
• Mitglieder: Zahlungsart Rechnung in der Akte.
• Forderungen: was auf die Rechnung kommt, Zahlungen einzeln erfassen.
• Zahlläufe: Kontoauszug einlesen; Mitglieder mit Rechnung kommen in keinen Lastschrift-Zahllauf.
• Automatisierungen: Mahnstufen.
• Reports: Einnahmen nach Zahlart.

Häufige Fragen

Gut zu wissen